SIST ISO 30301:2019

INTERNATIONAL ISO
STANDARD 30301
Second edition
2019-02
Information and documentation —
Management systems for records —
Requirements
Information et documentation — Systèmes de gestion des documents
d'activité — Exigences
Reference number
©
ISO 2019
© ISO 2019
All rights reserved. Unless otherwise specified, or required in the context of its implementation, no part of this publication may
be reproduced or utilized otherwise in any form or by any means, electronic or mechanical, including photocopying, or posting
on the internet or an intranet, without prior written permission. Permission can be requested from either ISO at the address
below or ISO’s member body in the country of the requester.
ISO copyright office
CP 401 • Ch. de Blandonnet 8
CH-1214 Vernier, Geneva
Phone: +41 22 749 01 11
Fax: +41 22 749 09 47
Email: copyright@iso.org
Website: www.iso.org
Published in Switzerland
ii © ISO 2019 – All rights reserved

Contents Page
Foreword .iv
Introduction .v
1 Scope . 1
2 Normative references . 1
3 Terms and definitions . 1
4 Context of the organization . 4
4.1 Understanding the organization and its context . 4
4.1.1 General. 4
4.1.2 Records requirements . 5
4.2 Understanding the needs and expectations of interested parties . 5
4.3 Determining the scope of the MSR . 6
4.4 Management system for records . 6
5 Leadership . 6
5.1 Leadership and commitment . 6
5.2 Policy . 6
5.3 Organization roles, responsibilities and authorities . 7
6 Planning . 7
6.1 Actions to address risks and opportunities . 7
6.2 Records objectives and planning to achieve them . 8
7 Support . 8
7.1 Resources . 8
7.2 Competence . 9
7.3 Awareness . 9
7.4 Communication . 9
7.5 Documented information . 9
7.5.1 General. 9
7.5.2 Creating and updating .10
7.5.3 Control of documented information .10
8 Operation .10
8.1 Operational planning and control .10
8.2 Determining records to be created .11
8.3 Designing and implementing records processes, controls and systems .11
9 Performance evaluation .11
9.1 Monitoring, measurement, analysis and evaluation .11
9.2 Internal audit .11
9.3 Management review .12
10 Improvement .12
10.1 Nonconformity and corrective actions .12
10.2 Continual improvement .13
Annex A (normative) Operational requirements for records processes, control and systems .14
Bibliography .16
Foreword
ISO (the International Organization for Standardization) is a worldwide federation of national standards
bodies (ISO member bodies). The work of preparing International Standards is normally carried out
through ISO technical committees. Each member body interested in a subject for which a technical
committee has been established has the right to be represented on that committee. International
organizations, governmental and non-governmental, in liaison with ISO, also take part in the work.
ISO collaborates closely with the International Electrotechnical Commission (IEC) on all matters of
electrotechnical standardization.
The procedures used to develop this document and those intended for its further maintenance are
described in the ISO/IEC Directives, Part 1. In particular, the different approval criteria needed for the
different types of ISO documents should be noted. This document was drafted in accordance with the
editorial rules of the ISO/IEC Directives, Part 2 (see www .iso .org/directives).
Attention is drawn to the possibility that some of the elements of this document may be the subject of
patent rights. ISO shall not be held responsible for identifying any or all such patent rights. Details of
any patent rights identified during the development of the document will be in the Introduction and/or
on the ISO list of patent declarations received (see www .iso .org/patents).
Any trade name used in this document is information given for the convenience of users and does not
constitute an endorsement.
For an explanation of the voluntary nature of standards, the meaning of ISO specific terms and
expressions related to conformity assessment, as well as information about ISO's adherence to the
World Trade Organization (WTO) principles in the Technical Barriers to Trade (TBT) see www .iso
.org/iso/foreword .html.
This document was prepared by Technical Committee ISO/TC 46, Information and documentation,
Subcommittee SC 11, Archives/records management.
This second edition cancels and replaces the first edition (ISO 30301:2011), which has been technically
revised to fully follow the common text of the high level structure (HLS) for all ISO management
systems standards (MSS), and to align operational requirements with the guidelines in ISO 15489.
