SIST-TP ISO/TR 21965:2019

TECHNICAL ISO/TR
REPORT 21965
First edition
2019-03
Information and documentation —
Records management in enterprise
architecture
Information et documentation — Gestion des documents d'activité
dans les architectures (des systemes d'information) d'entreprise
Reference number
©
ISO 2019
© ISO 2019
All rights reserved. Unless otherwise specified, or required in the context of its implementation, no part of this publication may
be reproduced or utilized otherwise in any form or by any means, electronic or mechanical, including photocopying, or posting
on the internet or an intranet, without prior written permission. Permission can be requested from either ISO at the address
below or ISO’s member body in the country of the requester.
ISO copyright office
CP 401 • Ch. de Blandonnet 8
CH-1214 Vernier, Geneva
Phone: +41 22 749 01 11
Fax: +41 22 749 09 47
Email: copyright@iso.org
Website: www.iso.org
Published in Switzerland
ii © ISO 2019 – All rights reserved

Contents Page
Foreword .iv
Introduction .v
1 Scope . 1
2 Normative references . 1
3 Terms and definitions . 1
4 Records management viewpoint purpose and content overview . 7
4.1 Records management viewpoint purpose . 7
4.2 Records management viewpoint and the ADM. 8
5 View: Records management business context and stakeholders . 8
5.1 Records management in the business context . 8
5.2 Records management stakeholders . 9
6 View: Records management information .11
7 View: Records management motivation — Goals .12
8 View: Records management motivation — Capability .13
9 View: Records business management motivation — Architecture principles .14
9.1 General .14
9.2 Records management architecture principles .17
10 View: Records management reference application scenarios .21
11 View: Records management strategy and implementation .23
12 Records management and the Architecture Development Method .24
12.1 General .24
12.2 Areas of concern for records management within enterprise architecture .25
12.3 Records management objectives by method phase .26
Annex A (informative) Relationships to ISO records management standards .28
Annex B (informative) Alignment of records management principles to ISO records
management standard .29
Annex C (informative) Alignment with the TOGAF ADM Phase .33
Annex D (informative) Other relevant ISO standards and international references .44
Annex E (informative) Summary of ArchiMate 3.0 concepts and notation .46
Annex F (informative) Archi — ArchiMate modelling tool .47
Bibliography .48
Foreword
ISO (the International Organization for Standardization) is a worldwide federation of national standards
bodies (ISO member bodies). The work of preparing International Standards is normally carried out
through ISO technical committees. Each member body interested in a subject for which a technical
committee has been established has the right to be represented on that committee. International
organizations, governmental and non-governmental, in liaison with ISO, also take part in the work.
ISO collaborates closely with the International Electrotechnical Commission (IEC) on all matters of
electrotechnical standardization.
The procedures used to develop this document and those intended for its further maintenance are
described in the ISO/IEC Directives, Part 1. In particular, the different approval criteria needed for the
different types of ISO documents should be noted. This document was drafted in accordance with the
editorial rules of the ISO/IEC Directives, Part 2 (see www .iso .org/directives).
Attention is drawn to the possibility that some of the elements of this document may be the subject of
patent rights. ISO shall not be held responsible for identifying any or all such patent rights. Details of
any patent rights identified during the development of the document will be in the Introduction and/or
on the ISO list of patent declarations received (see www .iso .org/patents).
Any trade name used in this document is information given for the convenience of users and does not
constitute an endorsement.
For an explanation of the voluntary nature of standards, the meaning of ISO specific terms and
expressions related to conformity assessment, as well as information about ISO's adherence to the
World Trade Organization (WTO) principles in the Technical Barriers to Trade (TBT) see www .iso
.org/iso/foreword .html.
This document was prepared by Technical Committee ISO/TC 46, Information and documentation,
Subcommittee SC 11, Archives/records management.
Any feedback or questions on this document should be directed to the user’s national standards body. A
complete listing of these bodies can be found at www .iso .org/members .html.
iv © ISO 2019 – All rights reserved

Introduction
General
A record is information created, received and maintained as evidence and as an asset by an organization
or person, in pursuit of legal obligations or in the transaction of business. Records management is
the field of management responsible for the efficient and systematic control of records, and thus the
primary source for the definition of the main principles and requirements for the records management
capability.
Enterprise architects work with stakeholders, both leaders and subject matter experts, to develop and
maintain a holistic view of the organization's strategy, processes, information assets, and information
technology. The role of the enterprise architect is to take this knowledge and ensure that the business
and IT are in alignment. The enterprise architect links the business mission, strategy and processes of
an organization to its information and technology strategy. Enterprise architects document this using
multiple architectural models or views that show how the current and future needs of an organization
will be met in an efficient, sustainable, agile, and adaptable manner.
