SIST ISO 30301:2013

SLOVENSKI STANDARD
01-julij-2013
Informatika in dokumentacija - Sistemi upravljanja zapisov - Zahteve
Information and documentation -- Management systems for records -- Requirements
Information et documentation -- Systèmes de gestion des documents d'activité --
Exigences
Ta slovenski standard je istoveten z: ISO 30301:2011
ICS:
01.140.20 Informacijske vede Information sciences
2003-01.Slovenski inštitut za standardizacijo. Razmnoževanje celote ali delov tega standarda ni dovoljeno.

INTERNATIONAL ISO
STANDARD 30301
First edition
2011-11-15
Information and documentation —
Management systems for records —
Requirements
Information et documentation — Systèmes de gestion des documents
d'activité — Exigences
Reference number
©
ISO 2011
©  ISO 2011
All rights reserved. Unless otherwise specified, no part of this publication may be reproduced or utilized in any form or by any means,
electronic or mechanical, including photocopying and microfilm, without permission in writing from either ISO at the address below or
ISO's member body in the country of the requester.
ISO copyright office
Case postale 56  CH-1211 Geneva 20
Tel. + 41 22 749 01 11
Fax + 41 22 749 09 47
E-mail copyright@iso.org
Web www.iso.org
Published in Switzerland
ii © ISO 2011 – All rights reserved

Contents Page
Foreword . iv
Introduction . v
1  Scope . 1
2  Normative references . 1
3  Terms and definitions . 1
4  Context of the organization . 2
4.1  Understanding of the organization and its context . 2
4.2  Business, legal and other requirements . 2
4.3  Defining the scope of the MSR . 3
5  Leadership . 3
5.1  Management commitment . 3
5.2  Policy . 3
5.3  Organizational roles, responsibilities and authorities . 4
6  Planning . 5
6.1  Actions to address risks and opportunities . 5
6.2  Records objectives and plans to achieve them . 5
7  Support . 6
7.1  Resources . 6
7.2  Competence . 6
7.3  Awareness and training . 6
7.4  Communication . 7
7.5  Documentation . 7
8  Operation . 8
8.1  Operational planning and control . 8
8.2  Design of records processes . 8
8.3  Implementation of records systems . 9
9  Performance evaluation . 9
9.1  Monitoring, measurement, analysis and evaluation . 9
9.2  Internal system audit . 11
9.3  Management review . 11
10  Improvement . 12
10.1  Nonconformity control and corrective actions . 12
10.2  Continual improvement . 12
Annex A (normative) Processes and controls . 13
Annex B (informative) Interrelationships between ISO 9001, ISO 14001, ISO/IEC 27001 and
ISO 30301 . 16
Annex C (informative) Checklist for self-assessment . 20
Bibliography . 22

Foreword
ISO (the International Organization for Standardization) is a worldwide federation of national standards bodies
(ISO member bodies). The work of preparing International Standards is normally carried out through ISO
technical committees. Each member body interested in a subject for which a technical committee has been
established has the right to be represented on that committee. International organizations, governmental and
non-governmental, in liaison with ISO, also take part in the work. ISO collaborates closely with the
International Electrotechnical Commission (IEC) on all matters of electrotechnical standardization.
International Standards are drafted in accordance with the rules given in the ISO/IEC Directives, Part 2.
The main task of technical committees is to prepare International Standards. Draft International Standards
adopted by the technical committees are circulated to the member bodies for voting. Publication as an
International Standard requires approval by at least 75 % of the member bodies casting a vote.
Attention is drawn to the possibility that some of the elements of this document may be the subject of patent
rights. ISO shall not be held responsible for identifying any or all such patent rights.
ISO 30301 was prepared by Technical Committee ISO/TC 46, Information and documentation, Subcommittee
SC 11, Archives/records management.
ISO 30301 is part of a series of International Standards under the general title Information and
documentation — Management systems for records:
 ISO 30300, Information and documentation — Management systems for records — Fundamentals and
vocabulary
 ISO 30301, Information and documentation — Management systems for records — Requirements
ISO 30300 specifies the terminology for the Management systems for records (MSR) series of standards, and
the objectives and benefits of a MSR; ISO 30301 specifies requirements for a MSR where an organization
needs to demonstrate its ability to create and control records from its business activities for as long as they
are required.
iv © ISO 2011 – All rights reserved