The main changes compared to the previous edition are as follows:
— a new subclause, 4.1.2 Records requirements, has been added;
— subclauses 8.2 and 8.3 have been redrafted;
— the requirements in Annex A have been renamed and reordered. Requirements numbered A.1.1.1
and A.1.1.2 are now included in 8.2, A.2.5.7 has been deleted from Annex A.
ISO 30301 is part of a family of International Standards on management systems for records.
A list of all products in the ISO 30300 series can be found on the ISO website.
Any feedback or questions on this document should be directed to the user’s national standards body. A
complete listing of these bodies can be found at www .iso .org/members .html.
iv © ISO 2019 – All rights reserved

Introduction
0.1  General
Organizational success largely depends upon implementing and maintaining a management system that
is designed to continually improve performance while addressing the needs of all interested parties.
Management systems offer methodologies to make decisions and manage resources in order to achieve
the organization's goals.
Creation and management of records are integral to any organization's activities, processes and
systems. They enable business efficiency, accountability, risk management and business continuity.
They also enable organizations to capitalize on the value of their information resources as strategic
assets, and to contribute to the preservation of collective memory, in response to the challenges of the
global and digital environment.
0.2  Management system
Management system standards (MSS) provide tools for top management to implement a systematic
and verifiable approach to organizational control in an environment that encourages good business
practices.
The standards on management systems for records are designed to assist organizations of all types and
sizes, or groups of organizations with shared business activities, to implement, operate and improve an
effective management system for records (MSR). The MSR directs and controls an organization for the
purposes of establishing a policy and objectives with regard to records and achieving those objectives.
This is done through the use of:
— defined roles and responsibilities;
— systematic processes;
— measurement and evaluation;
— review and improvement.
Implementation of a records policy and objectives soundly based on the organization's requirements
will ensure that authoritative and reliable information about, and evidence of, business activities
is created, managed and made accessible to those who need it for as long as required. Successful
implementation of good records policy and objectives results in records and records systems adequate
for all of an organization's purposes.
Implementing an MSR in an organization also guarantees the transparency and traceability of decisions
made by responsible management and the recognition of public interest.
0.3  Relationship with other records standards
The standards on MSR are developed within the MSS framework to be compatible and to share
elements and methodology with other MSS. ISO 15489-1, together with other International Standards
and Technical Reports, are the principal tools for designing, implementing, monitoring and improving
records processes and controls, which operate under the governance of the MSR where organizations
decide to implement MSS methodology.
NOTE ISO 15489 is the foundation standard which codifies best practice for records management operatio
...

INTERNATIONAL ISO
STANDARD 30301
Second edition
2019-02
Information and documentation —
Management systems for records —
Requirements
Information et documentation — Systèmes de gestion des documents
d'activité — Exigences
Reference number
©
ISO 2019
© ISO 2019
All rights reserved. Unless otherwise specified, or required in the context of its implementation, no part of this publication may
be reproduced or utilized otherwise in any form or by any means, electronic or mechanical, including photocopying, or posting
on the internet or an intranet, without prior written permission. Permission can be requested from either ISO at the address
below or ISO’s member body in the country of the requester.
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CP 401 • Ch. de Blandonnet 8
CH-1214 Vernier, Geneva
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Fax: +41 22 749 09 47
Email: copyright@iso.org
Website: www.iso.org
Published in Switzerland
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Contents Page
Foreword .iv
Introduction .v
1 Scope . 1
2 Normative references . 1
3 Terms and definitions . 1
4 Context of the organization . 4
4.1 Understanding the organization and its context . 4
4.1.1 General. 4
4.1.2 Records requirements . 5
4.2 Understanding the needs and expectations of interested parties . 5
4.3 Determining the scope of the MSR . 6
4.4 Management system for records . 6
5 Leadership . 6
5.1 Leadership and commitment . 6
5.2 Policy . 6
5.3 Organization roles, responsibilities and authorities . 7
6 Planning . 7
6.1 Actions to address risks and opportunities . 7
6.2 Records objectives and planning to achieve them . 8
7 Support . 8
7.1 Resources . 8
7.2 Competence . 9
7.3 Awareness . 9
7.4 Communication . 9
7.5 Documented information . 9
7.5.1 General. 9
7.5.2 Creating and updating .10
7.5.3 Control of documented information .10
8 Operation .10
8.1 Operational planning and control .10
8.2 Determining records to be created .11
8.3 Designing and implementing records processes, controls and systems .11
9 Performance evaluation .11
9.1 Monitoring, measurement, analysis and evaluation .11
9.2 Internal audit .11
9.3 Management review .12
10 Improvement .12
10.1 Nonconformity and corrective actions .12
10.2 Continual improvement .13
Annex A (normative) Operational requirements for records processes, control and systems .14
Bibliography .16
Foreword
ISO (the International Organization for Standardization) is a worldwide federation of national standards
bodies (ISO member bodies). The work of preparing International Standards is normally carried out
through ISO technical committees. Each member body interested in a subject for which a technical
committee has been established has the right to be represented on that committee. International
organizations, governmental and non-governmental, in liaison with ISO, also take part in the work.