The concept of records as information assets is consistent with the definition in ISO 15489-1:2016
of “information created, received and maintained as evidence and as an asset by an organization or
person, in pursuit of legal obligations or in the transaction of business”. Consistent good practice in the
management of the information assets of a business is most important, regardless of the broader or
narrower interpretation of the terms “record” and “records management”, and concepts of “business
record”, “evidence”, “information asset”, “legal obligations”, and “transaction” in an organization or
business.
The purpose of this document is to provide a common reference for records managers (or information
managers in general) and enterprise architects about requirements for records processes and systems.
The goal is to establish the records manager as a key stakeholder in enterprise architecture, which
supports embedding records management:
— into the strategic goals, enabling it as an organizational capability for consideration for governance,
risk and compliance;
— into the enterprise architecture requirements, to influence systems analysis, design, planning, and
change management.
Enterprise architects are highly influential in the creation of organization-wide business requirements
and in solution architectures. Enterprise architects create and maintain enterprise architecture
representations, usually comprised of multiple models or views that show how the current and future
needs of an organization will be met in an efficient, sustainable, agile, and adaptable manner. Records
requirements, principles and models can be stated in ways that can be readily incorporated into these
enterprise architecture representations to embed records processes and systems into normal business
practice and into solutions to be designed. Incorporating recordkeeping requirements into system
analysis and design will help enterprise architects link systems to recordkeeping control tools, and
thus resolve issues such as the efficient and systematic control of the creation, receipt, maintenance,
use and disposition of records. In that sense, this document has the following objectives:
a) Explaining the core concepts and records management principles to enterprise architects;
b) Explaining the core concerns of records management as an enterprise architecture viewpoint;
c) Explaining the alignment of the records management viewpoint and enterprise architecture
methods.
The records management viewpoint expressed here makes use of the concepts of “concerns” and “system
of concerns” defined in ISO/IEC/IEEE 42010, and of the concepts of “stakeholders”, “viewpoint, “view” and
“model” as also defined coherently in that standard and in the main enterprise architecture references
of The Open Group Architecture Framework (TOGAF) and ArchiMate. With reference to ArchiMate,
the main scope of this viewpoint is the motivational aspect and the layers strategy and business, with
minor considerations for the layers of application and implementation. TOGAF is used to inform how this
records management viewpoint relates to the Architecture Development Method (ADM).
NOTE For an explanation of ArchiMate diagram conventions, see Annex A.
Motivation
Since enterprise architecture often drives decisions about investment in information systems, it is
important that records management requirements can be aligned with enterprise architecture. This
ensures that enterprise architects can understand the business value realized through managed
records.
System designers can then consider building in records management capabilities by design. This
requires the expression of records management concerns in a way that is useful for representation in
architecture descriptions.
Motivations for the development of this document include the need to improve the following situations:
— Lack of understanding in many organizations that the information created and received as part of
their business activities are in fact records and therefore should be managed not only as records but
also as enterprise assets,
— Information is of growing importance as an organisational asset on its own right. New sensor
technology, big data phenomena, open data and linked data practices, etc., require efficient control
over derived information and its uses (e.g. machine learning applications, decision aid processes,
etc.), and therefore demand adequate Records Management,
— Lack of managing records not only as records but also as enterprise assets results in records
management often being de-scoped or “deferred” during systems analysis and design, shifting
architectural debt to the end of life of system’s decommissioning (end of life of a system), This
deferment can result in uncertainty and lack of fundamental knowledge in the moment of the
decommissioning, implying high risks for the business and costly corrective efforts,
— Lack of embedding recor
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Information and documentation —
Records management in enterprise
architecture
Information et documentation — Gestion des documents d'activité
dans les architectures (des systemes d'information) d'entreprise
Reference number
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All rights reserved. Unless otherwise specified, or required in the context of its implementation, no part of this publication may
be reproduced or utilized otherwise in any form or by any means, electronic or mechanical, including photocopying, or posting
on the internet or an intranet, without prior written permission. Permission can be requested from either ISO at the address
below or ISO’s member body in the country of the requester.