Introduction
Organizational success largely depends upon implementing and maintaining a management system that is
designed to continually improve performance while addressing the needs of all stakeholders. Management
systems offer methodologies to make decisions and manage resources in order to achieve the organization's
goals.
Creation and management of records are integral to any organization's activities, processes and systems.
They enable business efficiency, accountability, risk management and business continuity. They also enable
organizations to capitalize on the value of their information resources as business, commercial and knowledge
assets, and to contribute to the preservation of collective memory, in response to the challenges of the global
and digital environment.
Management System Standards (MSS) provide tools for top management to implement a systematic and
verifiable approach to organizational control in an environment that encourages good business practices.
The standards on management systems for records prepared by ISO/TC 46/SC 11 are designed to assist
organizations of all types and sizes, or groups of organizations with shared business activities, to implement,
operate and improve an effective management system for records (hereafter referred to as a MSR). The MSR
directs and controls an organization for the purposes of establishing a policy and objectives with regard to
records and achieving those objectives. This is done through the use of:
a) defined roles and responsibilities;
b) systematic processes;
c) measurement and evaluation;
d) review and improvement.
Implementation of a records policy and objectives soundly based on the organization's requirements will
ensure that authoritative and reliable information about, and evidence of, business activities is created,
managed and made accessible to those who need it for as long as required. Successful implementation of
good records policy and objectives results in records and records systems adequate for all of an
organization's purposes.
Implementing a MSR in an organization also guarantees the transparency and traceability of decisions made
by responsible management and the recognition of public interest.
The standards on MSR prepared by ISO/TC 46/SC 11 are developed within the MSS framework to be
compatible and to share elements and methodology with other MSS. ISO 15489, and other International
Standards and Technical Reports also developed by ISO/TC 46/SC 11, are the principal tools for designing,
implementing, monitoring and improving records processes and controls, which operate under the governance
of the MSR where organizations decide to implement MSS methodology.
NOTE ISO 15489 is the foundation standard which codifies best practice for records management operations.
The structure of standards on MSR prepared by ISO/TC 46/SC 11, either published or under preparation, is
shown in Figure 1.
Management systems for records
Related International Standards
standards
and Technical Reports
Governance framework for records
Implementation of records processes
ISO 30300
ISO 15489
ISO 23081 ISO/TR
Fundamentals
Management systems for
Records
Metadata for 26122
records - Fundamentals
& terminology
management
records. Work
and vocabulary
Part 1 -
Part 1 - Principles process
General
analysis for
Part 2 - Conceptual
records
Part 2 -
ISO 30301
and implementation
Guidelines
Management systems for
Requirements
issues
records - Requirements
Part 3 - Self
ISO 30303 assessment method
Management systems for
records - Requirements for
bodies providing audit and
ISO 13008 ISO 16175
ISO/TR
certification
Digital records Principles and
conversion and functional
Implement-
migration requirements for
ation
ISO 30302
Guidelines
process records in
guidelines
Management systems for
Support high level
electronic office
for
records - Guidelines for
structure elements environments
digitization
implementation
Part 1 - Overview
of records
and statement of
ISO 30304
Management systems for principles
records - Assessment
guide
Part 2 - Guidelines
and functional
requirements for
digital records
management
systems
Part 3 -
Guidelines
and functional
requirements
for records in
business
systems
Figure 1 — Standards on MSR prepared by ISO/TC 46/SC 11
and related International Standards and Technical Reports
These standards are intended to be used by:
 top management who make decisions regarding the establishment and implementation of management
systems within their organization;
 people responsible for implementation of MSR, such as professionals in the areas of risk management,
auditing, records, information technology and information security.
The MSR determines the records management requirements and expectations of the interested parties
(customers and stakeholders) and, through the necessary processes, produces records that meet those
requirements and expectations.
Figure 2 shows the structure
...