ISO collaborates closely with the International Electrotechnical Commission (IEC) on all matters of
electrotechnical standardization.
The procedures used to develop this document and those intended for its further maintenance are
described in the ISO/IEC Directives, Part 1. In particular, the different approval criteria needed for the
different types of ISO documents should be noted. This document was drafted in accordance with the
editorial rules of the ISO/IEC Directives, Part 2 (see www .iso .org/directives).
Attention is drawn to the possibility that some of the elements of this document may be the subject of
patent rights. ISO shall not be held responsible for identifying any or all such patent rights. Details of
any patent rights identified during the development of the document will be in the Introduction and/or
on the ISO list of patent declarations received (see www .iso .org/patents).
Any trade name used in this document is information given for the convenience of users and does not
constitute an endorsement.
For an explanation of the voluntary nature of standards, the meaning of ISO specific terms and
expressions related to conformity assessment, as well as information about ISO's adherence to the
World Trade Organization (WTO) principles in the Technical Barriers to Trade (TBT) see www .iso
.org/iso/foreword .html.
This document was prepared by Technical Committee ISO/TC 46, Information and documentation,
Subcommittee SC 11, Archives/records management.
This second edition cancels and replaces the first edition (ISO 30301:2011), which has been technically
revised to fully follow the common text of the high level structure (HLS) for all ISO management
systems standards (MSS), and to align operational requirements with the guidelines in ISO 15489.
The main changes compared to the previous edition are as follows:
— a new subclause, 4.1.2 Records requirements, has been added;
— subclauses 8.2 and 8.3 have been redrafted;
— the requirements in Annex A have been renamed and reordered. Requirements numbered A.1.1.1
and A.1.1.2 are now included in 8.2, A.2.5.7 has been deleted from Annex A.
ISO 30301 is part of a family of International Standards on management systems for records.
A list of all products in the ISO 30300 series can be found on the ISO website.
Any feedback or questions on this document should be directed to the user’s national standards body. A
complete listing of these bodies can be found at www .iso .org/members .html.
iv © ISO 2019 – All rights reserved

Introduction
0.1  General
Organizational success largely depends upon implementing and maintaining a management system that
is designed to continually improve performance while addressing the needs of all interested parties.
Management systems offer methodologies to make decisions and manage resources in order to achieve
the organization's goals.
Creation and management of records are integral to any organization's activities, processes and
systems. They enable business efficiency, accountability, risk management and business continuity.
They also enable organizations to capitalize on the value of their information resources as strategic
assets, and to contribute to the preservation of collective memory, in response to the challenges of the
global and digital environment.
0.2  Management system
Management system standards (MSS) provide tools for top management to implement a systematic
and verifiable approach to organizational control in an environment that encourages good business
practices.
The standards on management systems for records are designed to assist organizations of all types and
sizes, or groups of organizations with shared business activities, to implement, operate and improve an
effective management system for records (MSR). The MSR directs and controls an organization for the
purposes of establishing a policy and objectives with regard to records and achieving those objectives.
This is done through the use of:
— defined roles and responsibilities;
— systematic processes;
— measurement and evaluation;
— review and improvement.
Implementation of a records policy and objectives soundly based on the organization's requirements
will ensure that authoritative and reliable information about, and evidence of, business activities
is created, managed and made accessible to those who need it for as long as required. Successful
implementation of good records policy and objectives results in records and records systems adequate
for all of an organization's purposes.