ISO copyright office
CP 401 • Ch. de Blandonnet 8
CH-1214 Vernier, Geneva
Phone: +41 22 749 01 11
Fax: +41 22 749 09 47
Email: copyright@iso.org
Website: www.iso.org
Published in Switzerland
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Contents Page
Foreword .iv
Introduction .v
1 Scope . 1
2 Normative references . 1
3 Terms and definitions . 1
4 Records management viewpoint purpose and content overview . 7
4.1 Records management viewpoint purpose . 7
4.2 Records management viewpoint and the ADM. 8
5 View: Records management business context and stakeholders . 8
5.1 Records management in the business context . 8
5.2 Records management stakeholders . 9
6 View: Records management information .11
7 View: Records management motivation — Goals .12
8 View: Records management motivation — Capability .13
9 View: Records business management motivation — Architecture principles .14
9.1 General .14
9.2 Records management architecture principles .17
10 View: Records management reference application scenarios .21
11 View: Records management strategy and implementation .23
12 Records management and the Architecture Development Method .24
12.1 General .24
12.2 Areas of concern for records management within enterprise architecture .25
12.3 Records management objectives by method phase .26
Annex A (informative) Relationships to ISO records management standards .28
Annex B (informative) Alignment of records management principles to ISO records
management standard .29
Annex C (informative) Alignment with the TOGAF ADM Phase .33
Annex D (informative) Other relevant ISO standards and international references .44
Annex E (informative) Summary of ArchiMate 3.0 concepts and notation .46
Annex F (informative) Archi — ArchiMate modelling tool .47
Bibliography .48
Foreword
ISO (the International Organization for Standardization) is a worldwide federation of national standards
bodies (ISO member bodies). The work of preparing International Standards is normally carried out
through ISO technical committees. Each member body interested in a subject for which a technical
committee has been established has the right to be represented on that committee. International
organizations, governmental and non-governmental, in liaison with ISO, also take part in the work.
ISO collaborates closely with the International Electrotechnical Commission (IEC) on all matters of
electrotechnical standardization.
The procedures used to develop this document and those intended for its further maintenance are
described in the ISO/IEC Directives, Part 1. In particular, the different approval criteria needed for the
different types of ISO documents should be noted. This document was drafted in accordance with the
editorial rules of the ISO/IEC Directives, Part 2 (see www .iso .org/directives).
Attention is drawn to the possibility that some of the elements of this document may be the subject of
patent rights. ISO shall not be held responsible for identifying any or all such patent rights. Details of
any patent rights identified during the development of the document will be in the Introduction and/or
on the ISO list of patent declarations received (see www .iso .org/patents).
Any trade name used in this document is information given for the convenience of users and does not
constitute an endorsement.
For an explanation of the voluntary nature of standards, the meaning of ISO specific terms and
expressions related to conformity assessment, as well as information about ISO's adherence to the
World Trade Organization (WTO) principles in the Technical Barriers to Trade (TBT) see www .iso
.org/iso/foreword .html.
This document was prepared by Technical Committee ISO/TC 46, Information and documentation,
Subcommittee SC 11, Archives/records management.
Any feedback or questions on this document should be directed to the user’s national standards body. A
complete listing of these bodies can be found at www .iso .org/members .html.
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Introduction
General
A record is information created, received and maintained as evidence and as an asset by an organization
or person, in pursuit of legal obligations or in the transaction of business. Records management is
the field of management responsible for the efficient and systematic control of records, and thus the
primary source for the definition of the main principles and requirements for the records management
capability.
Enterprise architects work with stakeholders, both leaders and subject matter experts, to develop and
maintain a holistic view of the organization's strategy, processes, information assets, and information
technology. The role of the enterprise architect is to take this knowledge and ensure that the business
and IT are in alignment. The enterprise architect links the business mission, strategy and processes of
an organization to its information and technology strategy. Enterprise architects document this using
multiple architectural models or views that show how the current and future needs of an organization
will be met in an efficient, sustainable, agile, and adaptable manner.
The concept of records as information assets is consistent with the definition in ISO 15489-1:2016
of “information created, received and maintained as evidence and as an asset by an organization or
person, in pursuit of legal obligations or in the transaction of business”. Consistent good practice in the
management of the information assets of a business is most important, regardless of the broader or
narrower interpretation of the terms “record” and “records management”, and concepts of “business
record”, “evidence”, “information asset”, “legal obligations”, and “transaction” in an organization or
business.
The purpose of this document is to provide a common reference for records managers (or information
managers in general) and enterprise architects about requirements for records processes and systems.
The goal is to establish the records manager as a key stakeholder in enterprise architecture, which
supports embedding records management:
— into the strategic goals, enabling it as an organizational capability for consideration for governance,
risk and compliance;
— into the enterprise architecture requirements, to influence systems analysis, design, planning, and
change management.
Enterprise architects are highly influential in the creation of organization-wide business requirements
and in solution architectures. Enterprise architects create and maintain enterprise architecture
representations, usually comprised of multiple models or views that show how the current and future
needs of an organization will be met in an efficient, sustainable, agile, and adaptable manner. Records
requirements, principles and models can be stated in ways that can be readily incorporated into these
enterprise architecture representations to embed records processes and systems into normal business
practice and into solutions to be designed. Incorporating recordkeeping requirements into system
analysis and design will help enterprise architects link systems to recordkeeping control tools, and
thus resolve issues such as the efficient and systematic control of the creation, receipt, maintenance,
use and disposition of records. In that sense, this document has the following objectives:
a) Explaining the core concepts and records management principles to enterprise architects;
b) Explaining the core concerns of records management as an enterprise architecture viewpoint;
c) Explaining the alignment of the records management viewpoint and enterprise architecture
methods.
