SIST ISO 30300:2013

INTERNATIONAL ISO
STANDARD 30300
First edition
2011-11-15
Information and documentation —
Management systems for records —
Fundamentals and vocabulary
Information et documentation — Systèmes de gestion des documents
d’activité — Principes essentiels et vocabulaire
Reference number
©
ISO 2011
All rights reserved. Unless otherwise specified, no part of this publication may be reproduced or utilized in any form or by any means,
electronic or mechanical, including photocopying and microfilm, without permission in writing from either ISO at the address below or ISO’s
member body in the country of the requester.
ISO copyright office
Case postale 56 • CH-1211 Geneva 20
Tel. + 41 22 749 01 11
Fax + 41 22 749 09 47
E-mail copyright@iso.org
Web www.iso.org
Published in Switzerland
ii © ISO 2011 – All rights reserved

Contents Page
Foreword .iv
Introduction . v
1 Scope . 1
2 Fundamentals of a MSR . 1
2.1 Relationship between the MSR and the management system . 1
2.2 Context of the organization . 1
2.3 Need for a MSR . 2
2.4 Principles of a MSR . 4
2.5 Process approach to a MSR . 5
2.6 Role of top management . 6
2.7 Relationships with other management systems . 7
3 Terms and definitions . 8
3.1 Terms relating to records . 8
3.2 Terms relating to management . 9
3.3 Terms relating to records management processes . 9
3.4 Terms relating to MSR . 11
Annex A (informative) Methodology used in the development of the vocabulary .12
Bibliography .16
Alphabetical Index .17
Foreword
ISO (the International Organization for Standardization) is a worldwide federation of national standards bodies
(ISO member bodies). The work of preparing International Standards is normally carried out through ISO
technical committees. Each member body interested in a subject for which a technical committee has been
established has the right to be represented on that committee. International organizations, governmental and
non-governmental, in liaison with ISO, also take part in the work. ISO collaborates closely with the International
Electrotechnical Commission (IEC) on all matters of electrotechnical standardization.
International Standards are drafted in accordance with the rules given in the ISO/IEC Directives, Part 2.
The main task of technical committees is to prepare International Standards. Draft International Standards
adopted by the technical committees are circulated to the member bodies for voting. Publication as an
International Standard requires approval by at least 75 % of the member bodies casting a vote.
Attention is drawn to the possibility that some of the elements of this document may be the subject of patent
rights. ISO shall not be held responsible for identifying any or all such patent rights.
ISO 30300 was prepared by Technical Committee ISO/TC 46, Information and documentation, Subcommittee
SC 11, Archives/records management.
ISO 30300 is part of a series of International Standards under the general title Information and documentation —
Management systems for records:
— ISO 30300, Information and documentation — Management systems for records — Fundamentals and
vocabulary
— ISO 30301, Information and documentation — Management systems for records — Requirements
ISO 30300 specifies the terminology for the Management systems for records (MSR) series of standards, and
the objectives and benefits of a MSR; ISO 30301 specifies requirements for a MSR where an organization
needs to demonstrate its ability to create and control records from its business activities for as long as they
are required.
iv © ISO 2011 – All rights reserved