NORME ISO
INTERNATIONALE 30301
Première édition
2011-11-15
Information et documentation —
Systèmes de gestion des documents
d'activité — Exigences
Information and documentation — Management systems for records —
Requirements
Numéro de référence
©
ISO 2011
DOCUMENT PROTÉGÉ PAR COPYRIGHT

©  ISO 2011
Droits de reproduction réservés. Sauf prescription différente, aucune partie de cette publication ne peut être reproduite ni utilisée sous
quelque forme que ce soit et par aucun procédé, électronique ou mécanique, y compris la photocopie et les microfilms, sans l'accord écrit
de l'ISO à l'adresse ci-après ou du comité membre de l'ISO dans le pays du demandeur.
ISO copyright office
Case postale 56  CH-1211 Geneva 20
Tel. + 41 22 749 01 11
Fax + 41 22 749 09 47
E-mail copyright@iso.org
Web www.iso.org
Publié en Suisse
ii © ISO 2011 – Tous droits réservés

Sommaire Page
Avant-propos . iv
Introduction . v
1  Domaine d'application . 1
2  Références normatives . 1
3  Termes et définitions . 1
4  Contexte de l'organisme . 2
4.1  Compréhension de l'organisme et de son contexte . 2
4.2  Exigences opérationnelles, exigences légales et autres exigences . 2
4.3  Détermination du domaine d'application du SGDA . 3
5  Leadership . 3
5.1  Engagement de la direction . 3
5.2  Politique . 4
5.3  Rôles, responsabilités et habilitations au sein de l'organisme . 4
6  Planification . 5
6.1  Actions à mener pour prendre en compte les risques et opportunités . 5
6.2  Objectifs à atteindre pour les documents d'activité et moyens à mettre en œuvre . 5
7  Support . 6
7.1  Ressources . 6
7.2  Compétences . 6
7.3  Sensibilisation et formation . 7
7.4  Communication . 7
7.5  Documentation . 7
8  Réalisation . 8
8.1  Planification et contrôle de la réalisation . 8
8.2  Conception des processus liés aux documents d'activité . 9
8.3  Mise en œuvre des systèmes documentaires . 10
9  Évaluation des performances . 10
9.1  Surveillance, mesurage, analyse et évaluation des performances . 10
9.2  Audit interne du système. 11
9.3  Revue de direction . 12
10  Amélioration . 12
10.1  Contrôle des non-conformités et actions correctives . 12
10.2  Amélioration continue . 13
Annexe A (informative) Processus et contrôles . 14
Annexe B (informative) Relations entre l'ISO 9001, l'ISO 14001, ISO 27001 et l'ISO 30301 . 18
Annexe C (informative) Liste de contrôle pour une auto-évaluation . 22
Bibliographie . 24

Avant-propos
L'ISO (Organisation internationale de normalisation) est une fédération mondiale d'organismes nationaux de
normalisation (comités membres de l'ISO). L'élaboration des Normes internationales est en général confiée
aux comités techniques de l'ISO. Chaque comité membre intéressé par une étude a le droit de faire partie du
comité technique créé à cet effet. Les organisations internationales, gouvernementales et non
gouvernementales, en liaison avec l'ISO participent également aux travaux. L'ISO collabore étroitement avec
la Commission électrotechnique internationale (CEI) en ce qui concerne la normalisation électrotechnique.
Les Normes internationales sont rédigées conformément aux règles données dans les Directives ISO/CEI,
Partie 2.
La tâche principale des comités techniques est d'élaborer les Normes internationales. Les projets de Normes
internationales adoptés par les comités techniques sont soumis aux comités membres pour vote. Leur
publication comme Normes internationales requiert l'approbation de 75 % au moins des comités membres
votants.
L'attention est appelée sur le fait que certains des éléments du présent document peuvent faire l'objet de
droits de propriété intellectuelle ou de droits analogues. L'ISO ne saurait être tenue pour responsable de ne
pas avoir identifié de tels droits de propriété et averti de leur existence.
L'ISO 30301 a été élaborée par le comité technique ISO/TC 46, Information et documentation, sous-comité
SC 11, Gestion des archives courantes et intermédiaires.
L'ISO 30301 fait partie d'une série de Normes internationale, présentée sous le titre général Information et
documentation — Systèmes de gestion des documents d'activité:
 ISO 30300, Information et documentation — Systèmes de gestion des documents d'activité — Principes
essentiels et vocabulaire
 ISO 30301, Information et documentation — Systèmes de gestion des documents d'activité — Exigences
L'ISO 30300 spécifie la terminologie employée dans la série de normes relatives aux systèmes de gestion des
documents d'activité, ainsi que les objectifs et les avantages d'un tel système; l'ISO 30301 spécifie les
exigences relatives à un système de gestion des documents d'activité lorsqu'un organisme démontre son
aptitude à créer et à contrôler les documents de ses activités aussi longtemps que ces documents sont
nécessaires.
iv © ISO 2011 – Tous droits réservés