The records management viewpoint expressed here makes use of the concepts of “concerns” and “system
of concerns” defined in ISO/IEC/IEEE 42010, and of the concepts of “stakeholders”, “viewpoint, “view” and
“model” as also defined coherently in that standard and in the main enterprise architecture references
of The Open Group Architecture Framework (TOGAF) and ArchiMate. With reference to ArchiMate,
the main scope of this viewpoint is the motivational aspect and the layers strategy and business, with
minor considerations for the layers of application and implementation. TOGAF is used to inform how this
records management viewpoint relates to the Architecture Development Method (ADM).
NOTE For an explanation of ArchiMate diagram conventions, see Annex A.
Motivation
Since enterprise architecture often drives decisions about investment in information systems, it is
important that records management requirements can be aligned with enterprise architecture. This
ensures that enterprise architects can understand the business value realized through managed
records.
System designers can then consider building in records management capabilities by design. This
requires the expression of records management concerns in a way that is useful for representation in
architecture descriptions.
Motivations for the development of this document include the need to improve the following situations:
— Lack of understanding in many organizations that the information created and received as part of
their business activities are in fact records and therefore should be managed not only as records but
also as enterprise assets,
— Information is of growing importance as an organisational asset on its own right. New sensor
technology, big data phenomena, open data and linked data practices, etc., require efficient control
over derived information and its uses (e.g. machine learning applications, decision aid processes,
etc.), and therefore demand adequate Records Management,
— Lack of managing records not only as records but also as enterprise assets results in records
management often being de-scoped or “deferred” during systems analysis and design, shifting
architectural debt to the end of life of system’s decommissioning (end of life of a system), This
deferment can result in uncertainty and lack of fundamental knowledge in the moment of the
decommissioning, implying high risks for the business and costly corrective efforts,
— Lack of embedding recor
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Information et documentation —
Gestion des documents d'activité
dans les architectures (des systémes
d'information) d'entreprise
Information and documentation — Records management in
enterprise architecture
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DOCUMENT PROTÉGÉ PAR COPYRIGHT
© ISO 2019
Tous droits réservés. Sauf prescription différente ou nécessité dans le contexte de sa mise en œuvre, aucune partie de cette
publication ne peut être reproduite ni utilisée sous quelque forme que ce soit et par aucun procédé, électronique ou mécanique,
y compris la photocopie, ou la diffusion sur l’internet ou sur un intranet, sans autorisation écrite préalable. Une autorisation peut
être demandée à l’ISO à l’adresse ci-après ou au comité membre de l’ISO dans le pays du demandeur.
ISO copyright office
Case postale 401 • Ch. de Blandonnet 8
CH-1214 Vernier, Genève
Tél.: +41 22 749 01 11
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Web: www.iso.org
Publié en Suisse
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Sommaire Page
Avant-propos .iv
Introduction .v
1 Domaine d'application . 1
2 Références normatives . 1
3 Termes et définitions . 1
4 Objectif du point de vue de la gestion des documents d'activité et vue d'ensemble
du contenu. 7
4.1 Objectif du point de vue de la gestion des documents d'activité . 7
4.2 Point de vue de la gestion des documents d'activité et méthode ADM . 8
5 Vue: Contexte opérationnel et parties prenantes de la gestion des documents d'activité .9
5.1 Gestion des documents d'activité dans le contexte opérationnel . 9
5.2 Parties prenantes de la gestion des documents d'activité.10
6 Vue: Informations relatives à la gestion de documents d'activité .11
7 Vue: Motivation pour la gestion des documents d'activité — Objectifs .13
8 Vue: Motivation pour la gestion des documents d'activité — Capacité .14
9 Vue: Motivation pour la gestion des documents d'activité — Principes d'architecture .16
9.1 Généralités .16
9.2 Principes d'architecture de gestion des documents d'activité .19
10 Vue: Scénarios d'application de référence pour la gestion des documents d'activité .25
11 Vue: Stratégie de gestion des documents d'activité et mise en œuvre .27
12 Gestion des documents d'activité et méthode de développement de l'architecture .29
12.1 Généralités .29
12.2 Domaines de sujets d'intérêt pour la gestion des documents d'activité au sein
de l'architecture d'entreprise .30
12.3 Objectifs de gestion des documents d'activité par phase de la méthode .31
Annexe A (informative) Liens avec les normes ISO de gestion des documents d'activité .33
Annexe B (informative) Alignement des principes de gestion des documents d'activité sur
les normes ISO de gestion des documents d'activité .34
Annexe C (informative) Harmonisation avec la phase ADM TOGAF .38
Annexe D (informative) Autres normes ISO et références internationales pertinentes .51
Annexe E (informative) Résumé des concepts et de la notation d'ArchiMate 3.0.53
Annexe F (informative) Archi — Outil de modélisation ArchiMate .54
Bibliographie .55
Avant-propos
L'ISO (Organisation internationale de normalisation) est une fédération mondiale d'organismes
nationaux de normalisation (comités membres de l'ISO). L'élaboration des Normes internationales est
en général confiée aux comités techniques de l'ISO. Chaque comité membre intéressé par une étude
a le droit de faire partie du comité technique créé à cet effet. Les organisations internationales,
gouvernementales et non gouvernementales, en liaison avec l'ISO participent également aux travaux.