Introduction
Organizational success largely depends upon implementing and maintaining a management system that is
designed to continually improve performance while addressing the needs of all stakeholders. Management
systems offer methodologies to make decisions and manage resources to achieve the organization’s goals.
Creation and management of records are integral to any organization’s activities, processes and systems.
Records enable business efficiency, accountability, risk management and business continuity. They also
enable organizations to capitalize on the value of their information resources as business, commercial and
knowledge assets, and to contribute to the preservation of collective memory, in response to the challenges of
the global and digital environment.
Management System Standards (MSS) provide tools for top management to implement a systematic and
verifiable approach to organizational control in an environment that encourages good business practices.
The standards on management systems for records prepared by ISO/TC 46/SC 11 are designed to assist
organizations of all types and sizes, or groups of organizations with shared business activities, to implement,
operate and improve an effective management system for records (hereafter referred to as a MSR). The MSR
directs and controls an organization for the purposes of establishing a policy and objectives with regard to
records and achieving those objectives. This is done through the use of:
a) defined roles and responsibilities;
b) systematic processes;
c) measurement and evaluation;
d) review and improvement.
Implementation of a records policy and objectives soundly based on the organization’s requirements will ensure
that authoritative and reliable information about, and evidence of, business activities is created, managed and
made accessible to those who need it for as long as required. Successful implementation of good records
policy and objectives results in records and records systems adequate for all of an organization’s purposes.
Implementing a MSR in an organization also helps to ensure the transparency and traceability of decisions
made by responsible management and the recognition of accountability.
The standards on MSR prepared by ISO/TC 46/SC 11 are developed within the MSS framework to be compatible
and to share elements and methodology with other MSS. ISO 15489, and other International Standards and
Technical Reports also developed by ISO/TC 46/SC 11, are the principal tools for designing, implementing,
monitoring and improving records processes and controls, which operate under the governance of the MSR
where organizations determine to deploy MSS methodology.
NOTE ISO 15489 is the foundation standard which codifies best practice for records management operations.
The structure of standards on MSR prepared by ISO/TC 46/SC 11, either published or under preparation, is
shown in Figure 1.
Management systems for records
Related International Standards
standards
and Technical Reports
Governance framework for records
Implementation of records processes
ISO 30300
ISO 15489
ISO 23081 ISO/TR
Fundamentals
Management systems for
Records
Metadata for 26122
records - Fundamentals
& terminology
management
records. Work
and vocabulary
Part 1 -
Part 1 - Principles process
General
analysis for
Part 2 - Conceptual
records
Part 2 -
ISO 30301
and implementation
Guidelines
Management systems for
Requirements
issues
records - Requirements
Part 3 - Self
assessment method
ISO 30303
Management systems for
records - Requirements for
bodies providing audit and
ISO 13008 ISO 16175
ISO/TR
certification
Digital records Principles and
conversion and functional
Implement-
migration requirements for
ation
ISO 30302
Guidelines
process records in
Management systems for guidelines
Support high level electronic office
for
records - Guidelines for
structure elements
environments
implementation digitization
Part 1 - Overview
of records
ISO 30304 and statement of
principles
Management systems for
records - Assessment
guide
Part 2 - Guidelines
and functional
requirements for
digital records
management
systems
Part 3 -
Guidelines
and functional
requirements
for records in
business
systems
Figure 1 — Standards on MSR prepared by ISO/TC 46/SC 11
and related International Standards and Technical Reports
These standards apply as a framework for, and as guidance on:
a) establishing systematic management of records policies, procedures and responsibilities, regardless of
the purpose, content or recording medium of the records themselves;
b) determining the responsibilities, authorities and accountabilities of organizations for records and records
policies, procedures, processes and systems;
c) designing and implementing a MSR; and
d) achieving quality outcomes from the MSR through performance assessment and continuous improvement.
These standards are intended to be used by:
1) top management who make decisions regarding the establishment and implementation of management
systems within their organization;
2) people responsible for implementation of MSR, such as professionals in the areas of risk management,
auditing, records, information technology and information security.
vi © ISO 2011 – All rights reserved