Introduction
Le succès organisationnel dépend dans une large mesure de la mise en œuvre et du maintien d'un système
de management conçu dans l'optique d'une amélioration continue des performances tout en répondant aux
besoins de toutes les parties prenantes. Les systèmes de management offrent des méthodologies pour
prendre des décisions et gérer les ressources en vue d'atteindre les objectifs de l'organisme.
La création et la gestion des documents d'activité font partie intégrante de toutes les activités, processus et
systèmes d'un organisme. Les documents d'activité contribuent à la performance, à la responsabilité, à la
gestion des risques et à la continuité des opérations. Ils permettent également aux organismes de tirer profit
de la valeur de leurs ressources documentaires comme actifs opérationnels, commerciaux et informationnels,
tout en contribuant à la conservation de la mémoire collective et en répondant aux défis de l'environnement
mondial et numérique.
Les normes de systèmes de management (MSS) fournissent des outils à la direction pour développer une
approche systématique et vérifiable du contrôle organisationnel dans un environnement qui favorise les
bonnes pratiques opérationnelles.
Les normes relatives aux systèmes de gestion des documents d'activité préparées par l'ISO/TC 46/SC 11
sont conçues pour aider les organismes de tous types et de toutes tailles, ou les groupements d'organismes
partageant des activités opérationnelles, à mettre en œuvre, exploiter et améliorer un système de gestion des
documents d'activité efficace (que l'on désignera par la suite par SGDA). Le SGDA oriente et contrôle les
actions d'un organisme visant à établir une politique et des objectifs de gestion des documents d'activité et à
atteindre ces objectifs, au moyen de:
a) rôles et responsabilités définis;
b) processus systématiques;
c) mesure et évaluation;
d) revue et amélioration.
La mise en œuvre d'une politique et d'objectifs relatifs aux documents d'activité, solidement fondés sur les
exigences de l'organisme assurera que des informations fiables et qui font autorité concernant les activités
opérationnelles de l'organisme, ainsi que les preuves associées, sont créées, gérées et mises à disposition
de ceux qui en ont besoin, aussi longtemps que nécessaire. Des processus et des systèmes adéquats de
gestion des documents d'activité adéquats sont nécessaires à la mise en œuvre réussie de la politique et des
objectifs relatifs aux documents d'activité.
La mise en œuvre d'un SGDA au sein d'un organisme garantit également la transparence et la traçabilité des
décisions prises par les autorités responsables, ainsi qu'au respect de l'obligation de rendre compte.
Les normes relatives aux SGDA préparées par l'ISO/TC 46/SC 11 sont développées dans le cadre des
normes de systèmes de management afin d'être compatibles et de partager des éléments et une
méthodologie avec d'autres normes de systèmes de management. L'ISO 15489 et les autres Normes
internationales et Rapports techniques également élaborés par l'ISO TC 46/SC 11 sont les principaux outils
pour concevoir, mettre en œuvre, gérer et améliorer les processus de gestion des documents d'activité et
leurs contrôles, ce qui permet d'agir dans le cadre de la gouvernance du SGDA quand les organismes
décident de déployer une méthodologie normée de système de management.
NOTE L'ISO 15489 est la norme de base qui définit les bonnes pratiques en matière d'opérations de gestion des
documents d'activité.
La structure des normes de système de management préparées par l'ISO/TC 46/SC 11 est indiquée à la
Figure 1, les normes étant publiées ou en préparation.
Normes de systèmes de gestion des Normes internationales et
documents d’activité Rapports techniques connexes
Cadre pour la gouvernance des documents d’activité Mise en œuvre des processus liés aux documents
d’activité
ISO 23081
ISO/TR
ISO 15489
Métadonnées 26122
Records
ISO 30300
pour les
management Analyse du
Principes
Systèmes de gestion des
enregistrements
processus
essentiels et documents d'activité -
Partie 1 -
Partie 1 - des «records»
Principes essentiels et
terminologie Principes
Principes
vocabulaire
directeurs
Partie 2 -
Partie 2 -
Concepts et mise
Guide pratique
en œuvre
Partie 3 -
ISO 30301
Méthode d’auto-
Systèmes de gestion des
Exigences
évaluation
documents d'activité –
Exigences
ISO 30303
ISO 16175
Systèmes de gestion des ISO 13008
ISO/TR 13028
documents d’activité – Processus de Principes et
Mise en œuvre
conversion et exigences
Exigences relatives aux
des lignes
migration fonctionnelles
organismes d’audit et de
directrices
des documents pour les
certification
pour la
enregistrements
d’activité
numérisation
numériques dans les
des
environnements
enregistrements
électroniques
Lignes
de bureau
ISO 30302
directrices
Partie 1 - Aperçu
Systèmes de gestion des
Éléments à l'appui
et déclaration de
documents d’activité - Guide
d'une structure de
principes
de mise en œuvre
haut niveau
Partie 2 - Lignes
directrices et
exigences
fonctionnelles
ISO 30304
pour les
Systèmes de gestion des
systèmes de
documents d’activité - Guide
management
d’évaluation
des
enregistrements
numériques
Partie 3 - Lignes
directrices et
exigences
fonctionnelles
pour les
enregistrements
dans les
systèmes
d'entreprise
Figure 1 — Normes de système de management préparées par l'ISO/TC 46/SC 11,
et Normes internationales et Rapports techniques associés
vi © ISO 2011 – Tous droits réservés