L'ISO collabore étroitement avec la Commission électrotechnique internationale (IEC) en ce qui
concerne la normalisation électrotechnique.
Les procédures utilisées pour élaborer le présent document et celles destinées à sa mise à jour sont
décrites dans les Directives ISO/IEC, Partie 1. Il convient, en particulier, de prendre note des différents
critères d'approbation requis pour les différents types de documents ISO. Le présent document a été
rédigé conformément aux règles de rédaction données dans les Directives ISO/IEC, Partie 2 (voir www
.iso .org/directives).
L'attention est attirée sur le fait que certains des éléments du présent document peuvent faire l'objet de
droits de propriété intellectuelle ou de droits analogues. L'ISO ne saurait être tenue pour responsable
de ne pas avoir identifié de tels droits de propriété et averti de leur existence. Les détails concernant
les références aux droits de propriété intellectuelle ou autres droits analogues identifiés lors de
l'élaboration du document sont indiqués dans l'Introduction et/ou dans la liste des déclarations de
brevets reçues par l'ISO (voir www .iso .org/brevets).
Les appellations commerciales éventuellement mentionnées dans le présent document sont données
pour information, par souci de commodité, à l’intention des utilisateurs et ne sauraient constituer un
engagement.
Pour une explication de la nature volontaire des normes, la signification des termes et expressions
spécifiques de l'ISO liés à l'évaluation de la conformité, ou pour toute information au sujet de l'adhésion
de l'ISO aux principes de l’Organisation mondiale du commerce (OMC) concernant les obstacles
techniques au commerce (OTC), voir www .iso .org/avant -propos.
Le présent document a été élaboré par le comité technique ISO/TC 46, Information et documentation,
sous-comité SC 11, Archives/gestion des documents d'activité.
Il convient que l’utilisateur adresse tout retour d’information ou toute question concernant le présent
document à l’organisme national de normalisation de son pays. Une liste exhaustive desdits organismes
se trouve à l’adresse www .iso .org/fr/members .html.
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Introduction
Généralités
Un document d'activité regroupe des informations créées, reçues et préservées comme preuve et
actif par une personne physique ou morale dans l'exercice de ses obligations légales ou la conduite
des opérations liées à son activité. La gestion des documents d'activité est le domaine de la gestion
en charge d'un contrôle efficace et systématique des documents d'activité, et donc la principale source
pour définir les principes fondamentaux et les exigences essentielles relatifs à la capacité de gestion des
documents d'activité.
Les architectes (des systèmes d'information) d'entreprise travaillent avec les parties prenantes,
tant les dirigeants que les experts en la matière, pour élaborer et maintenir une vision globale de la
stratégie, des processus, des actifs informationnels et des technologies de l'information. Le rôle de
l'architecte d'entreprise est de prendre en compte ces connaissances et de s'assurer que l'organisme et
l'informatique sont cohérents. L'architecte d'entreprise établit un lien entre la mission, la stratégie et
les processus opérationnels d'un organisme et sa stratégie en matière d'information et de technologie.
Les architectes d'entreprise illustrent cela à l'aide de multiples modèles architecturaux ou vues
architecturales qui montrent comment les besoins actuels et futurs d'un organisme seront satisfaits
d'une manière efficace, durable, agile et adaptable.
Le concept de «documents d'activité» en tant qu'actifs informationnels est conforme à la définition
donnée dans l'ISO 15489-1:2016: «informations créées, reçues et préservées comme preuve et actif par
une personne physique ou morale dans l'exercice de ses obligations légales ou la conduite des opérations
liées à son activité». Dans la gestion des actifs informationnels d'un organisme, le plus important est
la cohérence des bonnes pratiques, quelle que soit l'interprétation plus ou moins large des termes
«document d'activité» et «gestion des documents d'activité», ainsi que des concepts de «documents
d'activité opérationnels», «preuve», «actif informationnel», «obligations légales»et de «transaction» au
sein de l'organisme ou de l'organisation.