INTERNATIONAL STANDARD ISO 30300:2011(E)
Information and documentation — Management systems for
records — Fundamentals and vocabulary
1 Scope
This International Standard defines terms and definitions applicable to the standards on MSR prepared by
ISO/TC 46/SC 11. It also establishes the objectives for using a MSR, provides principles for a MSR, describes
a process approach and specifies roles for top management.
This International Standard is applicable to any type of organization that wishes to:
a) establish, implement, maintain and improve a MSR to support its business;
b) assure itself of conformity with its stated records policy;
c) demonstrate conformity with this International Standard by
1) undertaking a self-assessment and self-declaration, or
2) seeking confirmation of its self-declaration by a party external to the organization, or
3) seeking certification of its MSR by an external party.
2 Fundamentals of a MSR
2.1 Relationship between the MSR and the management system
All organizations create and control records as an outcome of performing their activities in order to achieve
organizational objectives.
The MSR establishes the policy, objectives and directives framework for controlling the organization’s records
in records systems and ensures that those records systems meet the organization’s requirements.
Within the framework of the MSR, records processes and controls need to be designed, implemented and
monitored to meet the records policy, objectives and directives. This includes determining how the records
processes and controls are managed by records systems, and how the records relate to all management
systems for assessment purposes as evidence of results.
Management systems themselves, including the MSR, create records. Those records and the way they are
managed in turn feed back into new organizational activities, such as the development of new products or
services. The records can also be used to monitor the operation of the management systems and how well
those systems and activities meet organizational requirements. In this way the MSR governs the records
requirements of other management systems, as well as those of itself.
2.2 Context of the organization
An organization or group of organizations can use all or any element of the standards on MSR prepared by
ISO/TC 46/SC 11 according to its business context and requirements, which include:
a) the size and complexity of the organization or organizations, or the processes requiring records controls;
b) the level of business risk attached to having inadequate records controls;
c) the drive for internal improvement to satisfy current or potential future stakeholder demand;
d) specific stakeholder demands or expectations.
The standards on MSR prepared by ISO/TC 46/SC 11 can be used:
1) for one or more specific business processes within an organization;
2) across a whole organization covering all business processes;
3) for a number of organizations with shared business pr
...

NORME ISO
INTERNATIONALE 30300
Première édition
2011-11-15
Information et documentation — Systèmes
de gestion des documents d’activité —
Principes essentiels et vocabulaire
Information and documentation — Management systems for records —
Fundamentals and vocabulary
Numéro de référence
©
ISO 2011
DOCUMENT PROTÉGÉ PAR COPYRIGHT
Droits de reproduction réservés. Sauf prescription différente, aucune partie de cette publication ne peut être reproduite ni utilisée sous
quelque forme que ce soit et par aucun procédé, électronique ou mécanique, y compris la photocopie et les microfilms, sans l’accord écrit
de l’ISO à l’adresse ci-après ou du comité membre de l’ISO dans le pays du demandeur.
ISO copyright office
Case postale 56 • CH-1211 Geneva 20
Tel. + 41 22 749 01 11
Fax + 41 22 749 09 47
E-mail copyright@iso.org
Web www.iso.org
Publié en Suisse
ii © ISO 2011 – Tous droits réservés

Sommaire Page
Avant-propos .iv
Introduction . v
1 Domaine d’application . 1
2 Principes essentiels d’un SGDA . 1
2.1 Relation entre le SGDA et le système de management général de l’organisme . 1
2.2 Contexte de l’organisme . 1
2.3 Nécessité d’un SGDA . 2
2.4 Principes d’un SGDA . 4
2.5 Approche par processus d’un SGDA . 5
2.6 Rôle de la direction . 6
2.7 Relations avec d’autres systèmes de management . 7
3 Termes et définitions . 7
3.1 Termes relatifs aux documents d’activité . 8
3.2 Termes relatifs au management . 9
3.3 Termes relatifs aux processus de gestion des documents d’activité . 9
3.4 Termes relatifs aux SGDA . 11
Annexe A (informative) Méthodologie utilisée pour élaborer le vocabulaire .12
Bibliographie .15
Index . 16
Avant-propos
L’ISO (Organisation internationale de normalisation) est une fédération mondiale d’organismes nationaux de
normalisation (comités membres de l’ISO). L’élaboration des Normes internationales est en général confiée aux
comités techniques de l’ISO. Chaque comité membre intéressé par une étude a le droit de faire partie du comité
technique créé à cet effet. Les organisations internationales, gouvernementales et non gouvernementales,
en liaison avec l’ISO participent également aux travaux. L’ISO collabore étroitement avec la Commission
électrotechnique internationale (CEI) en ce qui concerne la normalisation électrotechnique.
Les Normes internationales sont rédigées conformément aux règles données dans les Directives ISO/CEI, Partie 2.
La tâche principale des comités techniques est d’élaborer les Normes internationales. Les projets de Normes
internationales adoptés par les comités techniques sont soumis aux comités membres pour vote. Leur publication
comme Normes internationales requiert l’approbation de 75 % au moins des comités membres votants.
L’attention est appelée sur le fait que certains des éléments du présent document peuvent faire l’objet de droits
de propriété intellectuelle ou de droits analogues. L’ISO ne saurait être tenue pour responsable de ne pas avoir
identifié de tels droits de propriété et averti de leur existence.
L’ISO 30300 a été élaborée par le comité technique ISO/TC 46, Information et documentation, sous-comité
SC 11, Gestion des archives courantes et intermédiaires.
L’ISO 30300 fait partie d’une série de Normes internationales présentées sous le titre général Information et
documentation — Systèmes de gestion des documents d’activité:
— ISO 30300, Information et documentation — Systèmes de gestion des documents d’activité — Principes
essentiels et vocabulaire
— ISO 30301, Information et documentation — Systèmes de gestion des documents d’activité — Exigences
L’ISO 30300 spécifie la terminologie employée dans la série de normes relatives aux systèmes de gestion des
documents d’activité, ainsi que les objectifs et les avantages d’un tel système; l’ISO 30301 spécifie les exigences
relatives à un système de gestion des documents d’activité lorsqu’un organisme démontre son aptitude à créer
et à contrôler les documents de ses activités aussi longtemps que ces documents sont nécessaires.
iv © ISO 2011 – Tous droits réservés