Implementing an MSR in an organization also guarantees the transparency and traceability of decisions
made by responsible management and the recognition of public interest.
0.3  Relationship with other records standards
The standards on MSR are developed within the MSS framework to be compatible and to share
elements and methodology with other MSS. ISO 15489-1, together with other International Standards
and Technical Reports, are the principal tools for designing, implementing, monitoring and improving
records processes and controls, which operate under the governance of the MSR where organizations
decide to implement MSS methodology.
NOTE ISO 15489 is the foundation standard which codifies best practice for records management operatio
...

NORME ISO
INTERNATIONALE 30301
Deuxième édition
2019-02
Information et documentation —
Systèmes de gestion des documents
d'activité — Exigences
Information and documentation — Management systems for records
— Requirements
Numéro de référence
©
ISO 2019
DOCUMENT PROTÉGÉ PAR COPYRIGHT
© ISO 2019
Tous droits réservés. Sauf prescription différente ou nécessité dans le contexte de sa mise en œuvre, aucune partie de cette
publication ne peut être reproduite ni utilisée sous quelque forme que ce soit et par aucun procédé, électronique ou mécanique,
y compris la photocopie, ou la diffusion sur l’internet ou sur un intranet, sans autorisation écrite préalable. Une autorisation peut
être demandée à l’ISO à l’adresse ci-après ou au comité membre de l’ISO dans le pays du demandeur.
ISO copyright office
Case postale 401 • Ch. de Blandonnet 8
CH-1214 Vernier, Genève
Tél.: +41 22 749 01 11
Fax: +41 22 749 09 47
E-mail: copyright@iso.org
Web: www.iso.org
Publié en Suisse
ii © ISO 2019 – Tous droits réservés

Sommaire Page
Avant-propos .iv
Introduction .v
1 Domaine d'application . 1
2 Références normatives . 1
3 Termes et définitions . 1
4 Contexte de l'organisme. 4
4.1 Compréhension de l'organisme et de son contexte . 4
4.1.1 Généralités . 4
4.1.2 Exigences relatives aux documents d’activité . 5
4.2 Compréhension des besoins et attentes des parties intéressées . 6
4.3 Détermination du périmètre d'application du système de gestion des documents
d’activité . 6
4.4 Système de gestion des documents d’activité . 7
5 Leadership . 7
5.1 Leadership et engagement. 7
5.2 Politique . 7
5.3 Rôles, responsabilités et autorités au sein de l'organisme . 8
6 Planification . 8
6.1 Actions à mettre en œuvre face aux risques et opportunités . 8
6.2 Objectifs concernant les documents d'activité et planification des actions pour les
atteindre . 8
7 Support . 9
7.1 Ressources . 9
7.2 Compétences . 9
7.3 Sensibilisation .10
7.4 Communication .10
7.5 Informations documentées .10
7.5.1 Généralités .10
7.5.2 Création et mise à jour .10
7.5.3 Maîtrise des informations documentées .11
8 Réalisation des activités opérationnelles .11
8.1 Planification et contrôle opérationnels .11
8.2 Détermination des documents d’activité devant être créés .11
8.3 Conception et mise en œuvre des processus, de la maîtrise et des systèmes
documentaires .12
9 Évaluation des performances .12
9.1 Surveillance, mesure, analyse et évaluation .12
9.2 Audit interne .12
9.3 Revue de direction .13
10 Amélioration .13
10.1 Non-conformité et actions correctives .13
10.2 Amélioration continue .14
Annexe A (normative) Exigences opérationnelles relatives aux processus liés aux
documents d’activité, à la maîtrise et aux systèmes documentaires .15
Bibliographie .18
Avant-propos
L'ISO (Organisation internationale de normalisation) est une fédération mondiale d'organismes
nationaux de normalisation (comités membres de l'ISO). L'élaboration des Normes internationales est
en général confiée aux comités techniques de l'ISO. Chaque comité membre intéressé par une étude
a le droit de faire partie du comité technique créé à cet effet. Les organisations internationales,
gouvernementales et non gouvernementales, en liaison avec l'ISO participent également aux travaux.
L'ISO collabore étroitement avec la Commission électrotechnique internationale (IEC) en ce qui
concerne la normalisation électrotechnique.