Le présent document a pour but de proposer une référence commune aux responsables de la gestion de
documents d'activité (ou aux responsables de l'information en général) et aux architectes d'entreprise
concernant les exigences relatives aux processus et aux systèmes documentaires. L'objectif est que
le responsable de la gestion des documents d'activité devienne un acteur clé de l'architecture (des
systèmes d'information) d'entreprise, qui accompagne l'intégration de la gestion des documents
d'activité:
— dans les objectifs stratégiques, ce qui en fait une capacité organisationnelle à prendre en compte en
matière de gouvernance, de risque et de conformité;
— dans les exigences de l'architecture d'entreprise, afin d'influencer les systèmes d'analyse, la
conception, la planification et la gestion des changements.
Les architectes d'entreprise ont une grande influence sur la création d'exigences opérationnelles
à l'échelle de l'organisme et sur les architectures de solutions. Les architectes d'entreprise créent et
maintiennent des représentations d'architecture d'entreprise, généralement composées de plusieurs
modèles ou vues qui montrent comment les besoins actuels et futurs d'un organisme seront satisfaits
d'une manière efficace, durable, agile et adaptable. Les exigences, les principes et les modèles en
matière de documents d'activité peuvent être énoncés de manière à pouvoir être facilement intégrés
à ces représentations de l'architecture d'entreprise afin d'intégrer les processus et les systèmes
documentaires aux pratiques opérationnelles normales et aux solutions à concevoir. L'intégration des
exigences en matière de tenue des documents d'activité dans l'analyse et la conception des systèmes
aidera les architectes d'entreprise à relier les systèmes aux outils de contrôle de la tenue des documents
d'activité et à résoudre ainsi des problèmes tels que le contrôle efficace et systématique de la création,
de la réception, de la maintenance, de l'utilisation et du sort final des documents d'activité. En ce sens,
le présent document vise les objectifs suivants:
a) expliquer les concepts de base et les principes de la gestion des documents d'activité aux architectes
d'entreprise;
b) expliquer les principaux sujets d'intérêt de la gestion des documents d'activité du point de vue de
l'architecture d'entreprise;
c) expliquer le lien entre le point de vue de la gestion des documents d'activité et les méthodes
d'architecture d'entreprise.
Le point de vue de la gestion des documents d'activité exprimé dans le présent document se base sur
les concepts de «sujets d'intérêt» et «systèmes d'intérêt» définis dans l'ISO/IEC/IEEE 42010, ainsi
que sur les concepts de «parties prenantes», «points de vue», «vue» et «modèle» également définis de
manière cohérente dans cette norme et dans les principales références en architecture d'entreprise que
sont TOGAF (The Open Group Architecture Framework) et ArchiMate. En ce qui concerne ArchiMate, le
principal domaine d'application de ce point de vue est l'aspect de motivation et les couches stratégie et
métier, avec des considérations mineures pour les couches application et implémentation. Le TOGAF est
utilisé pour déterminer la façon dont ce point de vue de la gestion des documents d'activité est lié à la
méthode ADM (Architecture Development Method).
NOTE Pour une explication des conventions du diagramme ArchiMate, voir l'Annexe E.
Motivation
Étant donné que l'architecture d'entreprise oriente souvent les décisions d'investissement dans
les systèmes d'information, il est im
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RAPPORT ISO/TR
TECHNIQUE 21965
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2019-03
Information et documentation —
Gestion des documents d'activité
dans les architectures (des systémes
d'information) d'entreprise
Information and documentation — Records management in
enterprise architecture
Numéro de référence
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ISO 2019
DOCUMENT PROTÉGÉ PAR COPYRIGHT
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Tous droits réservés. Sauf prescription différente ou nécessité dans le contexte de sa mise en œuvre, aucune partie de cette
publication ne peut être reproduite ni utilisée sous quelque forme que ce soit et par aucun procédé, électronique ou mécanique,
y compris la photocopie, ou la diffusion sur l’internet ou sur un intranet, sans autorisation écrite préalable. Une autorisation peut
être demandée à l’ISO à l’adresse ci-après ou au comité membre de l’ISO dans le pays du demandeur.