Introduction
Le succès organisationnel dépend dans une large mesure de la mise en œuvre et du maintien d’un système
de management conçu dans l’optique d’une amélioration continue des performances tout en répondant aux
besoins de toutes les parties prenantes. Les systèmes de management offrent des méthodologies pour prendre
des décisions et gérer les ressources en vue d’atteindre les objectifs de l’organisme.
La création et la gestion des documents d’activité font partie intégrante des activités, processus et systèmes
de tout organisme. Les documents d’activité contribuent à la performance, à la responsabilité, à la gestion
du risque et à la continuité des activités. Ils permettent également aux organismes de tirer profit de la valeur
de leurs ressources documentaires comme actifs opérationnels, commerciaux et informationnels, tout en
contribuant à la conservation de la mémoire collective, et en répondant aux défis de l’environnement mondial
et numérique.
Les normes de systèmes de management (MSS) fournissent des outils à la direction pour développer une
approche systématique et vérifiable du contrôle organisationnel dans un environnement qui favorise les bonnes
pratiques professionnelles.
Les normes relatives aux systèmes de gestion des documents d’activité préparées par l’ISO/TC 46/SC 11
sont conçues pour aider les organismes de tous types et de toutes tailles, ou les groupements d’organismes
partageant des activités opérationnelles, à mettre en œuvre, exploiter et améliorer un système de gestion
des documents d’activité efficace (que l’on désignera par la suite par SGDA). Le SGDA oriente et contrôle les
actions d’un organisme visant à établir une politique et des objectifs de gestion des documents d’activité et à
atteindre ces objectifs, au moyen de:
a) rôles et responsabilités définis;
b) processus systématiques;
c) mesures et évaluation;
d) revue et amélioration.
La mise en œuvre d’une politique et d’objectifs relatifs aux documents d’activité, solidement fondés sur les
exigences de l’organisme, assurera que des informations fiables et qui font autorité concernant les activités
opérationnelles de l’organisme, ainsi que les preuves associées, sont créées, gérées et mises à disposition de
ceux qui en ont besoin, aussi longtemps que nécessaire. Des processus et des systèmes adéquats de gestion
des documents d’activité adéquats sont nécessaires à la mise en oeuvre réussie de la politique et des objectifs
relatifs aux document d’activité.
La mise en œuvre d’un SGDA au sein d’un organisme contribue également à la transparence et à la traçabilité
des décisions prises par les autorités responsables, ainsi qu’au respect de l’obligation de rendre compte.
Les normes relatives aux SGDA préparées par l’ISO/TC 46/SC 11 sont développées dans le cadre des normes
de systèmes de management afin d’être compatibles et de partager des éléments ainsi qu’une méthodologie
avec d’autres normes de systèmes de management. L’ISO 15489 et les autres Normes internationales et
Rapports techniques également élaborés par l’ISO/TC 46/SC 11 sont les principaux outils pour concevoir,
mettre en œuvre, surveiller et améliorer les processus et contrôles sur les documents d’activité, qui peuvent
s’opérer sous le contrôle du SGDA dans le cas où l’organisme a décidé de déployer une méthodologie fondée
sur une norme de système de management.
NOTE L’ISO 15489 est la norme de base qui définit les bonnes pratiques en matière d’opérations de gestion des
documents d’activité.
La structure des normes de système de management préparées par l’ISO/TC 46/SC 11 est indiquée à la
Figure 1, les normes étant publiées ou en préparation.
Normes de systèmes de gestion des Normes internationales et
Rapports techniques connexes
documents d’activité
Cadre pour la gouvernance des documents d’activité
Mise en œuvre des processus liés aux documents
d’activité
ISO 23081
ISO 15489 ISO/TR
Métadonnées
Records
ISO 30300
pour les
Analyse du
Principes management
Systèmes de gestion des
enregistrements
processus
documents d'activité -
essentiels et Partie 1 -
Partie 1 - des «records»
Principes essentiels et
Principes
terminologie
Principes
vocabulaire directeurs
Partie 2 -
Partie 2 -
Concepts et mise
Guide pratique
en œuvre
Partie 3 -
ISO 30301
Méthode d’auto-
Systèmes de gestion des
Exigences
évaluation
documents d'activité –
Exigences
ISO 30303
ISO 13008 ISO 16175
Systèmes de gestion des
ISO/TR 13028
Processus de Principes et
documents d’activité –
Mise en œuvre
conversion et exigences
Exigences relatives aux
des lignes
fonctionnelles
organismes d’audit et de migration
directrices
certification des documents pour les
pour la
d’activité enregistrements
numérisation
numériques dans les
des
environnements
enregistrements
électroniques
Lignes
de bureau
ISO 30302
directrices
Partie 1 - Aperçu
Systèmes de gestion des
Éléments à l'appui
et déclaration de
documents d’activité - Guide
d'une structure de
principes
de mise en œuvre
haut niveau
Partie 2 - Lignes
directrices et
exigences
fonctionnelles
ISO 30304
pour les
Systèmes de gestion des
systèmes de
documents d’activité - Guide
management
d’évaluation
des
enregistrements
numériques
Partie 3 - Lignes
directrices et
exigences
fonctionnelles
pour les
enregistrements
dans les
systèmes
d'entreprise
Normes de système de management préparées par l’ISO/TC 46/SC 11, et Normes internationales et
Rapports techniques associés
Ces normes s’appliquent comme un cadre et un guide
a) pour la mise en place d’une gestion systématique des politiques, procédures et responsabilités liées aux
documents d’activité, quels que soient leur but, leur contenu ou leur support d’enregistrement,
b) pour définir les responsabilités, les habilitations et les nécessités de rendre compte des organismes concernant
leurs documents d’activité, ainsi que leurs politiques, procédures, processus et systèmes afférents,
c) pour la conception et la mise en œuvre de systèmes de gestion des documents d’activité (SGDA), et
vi © ISO 2011 – Tous droits réservés