Les procédures utilisées pour élaborer le présent document et celles destinées à sa mise à jour sont
décrites dans les Directives ISO/IEC, Partie 1. Il convient, en particulier, de prendre note des différents
critères d'approbation requis pour les différents types de documents ISO. Le présent document a été
rédigé conformément aux règles de rédaction données dans les Directives ISO/IEC, Partie 2 (voir www
.iso .org/directives).
L'attention est attirée sur le fait que certains des éléments du présent document peuvent faire l'objet de
droits de propriété intellectuelle ou de droits analogues. L'ISO ne saurait être tenue pour responsable
de ne pas avoir identifié de tels droits de propriété et averti de leur existence. Les détails concernant
les références aux droits de propriété intellectuelle ou autres droits analogues identifiés lors de
l'élaboration du document sont indiqués dans l'Introduction et/ou dans la liste des déclarations de
brevets reçues par l'ISO (voir www .iso .org/brevets).
Les appellations commerciales éventuellement mentionnées dans le présent document sont données
pour information, par souci de commodité, à l’intention des utilisateurs et ne sauraient constituer un
engagement.
Pour une explication de la nature volontaire des normes, la signification des termes et expressions
spécifiques de l'ISO liés à l'évaluation de la conformité, ou pour toute information au sujet de l'adhésion
de l'ISO aux principes de l’Organisation mondiale du commerce (OMC) concernant les obstacles
techniques au commerce (OTC), voir www .iso .org/avant -propos.
Le présent document a été élaboré par le comité technique ISO/TC 46, Information et documentation,
sous-comité SC 11, Archives/Gestion des documents d'activité.
Cette deuxième édition annule et remplace la première édition (ISO 30301:2011), qui a fait l’objet
d’une révision technique afin de se conformer pleinement au texte commun de la structure de niveau
supérieur (HLS) applicable à toutes les normes de système de management, et d’aligner les exigences
opérationnelles avec les lignes directrices de l’ISO 15489.
Les principales modifications par rapport à l’édition précédente sont les suivantes:
— ajout d’un nouveau paragraphe, 4.1.2 Exigences relatives aux documents d’activité;
— refonte des paragraphes 8.2 et 8.3;
— les exigences de l’Annexe A ont été renommées et reclassées. Les exigences numérotées A.1.1.1
et A.1.1.2 sont à présent incluses dans le paragraphe 8.2 et le paragraphe A.2.5.7 a été supprimé de
l’Annexe A.
L'ISO 30301 fait partie d'une famille de Normes internationales traitant des systèmes de gestion des
documents d’activité.
Une liste de toutes les parties de la série ISO 30300 se trouve sur le site de l’ISO.
Il convient que l’utilisateur adresse tout retour d’information ou toute question concernant le présent
document à l’organisme national de normalisation de son pays. Une liste exhaustive desdits organismes
se trouve à l’adresse www .iso .org/fr/members .html.
iv © ISO 2019 – Tous droits réservés

Introduction
0.1 Généralités
Le succès organisationnel dépend dans une large mesure de la mise en œuvre et de la maintenance
d'un système de management conçu dans l'optique d'une amélioration continue des performances tout
en répondant aux besoins de toutes les parties intéressées. Les systèmes de management offrent des
méthodologies pour prendre des décisions et gérer les ressources en vue d'atteindre les objectifs de
l'organisme.
La création et la gestion des documents d'activité font partie intégrante de toutes les activités, processus
et systèmes d'un organisme. Les documents d'activité contribuent à l’efficience, à la responsabilité, au
management du risque et à la continuité des activités. Ils permettent également aux organismes de tirer
profit de la valeur de leurs informations comme actifs stratégiques, tout en contribuant à la conservation
de la mémoire collective et en répondant aux défis de l'environnement mondial et numérique.
0.2 Système de management
Les normes de systèmes de management fournissent des outils à la direction pour développer une
approche systématique et vérifiable du contrôle organisationnel dans un environnement qui favorise
les bonnes pratiques opérationnelles.