ISO copyright office
Case postale 401 • Ch. de Blandonnet 8
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Avant-propos .iv
Introduction .v
1 Domaine d'application . 1
2 Références normatives . 1
3 Termes et définitions . 1
4 Objectif du point de vue de la gestion des documents d'activité et vue d'ensemble
du contenu. 7
4.1 Objectif du point de vue de la gestion des documents d'activité . 7
4.2 Point de vue de la gestion des documents d'activité et méthode ADM . 8
5 Vue: Contexte opérationnel et parties prenantes de la gestion des documents d'activité .9
5.1 Gestion des documents d'activité dans le contexte opérationnel . 9
5.2 Parties prenantes de la gestion des documents d'activité.10
6 Vue: Informations relatives à la gestion de documents d'activité .11
7 Vue: Motivation pour la gestion des documents d'activité — Objectifs .13
8 Vue: Motivation pour la gestion des documents d'activité — Capacité .14
9 Vue: Motivation pour la gestion des documents d'activité — Principes d'architecture .16
9.1 Généralités .16
9.2 Principes d'architecture de gestion des documents d'activité .19
10 Vue: Scénarios d'application de référence pour la gestion des documents d'activité .25
11 Vue: Stratégie de gestion des documents d'activité et mise en œuvre .27
12 Gestion des documents d'activité et méthode de développement de l'architecture .29
12.1 Généralités .29
12.2 Domaines de sujets d'intérêt pour la gestion des documents d'activité au sein
de l'architecture d'entreprise .30
12.3 Objectifs de gestion des documents d'activité par phase de la méthode .31
Annexe A (informative) Liens avec les normes ISO de gestion des documents d'activité .33
Annexe B (informative) Alignement des principes de gestion des documents d'activité sur
les normes ISO de gestion des documents d'activité .34
Annexe C (informative) Harmonisation avec la phase ADM TOGAF .38
Annexe D (informative) Autres normes ISO et références internationales pertinentes .51
Annexe E (informative) Résumé des concepts et de la notation d'ArchiMate 3.0.53
Annexe F (informative) Archi — Outil de modélisation ArchiMate .54
Bibliographie .55
Avant-propos
L'ISO (Organisation internationale de normalisation) est une fédération mondiale d'organismes
nationaux de normalisation (comités membres de l'ISO). L'élaboration des Normes internationales est
en général confiée aux comités techniques de l'ISO. Chaque comité membre intéressé par une étude
a le droit de faire partie du comité technique créé à cet effet. Les organisations internationales,
gouvernementales et non gouvernementales, en liaison avec l'ISO participent également aux travaux.
L'ISO collabore étroitement avec la Commission électrotechnique internationale (IEC) en ce qui
concerne la normalisation électrotechnique.
Les procédures utilisées pour élaborer le présent document et celles destinées à sa mise à jour sont
décrites dans les Directives ISO/IEC, Partie 1. Il convient, en particulier, de prendre note des différents
critères d'approbation requis pour les différents types de documents ISO. Le présent document a été
rédigé conformément aux règles de rédaction données dans les Directives ISO/IEC, Partie 2 (voir www
.iso .org/directives).
L'attention est attirée sur le fait que certains des éléments du présent document peuvent faire l'objet de
droits de propriété intellectuelle ou de droits analogues. L'ISO ne saurait être tenue pour responsable
de ne pas avoir identifié de tels droits de propriété et averti de leur existence. Les détails concernant
les références aux droits de propriété intellectuelle ou autres droits analogues identifiés lors de
l'élaboration du document sont indiqués dans l'Introduction et/ou dans la liste des déclarations de
brevets reçues par l'ISO (voir www .iso .org/brevets).
Les appellations commerciales éventuellement mentionnées dans le présent document sont données
pour information, par souci de commodité, à l’intention des utilisateurs et ne sauraient constituer un
engagement.
Pour une explication de la nature volontaire des normes, la signification des termes et expressions
spécifiques de l'ISO liés à l'évaluation de la conformité, ou pour toute information au sujet de l'adhésion
de l'ISO aux principes de l’Organisation mondiale du commerce (OMC) concernant les obstacles
techniques au commerce (OTC), voir www .iso .org/avant -propos.
Le présent document a été élaboré par le comité technique ISO/TC 46, Information et documentation,
sous-comité SC 11, Archives/gestion des documents d'activité.
Il convient que l’utilisateur adresse tout retour d’information ou toute question concernant le présent
document à l’organisme national de normalisation de son pays. Une liste exhaustive desdits organismes
se trouve à l’adresse www .iso .org/fr/members .html.
iv © ISO 2019 – Tous droits réservés

Introduction
Généralités
Un document d'activité regroupe des informations créées, reçues et préservées comme preuve et
actif par une personne physique ou morale dans l'exercice de ses obligations légales ou la conduite
des opérations liées à son activité. La gestion des documents d'activité est le domaine de la gestion
en charge d'un contrôle efficace et systématique des documents d'activité, et donc la principale source
pour définir les principes fondamentaux et les exigences essentielles relatifs à la capacité de gestion des
documents d'activité.