d) pour obtenir du SGDA des résultats de qualité, par une évaluation et une amélioration continue des
performances.
Le public auquel s’adressent ces normes est:
1) la direction des organismes, qui prend la décision de mettre en œuvre au sein de ceux-ci des systèmes
de management;
2) les responsables de la mise en œuvre du SGDA, tels que les professionnels de la gestion des risques,
de l’audit, des documents d’activité, des systèmes d’informations et de la sécurité de l’information.
NORME INTERNATIONALE ISO 30300:2011(F)
Information et documentation — Système de gestion des
documents d’activité — Principes essentiels et vocabulaire
1 Domaine d’application
La présente Norme internationale définit les termes et définitions qui s’appliquent aux normes relatives aux
systèmes de gestion des documents d’activité (SGDA) préparées par l’ISO/TC 46/SC 11. Elle établit également
les objectifs associés à l’utilisation d’un SGDA, fournit les principes, décrit une approche par processus et
spécifie les rôles de la direction.
La présente Norme internationale s’applique à tout type d’organisme souhaitant:
a) créer, mettre en œuvre, maintenir et améliorer un SGDA venant à l’appui de ses activités;
b) s’assurer lui-même de la conformité à sa politique déclarée en matière de documents d’activité; et
c) démontrer sa conformité à la présente Norme internationale en:
1) réalisant une auto-évaluation et auto-déclaration, ou
2) demandant une confirmation de son auto-déclaration par un tiers externe à l’organisme, ou
3) demandant une certification de son SGDA par un organisme externe.
2 Principes essentiels d’un SGDA
2.1 Relation entre le SGDA et le système de management général de l’organisme
Tous les organismes créent et contrôlent des informations et documents résultant de l’exercice de leurs
activités, pour atteindre leurs objectifs organisationnels.
Le système de gestion des documents d’activité (SGDA) définit des poli
...