Ces normes sont destinées à être utilisées par
 les dirigeants des organismes qui prennent des décisions pour établir et mettre en œuvre des systèmes
de manag
...

МЕЖДУНАРОДНЫЙ ISO
СТАНДАРТ 30301
Первое издание
2011-11-15
Информация и документация. Системы
управления документами. Требования
Information and documentation — Management systems for records —
Requirements
Ответственность за подготовку русской версии несёт GOST R
(Российская Федерация) в соответствии со статьёй 18.1 Устава ISO

Ссылочный номер
©
ISO 2011
Отказ от ответственности при работе в PDF
Настоящий файл PDF может содержать интегрированные шрифты. В соответствии с условиями лицензирования, принятыми
фирмой Adobe, этот файл можно распечатать или смотреть на экране, но его нельзя изменить, пока не будет получена
лицензия на установку интегрированных шрифтов в компьютере, на котором ведется редактирование. В случае загрузки
настоящего файла заинтересованные стороны принимают на себя ответственность за соблюдение лицензионных условий
фирмы Adobe. Центральный секретариат ISO не несет никакой ответственности в этом отношении.
Adobe - торговый знак Adobe Systems Incorporated.
Подробности, относящиеся к программным продуктам, использованным для создания настоящего файла PDF, можно найти в
рубрике General Info файла; параметры создания PDF оптимизированы для печати. Были приняты во внимание все меры
предосторожности с тем, чтобы обеспечить пригодность настоящего файла для использования комитетами – членами ISO. В
редких случаях возникновения проблемы, связанной со сказанным выше, просим информировать Центральный секретариат
по адресу, приведенному ниже.
ДОКУМЕНТ ЗАЩИЩЕН АВТОРСКИМ ПРАВОМ

Все права сохраняются. Если не указано иное, никакую часть настоящей публикации нельзя копировать или использовать в
какой-либо форме или каким-либо электронным или механическим способом, включая фотокопии и микрофильмы, без
предварительного письменного согласия ISO или IDF, которое должно быть получено после запроса о разрешении,
направленного по адресу, приведенному ниже.