Les architectes (des systèmes d'information) d'entreprise travaillent avec les parties prenantes,
tant les dirigeants que les experts en la matière, pour élaborer et maintenir une vision globale de la
stratégie, des processus, des actifs informationnels et des technologies de l'information. Le rôle de
l'architecte d'entreprise est de prendre en compte ces connaissances et de s'assurer que l'organisme et
l'informatique sont cohérents. L'architecte d'entreprise établit un lien entre la mission, la stratégie et
les processus opérationnels d'un organisme et sa stratégie en matière d'information et de technologie.
Les architectes d'entreprise illustrent cela à l'aide de multiples modèles architecturaux ou vues
architecturales qui montrent comment les besoins actuels et futurs d'un organisme seront satisfaits
d'une manière efficace, durable, agile et adaptable.
Le concept de «documents d'activité» en tant qu'actifs informationnels est conforme à la définition
donnée dans l'ISO 15489-1:2016: «informations créées, reçues et préservées comme preuve et actif par
une personne physique ou morale dans l'exercice de ses obligations légales ou la conduite des opérations
liées à son activité». Dans la gestion des actifs informationnels d'un organisme, le plus important est
la cohérence des bonnes pratiques, quelle que soit l'interprétation plus ou moins large des termes
«document d'activité» et «gestion des documents d'activité», ainsi que des concepts de «documents
d'activité opérationnels», «preuve», «actif informationnel», «obligations légales»et de «transaction» au
sein de l'organisme ou de l'organisation.
Le présent document a pour but de proposer une référence commune aux responsables de la gestion de
documents d'activité (ou aux responsables de l'information en général) et aux architectes d'entreprise
concernant les exigences relatives aux processus et aux systèmes documentaires. L'objectif est que
le responsable de la gestion des documents d'activité devienne un acteur clé de l'architecture (des
systèmes d'information) d'entreprise, qui accompagne l'intégration de la gestion des documents
d'activité:
— dans les objectifs stratégiques, ce qui en fait une capacité organisationnelle à prendre en compte en
matière de gouvernance, de risque et de conformité;
— dans les exigences de l'architecture d'entreprise, afin d'influencer les systèmes d'analyse, la
conception, la planification et la gestion des changements.
Les architectes d'entreprise ont une grande influence sur la création d'exigences opérationnelles
à l'échelle de l'organisme et sur les architectures de solutions. Les architectes d'entreprise créent et
maintiennent des représentations d'architecture d'entreprise, généralement composées de plusieurs
modèles ou vues qui montrent comment les besoins actuels et futurs d'un organisme seront satisfaits
d'une manière efficace, durable, agile et adaptable. Les exigences, les principes et les modèles en
matière de documents d'activité peuvent être énoncés de manière à pouvoir être facilement intégrés
à ces représentations de l'architecture d'entreprise afin d'intégrer les processus et les systèmes
documentaires aux pratiques opérationnelles normales et aux solutions à concevoir. L'intégration des
exigences en matière de tenue des documents d'activité dans l'analyse et la conception des systèmes
aidera les architectes d'entreprise à relier les systèmes aux outils de contrôle de la tenue des documents
d'activité et à résoudre ainsi des problèmes tels que le contrôle efficace et systématique de la création,
de la réception, de la maintenance, de l'utilisation et du sort final des documents d'activité. En ce sens,
le présent document vise les objectifs suivants:
a) expliquer les concepts de base et les principes de la gestion des documents d'activité aux architectes
d'entreprise;
b) expliquer les principaux sujets d'intérêt de la gestion des documents d'activité du point de vue de
l'architecture d'entreprise;
c) expliquer le lien entre le point de vue de la gestion des documents d'activité et les méthodes
d'architecture d'entreprise.
Le point de vue de la gestion des documents d'activité exprimé dans le présent document se base sur
les concepts de «sujets d'intérêt» et «systèmes d'intérêt» définis dans l'ISO/IEC/IEEE 42010, ainsi
que sur les concepts de «parties prenantes», «points de vue», «vue» et «modèle» également définis de
manière cohérente dans cette norme et dans les principales références en architecture d'entreprise que
sont TOGAF (The Open Group Architecture Framework) et ArchiMate. En ce qui concerne ArchiMate, le
principal domaine d'application de ce point de vue est l'aspect de motivation et les couches stratégie et
métier, avec des considérations mineures pour les couches application et implémentation. Le TOGAF est
utilisé pour déterminer la façon dont ce point de vue de la gestion des documents d'activité est lié à la
méthode ADM (Architecture Development Method).
NOTE Pour une explication des conventions du diagramme ArchiMate, voir l'Annexe E.
Motivation
Étant donné que l'architecture d'entreprise oriente souvent les décisions d'investissement dans
les systèmes d'information, il est im
...