МЕЖДУНАРОДНЫЙ ISO
СТАНДАРТ 30300
Первое издание
2011-11-15
Информация и документация. Системы
управления документами. Основные
положения и словарь
Information and documentation — Management systems for records —
Fundamentals and vocabulary
Ответственность за подготовку русской версии несёт GOST R
(Российская Федерация) в соответствии со статьёй 18.1 Устава ISО

Ссылочный номер
©
ISO 2011
Отказ от ответственности при работе в PDF
Настоящий файл PDF может содержать интегрированные шрифты. В соответствии с условиями лицензирования, принятыми
фирмой Adobe, этот файл можно распечатать или смотреть на экране, но его нельзя изменить, пока не будет получена
лицензия на установку интегрированных шрифтов в компьютере, на котором ведется редактирование. В случае загрузки
настоящего файла заинтересованные стороны принимают на себя ответственность за соблюдение лицензионных условий
фирмы Adobe. Центральный секретариат ISO не несет никакой ответственности в этом отношении.
Adobe - торговый знак Adobe Systems Incorporated.
Подробности, относящиеся к программным продуктам, использованным для создания настоящего файла PDF, можно найти в
рубрике General Info файла; параметры создания PDF оптимизированы для печати. Были приняты во внимание все меры
предосторожности с тем, чтобы обеспечить пригодность настоящего файла для использования комитетами – членами ISO. В
редких случаях возникновения проблемы, связанной со сказанным выше, просим информировать Центральный секретариат
по адресу, приведенному ниже.
ДОКУМЕНТ ЗАЩИЩЕН АВТОРСКИМ ПРАВОМ

Все права сохраняются. Если не указано иное, никакую часть настоящей публикации нельзя копировать или использовать в
какой-либо форме или каким-либо электронным или механическим способом, включая фотокопии и микрофильмы, без
предварительного письменного согласия ISO или IDF, которое должно быть получено после запроса о разрешении,
направленного по адресу, приведенному ниже.

ISO copyright office
Case postale 56 • CH-1211 Geneva 20
Tel. + 41 22 749 01 11
Fax + 41 22 749 09 47
E-mail copyright@iso.org
Web www.iso.org
Опубликовано в Швейцарии
ii © ISO 2011 – Все права сохраняются