ISO copyright office
Case postale 56 • CH-1211 Geneva 20
Tel. + 41 22 749 01 11
Fax + 41 22 749 09 47
E-mail copyright@iso.org
Web www.iso.org
Опубликовано в Швейцарии
ii © ISO 2011 – Все права сохраняются

Содержание Страница
Предисловие . iv
Введение . v
1 Область применения . 1
2 Нормативные ссылки . 1
3 Термины и определения . 1
4 Организационная среда . 2
4.1 Понимание организации и ее среды . 2
4.2 Деловые, нормативно-правовые и иные требования . 2
4.3 Определение области применения СУД . 3
5 Руководство . 3
5.1 Обязательства руководства . 3
5.2 Политика . 4
6 Планирование . 5
6.1 Действия в отношении рисков . 5
6.2 Цели в области документов и пути их достижения . 5
7 Обеспечение . 6
7.1 Ресурсы . 6
7.2 Компетентность . 6
7.3 Осведомление и обучение . 6
7.4 Обмен информацией . 7
7.5 Документация . 7
8 Осуществление . 8
8.1 Оперативное планирование и контроль . 8
8.2 Проектирование документных процессов . 8
8.3 Внедрение документных систем . 9
9 Оценка работы . 10
9.1 Мониторинг и обследование, анализ и оценка . 10
9.2 Внутренний аудит системы . 11
9.3 Анализ управления . 11
10 Улучшение . 12
10.1 Контроль за несоответствиями и корректирующие действия . 12
Приложение А (нормативное) Процессы и средства управления документами . 13
Приложение В (информативное) Взаимосвязь между ISO 9001, ISO 14001, ISO/IEC 27001 и
ISO 30301 . 16
Приложение С (информативное) Анкета для самооценки . 20
Библиография . 22

Предисловие
Международная организация по стандартизации (ISO) является всемирной федерацией национальных
органов по стандартизации (органов-членов ISO). Разработка международных стандартов
осуществляется техническими комитетами ISO. Каждый национальный орган-член ISO,
заинтересованный в деятельности, для которой создан технический комитет, имеет право быть
представленным в этом комитете. Международные правительственные и неправительственные
организации, взаимодействуя с ISO, также принимают участие в этой работе. По всем вопросам
стандартизации в области электротехники ISO тесно сотрудничает с Международной
электротехнической комиссией (IEC).
Международные стандарты разрабатываются в соответствии с правилами, приведенными в
директивах ISO/IEC, Часть 2.
Основной задачей технических комитетов является подготовка международных стандартов. Проекты
международных стандартов, одобренные техническими комитетами, рассылаются национальным
органам-членам ISO для голосования. Опубликование в качестве международного стандарта требует
одобрения по меньшей мере 75 % национальных органов-членов ISO, принимающих участие в
голосовании.
Необходимо обратить внимание на то, что некоторые элементы настоящего документа могут являться
объектом патентных прав. ISO не несет ответственность за идентификацию указанных патентных прав.
ISO 30301 подготовлен подкомитетом SC 11 «Управление архивами/документами» технического
комитета ISO TC 46 «Информация и документация».
ISO 30301 является частью серии стандартов под общим названием «Информация и документация.
Системы управления документами»:
— ISO 30300, Информация и документация. Системы управления документами. Основные
положения и словарь
— ISO 30301, Информация и документация. Системы управления документами. Требования
ISO 30300 определяет терминологию серии стандартов на системы управления документами (СУД),
цели и преимущества СУД; ISO 30301 определяет требования к СУД, если организации необходимо
продемонстрировать способность создавать и управлять документами, образующимися в процессе ее
деловой деятельности, в течение необходимого периода времени.
iv © ISO 2011 – Все права сохраняются