Les normes relatives aux systèmes de gestion des documents d'activité sont conçues pour aider les
organismes de tous types et de toutes tailles, ou les groupements d'organismes partageant des activités
opérationnelles, à mettre en œuvre, exploiter et améliorer un système de gestion des documents
d'activité efficace (SGDA). Le SGDA oriente et assure la maîtrise des actions de l’organisme qui visent
à établir une politique et des objectifs de gestion des documents d'activité de façon à atteindre lesdits
objectifs, au moyen:
— de rôles et responsabilités défi
...

NORME ISO
INTERNATIONALE 30301
Deuxième édition
2019-02
Information et documentation —
Systèmes de gestion des documents
d'activité — Exigences
Information and documentation — Management systems for records
— Requirements
Numéro de référence
©
ISO 2019
DOCUMENT PROTÉGÉ PAR COPYRIGHT
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Tous droits réservés. Sauf prescription différente ou nécessité dans le contexte de sa mise en œuvre, aucune partie de cette
publication ne peut être reproduite ni utilisée sous quelque forme que ce soit et par aucun procédé, électronique ou mécanique,
y compris la photocopie, ou la diffusion sur l’internet ou sur un intranet, sans autorisation écrite préalable. Une autorisation peut
être demandée à l’ISO à l’adresse ci-après ou au comité membre de l’ISO dans le pays du demandeur.
ISO copyright office
Case postale 401 • Ch. de Blandonnet 8
CH-1214 Vernier, Genève
Tél.: +41 22 749 01 11
Fax: +41 22 749 09 47
E-mail: copyright@iso.org
Web: www.iso.org
Publié en Suisse
ii © ISO 2019 – Tous droits réservés

Sommaire Page
Avant-propos .iv
Introduction .v
1 Domaine d'application . 1
2 Références normatives . 1
3 Termes et définitions . 1
4 Contexte de l'organisme. 4
4.1 Compréhension de l'organisme et de son contexte . 4
4.1.1 Généralités . 4
4.1.2 Exigences relatives aux documents d’activité . 5
4.2 Compréhension des besoins et attentes des parties intéressées . 6
4.3 Détermination du périmètre d'application du système de gestion des documents
d’activité . 6
4.4 Système de gestion des documents d’activité . 7
5 Leadership . 7
5.1 Leadership et engagement. 7
5.2 Politique . 7
5.3 Rôles, responsabilités et autorités au sein de l'organisme . 8
6 Planification . 8
6.1 Actions à mettre en œuvre face aux risques et opportunités . 8
6.2 Objectifs concernant les documents d'activité et planification des actions pour les
atteindre . 8
7 Support . 9
7.1 Ressources . 9
7.2 Compétences . 9
7.3 Sensibilisation .10
7.4 Communication .10
7.5 Informations documentées .10
7.5.1 Généralités .10
7.5.2 Création et mise à jour .10
7.5.3 Maîtrise des informations documentées .11
8 Réalisation des activités opérationnelles .11
8.1 Planification et contrôle opérationnels .11
8.2 Détermination des documents d’activité devant être créés .11
8.3 Conception et mise en œuvre des processus, de la maîtrise et des systèmes
documentaires .12
9 Évaluation des performances .12
9.1 Surveillance, mesure, analyse et évaluation .12
9.2 Audit interne .12
9.3 Revue de direction .13
10 Amélioration .13
10.1 Non-conformité et actions correctives .13
10.2 Amélioration continue .14
Annexe A (normative) Exigences opérationnelles relatives aux processus liés aux
documents d’activité, à la maîtrise et aux systèmes documentaires .15
Bibliographie .18
Avant-propos
L'ISO (Organisation internationale de normalisation) est une fédération mondiale d'organismes
nationaux de normalisation (comités membres de l'ISO). L'élaboration des Normes internationales est
en général confiée aux comités techniques de l'ISO. Chaque comité membre intéressé par une étude
a le droit de faire partie du comité technique créé à cet effet. Les organisations internationales,
gouvernementales et non gouvernementales, en liaison avec l'ISO participent également aux travaux.
L'ISO collabore étroitement avec la Commission électrotechnique internationale (IEC) en ce qui
concerne la normalisation électrotechnique.
Les procédures utilisées pour élaborer le présent document et celles destinées à sa mise à jour sont
décrites dans les Directives ISO/IEC, Partie 1. Il convient, en particulier, de prendre note des différents
critères d'approbation requis pour les différents types de documents ISO. Le présent document a été
rédigé conformément aux règles de rédaction données dans les Directives ISO/IEC, Partie 2 (voir www
.iso .org/directives).