Содержание Страница
Предисловие. iv
Введение . v
1 Область применения . 1
2 Основные положения СУД . 1
2.1 Взаимосвязь СУД и системы управления . 1
2.2 Организационная среда . 2
2.3 Потребность в СУД . 2
2.4 Принципы СУД . 5
2.5 Процессный подход к СУД. 6
2.6 Роль высшего руководства . 7
2.7 Взаимосвязь с иными системами управления . 8
3. Термины и определения . 9
3.1 Термины, относящиеся к документам . 9
3.2 Термины, относящиеся к управлению . 10
3.3 Термины, относящиеся к процессам управления документами . 11
3.4 Термины, относящиеся к СУД . 13
Приложение А (информативное) Методология, использованная при разработке словаря . 14
Библиография . 18
Алфавитный указатель . 19
Предисловие
Международная организация по стандартизации (ISO) является всемирной федерацией национальных
органов по стандартизации (органов-членов ISO). Разработка международных стандартов
осуществляется техническими комитетами ISO. Каждый национальный орган-член ISO,
заинтересованный в деятельности, для которой создан технический комитет, имеет право быть
представленным в этом комитете. Международные правительственные и неправительственные
организации, взаимодействуя с ISO, также принимают участие в этой работе. По всем вопросам
стандартизации в области электротехники ISO тесно сотрудничает с Международной
электротехнической комиссией (IEC).
Международные стандарты разрабатываются в соответствии с правилами, приведенными в
директивах ISO/IEC, Часть 2.
Основной задачей технических комитетов является подготовка международных стандартов. Проекты
международных стандартов, одобренные техническими комитетами, рассылаются национальным
органам-членам ISO для голосования. Опубликование в качестве международного стандарта требует
одобрения, по меньшей мере, 75 % национальных органов-членов ISO, принимающих участие в
голосовании.
Необходимо обратить внимание на то, что некоторые элементы настоящего документа могут являться
объектом патентных прав. ISO не несет ответственность за идентификацию указанных патентных прав.
ISO 30300 подготовлен Подкомитетом SC 11, Управление архивами/документами, Технического
комитета ISO TC 46, Информация и документация.
ISO 30300 является частью серии стандартов под общим названием Информация и документация.
Системы управления документами:
— ISO 30300, Информация и документация. Системы управления документами. Основные
положения и словарь
— ISO 30301, Информация и документация. Системы управления документами. Требования
ISO 30300 определяет терминологию серии стандартов на системы управления документами (СУД),
цели и преимущества СУД; ISO 30301 определяет требования к СУД, если организации необходимо
продемонстрировать способность создавать и управлять документами, образующимися в процессе ее
деловой деятельности, в течение необходимого периода времени.
iv © ISO 2011 – Все права сохраняются

Введение
Успех организации во многом зависит от внедрения и сохранения системы управления, которая
разработана для постоянного ее улучшения деятельности и в то же время отвечает потребностям всех
заинтересованных сторон. Системы управления предлагают методологии принятия решений и
управления ресурсами для достижения целей организации.
Создание и управление документами является неотъемлемой частью видов деятельности, процессов
и систем любой организации. Оно приводит к деловой результативности, подотчетности, управлению
риском и непрерывности ведения деловой деятельности. Оно также дает возможность организациям
извлекать выгоду из ценности информационных ресурсов, таких как деловые, коммерческие активы и
активы знаний, а также делать вклад в обеспечение сохранности коллективной памяти в ответ на
вызов глобальной и цифровой среды.
Стандарты на системы управления (ССУ) предоставляют инструментарий для высшего руководства по
применению системного и контролируемого подхода к организационному руководству в среде, которая
способствует применению хорошей деловой практики.
Стандарты на системы управления документами, подготовленные ISO TC 46/SC 11, разработаны для
оказания помощи организациям всех видов и размеров, а также группам организаций с совместной
деловой деятельностью по внедрению, функционированию и улучшению деятельности результативной
системы управления документами (здесь и далее по тексту — СУД). Она направляет и осуществляет
управление в организации с целью установления политики и целей в области документов, а также
достижения этих целей. Это происходит в результате:
a) распределения функций и ответственности;
b) систематизации процессов;
c) обследования и оценки;
d) анализа и улучшения.
Применение политики и целей в области документов, базирующихся на соответствующих требованиях
организации, будет гарантировать, что официальная и достоверная информация, а также
доказательства деловой деятельности создаются, управляемы, контролируемы и доступны для тех,
кому она необходима, в течение установленного периода времени. Результатом успешного
применения грамотно разработанных политики и целей в области документов являются документы и
документные системы, соответствующие всем целям организации.
Внедрение в организации СУД также помогает гарантировать прозрачность и прослеживаемость
решений, принятых ответственным руководством, и признание подотчетности.
Стандарты на СУД, подготовленные ISO TC 46/SC 11, разработаны в рамках ССУ с целью
совместимости и применения общих элементов и методологии с иными ССУ. ISO15489, а также иные
международные стандарты и технические отчеты, разработанные ISO TC 46/SC 11, являются
основными средствами по проектированию, применению, мониторингу и улучшению документных
процессов и средств управления документами (включая управленческие действия), которые могут
быть выполнены под руководством СУД в случае, если организации решают применять методологию
ССУ.
ПРИМЕЧАНИЕ ISO 15489 является основополагающим стандартом, который закрепляет лучшую практику в
отношении действий по управлению документами.
Структура стандартов на СУД, подготовленных ISO TC 46/SC 11, как опубликованных, так и
находящихся в процессе разработки, представлена на Рисунке 1.
Рисунок 1 — Стандарты на СУД, подготовленные ISO TC 46/SC 11
и взаимосвязанные международные стандарты и технические отчеты
Настоящие стандарты применяются как основа для и как руководство по:
a) установлению системного управления документной политикой, процедурами и ответственностью,
вне зависимости от целей, содержания или носителя информации самих документов;
b) определению ответственности, полномочий и отчетности организаций в отношении документов и
документной политики, процедур, процессов и систем;
c) проектированию и внедрению СУД; и
d) достижению качественных результатов от применения СУД благодаря оценке ее деятельности и
постоянному совершенствованию.
Настоящие стандарты предназначены для:
1) высшего руководства, которое принимает решения по установлению и внедрению систем
управления в организации;
2) людей, ответственных за внедрение СУД, таких как специалистов в областях управления
риском, аудита, документов, информационных технологий и защиты информации.
vi © ISO 2011 – Все права сохраняются