Введение
Успех организации во многом зависит от внедрения и сохранения системы управления, которая
разработана для постоянного улучшения деятельности организации и в то же время отвечает
потребностям всех заинтересованных сторон. Системы управления предлагают методологии принятия
решений и управления ресурсами для достижения целей организации.
Создание и управление документами является неотъемлемой частью видов деятельности, процессов
и систем любой организации. Оно приводит к деловой результативности, подотчетности, управлению
риском и непрерывности ведения деловой деятельности. Оно также дает возможность организациям
извлекать выгоду из ценности информационных ресурсов, таких как деловые, коммерческие активы и
активы знаний, а также делать вклад в обеспечение сохранности коллективной памяти в ответ на
вызов глобальной и цифровой среды.
Стандарты на системы управления (ССУ) предоставляют инструментарий для высшего руководства по
применению системного и контролируемого подхода к организационному руководству в среде, которая
способствует применению хорошей деловой практики.
Стандарты на системы управления документами, подготовленные ISO TC 46/SC 11, разработаны для
оказания помощи организациям всех видов и размеров, а также группам организаций с совместной
деловой деятельностью по внедрению, функционированию и улучшению деятельности результативной
системы управления документами (здесь и далее по тексту — СУД). Она направляет и осуществляет
управление в организации с целью установления политики и целей в области документов, а также
достижения этих целей. Это происходит в результате:
a) распределения функций и ответственности;
b) систематизации процессов;
c) обследования и оценки;
d) анализа и улучшения.
Применение политики и целей в области документов, базирующихся на соответствующих требованиях
организации, будет гарантировать, что официальная и достоверная информация, а также
доказательства деловой деятельности создаются, управляемы и доступны для тех, кому она
необходима, в течение установленного периода времени. Результатом успешного применения
грамотно разработанных политики и целей в области документов являются документы и документные
системы, соответствующие всем целям организации.
Внедрение в организации СУД также гарантирует прозрачность и прослеживаемость решений,
принятых ответственным руководством, и признание общественных интересов.
Стандарты на СУД, подготовленные ISO TC 46/SC 11, разработаны в рамках ССУ с целью
совместимости и применения общих элементов и методологии с иными ССУ. ISO15489, а также иные
международные стандарты и технические отчеты, разработанные ISO TC 46/SC 11, являются
основными средствами по проектированию, применению, мониторингу и улучшению документных
процессов и средства управления документами (включая управленческие действия в отношении
документов), которые могут быть выполнены под руководством СУД в случае, если организации
решают применять методологию ССУ.
ПРИМЕЧАНИЕ ISO 15489 является основополагающим стандартом, который закрепляет лучшую практику по
управлению документами.
Структура стандартов на СУД, подготовленных ISO TC 46/SC 11, как опубликованных, так и
находящихся в процессе разработки, представлена на Рисунке 1.
Рисунок 1 — Стандарты на СУД, подготовленные ISO/ТC 46/SC 11
и взаимосвязанные международные стандарты и технические отчеты
Настоящие стандарты предназначены для:
 высшего руководства, которое принимает решения по установлению и внедрению систем
управления в организации;
 людей, ответственных за внедрение СУД, таких как специалистов в областях управления риском,
аудитом, документами, информационными технологиями и защиты информации.
СУД определяет требования и ожидания заинтересованных сторон (потребителей и учредителей) в
отношении управления документами и через необходимые процессы представляет документы,

которые отвечают этим требованиям и ожиданиям.
Рисунок 2 показывает структуру СУД во взаимоотношении с потребителями и заинтересованными
сторонами.
vi © ISO 2011 – Все права сохраняются

Рисунок 2 — Структура СУД
МЕЖДУНАРОДНЫЙ СТАНДАРТ ISO 30301:2011(R)

Информация и документация. Системы управления
документами. Требования
1 Область применения
Настоящий стандарт определяет требования к СУД для оказания помощи организации в выполнении ее
обязательств, направлений деятельности, миссии, стратегии и целей. Он устанавливает требования к
разработке и применению политики и целей в области документов, а также содержит информацию о
процессах обследования и мониторинга деятельности.
СУД может быть разработана для организации или нескольких организаций, если они ведут совместную
деловую деятельность. В тексте настоящего международного стандарта применение термина
«организация» не ограничено одной о
...