L'attention est attirée sur le fait que certains des éléments du présent document peuvent faire l'objet de
droits de propriété intellectuelle ou de droits analogues. L'ISO ne saurait être tenue pour responsable
de ne pas avoir identifié de tels droits de propriété et averti de leur existence. Les détails concernant
les références aux droits de propriété intellectuelle ou autres droits analogues identifiés lors de
l'élaboration du document sont indiqués dans l'Introduction et/ou dans la liste des déclarations de
brevets reçues par l'ISO (voir www .iso .org/brevets).
Les appellations commerciales éventuellement mentionnées dans le présent document sont données
pour information, par souci de commodité, à l’intention des utilisateurs et ne sauraient constituer un
engagement.
Pour une explication de la nature volontaire des normes, la signification des termes et expressions
spécifiques de l'ISO liés à l'évaluation de la conformité, ou pour toute information au sujet de l'adhésion
de l'ISO aux principes de l’Organisation mondiale du commerce (OMC) concernant les obstacles
techniques au commerce (OTC), voir www .iso .org/avant -propos.
Le présent document a été élaboré par le comité technique ISO/TC 46, Information et documentation,
sous-comité SC 11, Archives/Gestion des documents d'activité.
Cette deuxième édition annule et remplace la première édition (ISO 30301:2011), qui a fait l’objet
d’une révision technique afin de se conformer pleinement au texte commun de la structure de niveau
supérieur (HLS) applicable à toutes les normes de système de management, et d’aligner les exigences
opérationnelles avec les lignes directrices de l’ISO 15489.
Les principales modifications par rapport à l’édition précédente sont les suivantes:
— ajout d’un nouveau paragraphe, 4.1.2 Exigences relatives aux documents d’activité;
— refonte des paragraphes 8.2 et 8.3;
— les exigences de l’Annexe A ont été renommées et reclassées. Les exigences numérotées A.1.1.1
et A.1.1.2 sont à présent incluses dans le paragraphe 8.2 et le paragraphe A.2.5.7 a été supprimé de
l’Annexe A.
L'ISO 30301 fait partie d'une famille de Normes internationales traitant des systèmes de gestion des
documents d’activité.
Une liste de toutes les parties de la série ISO 30300 se trouve sur le site de l’ISO.
Il convient que l’utilisateur adresse tout retour d’information ou toute question concernant le présent
document à l’organisme national de normalisation de son pays. Une liste exhaustive desdits organismes
se trouve à l’adresse www .iso .org/fr/members .html.
iv © ISO 2019 – Tous droits réservés

Introduction
0.1 Généralités
Le succès organisationnel dépend dans une large mesure de la mise en œuvre et de la maintenance
d'un système de management conçu dans l'optique d'une amélioration continue des performances tout
en répondant aux besoins de toutes les parties intéressées. Les systèmes de management offrent des
méthodologies pour prendre des décisions et gérer les ressources en vue d'atteindre les objectifs de
l'organisme.
La création et la gestion des documents d'activité font partie intégrante de toutes les activités, processus
et systèmes d'un organisme. Les documents d'activité contribuent à l’efficience, à la responsabilité, au
management du risque et à la continuité des activités. Ils permettent également aux organismes de tirer
profit de la valeur de leurs informations comme actifs stratégiques, tout en contribuant à la conservation
de la mémoire collective et en répondant aux défis de l'environnement mondial et numérique.
0.2 Système de management
Les normes de systèmes de management fournissent des outils à la direction pour développer une
approche systématique et vérifiable du contrôle organisationnel dans un environnement qui favorise
les bonnes pratiques opérationnelles.
Les normes relatives aux systèmes de gestion des documents d'activité sont conçues pour aider les
organismes de tous types et de toutes tailles, ou les groupements d'organismes partageant des activités
opérationnelles, à mettre en œuvre, exploiter et améliorer un système de gestion des documents
d'activité efficace (SGDA). Le SGDA oriente et assure la maîtrise des actions de l’organisme qui visent
à établir une politique et des objectifs de gestion des documents d'activité de façon à atteindre lesdits
objectifs, au moyen:
— de rôles et responsabilités défi
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