МЕЖДУНАРОДНЫЙ СТАНДАРТ ISO 30300:2011(R)

Информация и документация. Системы управления
документами. Основные положения и словарь
1 Область применения
Настоящий международный стандарт определяет термины и определения, применяемые к стандартам
на СУД, подготовленным ISO TC 46/SC 11. Он также устанавливает цели использования СУД,
содержит принципы СУД, описывает процессный подход и распределяет функции высшего
руководства.
Настоящий международный стандарт применим к организации любого типа, которая желает:
a) установить, внедрить, сохранять и улучшать СУД для обеспечения своей деловой деятельности;
b) обеспечить соответствие установленной документной политике;
c) продемонстрировать соответствие настоящему международному стандарту путем
1) выполнения обязательств по оценке и декларированию соответствия самой организацией, или
2) подтверждения декларирования, осуществленного организацией, у сторонней организации, или
3) сертификации СУД сторонней организацией.
2 Основные положения СУД
2.1 Взаимосвязь СУД и системы управления
Все организации создают и управляют документами как результатом осуществления их деятельности
для достижения организационных целей.
СУД устанавливает политику, цели и основополагающие требования для управления документами
организации в документных системах и гарантирует, что эти документные системы соответствуют
требованиям организации.
В рамках СУД должны быть разработаны, внедрены и контролируемы документные процессы и
средства управления ими в целях соответствия документной политике, целям и требованиям. Для
этого необходимо определить, каким образом документные системы управляют документными
процессами и средствами управления ими, а также каким образом документы взаимодействуют со
всеми системами управления в целях оценки их результатов и как доказательство.
Документы создаются в рамках каждой системы управления, в том числе СУД. В свою очередь, эти
документы и способы управления ими являются частью новых видов организационной деятельности,
таких как разработка новой продукции или услуг. Документы могут быть также использованы для
проверки работы систем управления и определения, насколько эти системы и виды деятельности
отвечают требованиям организации. Таким образом, СУД руководит требованиями к документам иных
систем управления, как и самими системами.
2.2 Организационная среда
Организация или группа организаций могут использовать все или часть элементов стандартов на СУД,
подготовленных ISO TC 46/SC 11, согласно контексту и требованиям ведения деловой деятельности,
которые включают следующие условия:
a) размер и сложность организации или организаций или процессов со средствами управления ими;
b) уровень риска ведения деловой деятельности, связанный с применением средств управления
документами, не отвечающих установленным требованиям;
c) стремление к внутреннему совершенствованию для удовлетворения текущих и потенциальных
...