ISO 30405:2023
(Main)Human resource management — Guidelines on recruitment
Human resource management — Guidelines on recruitment
This document provides guidance on how to attract, source, assess and employ people with the goal of meeting the organizational needs while fostering a positive candidate experience. It focuses on key processes and practices, including: — preparing and planning; — managing the different phases and stakeholders; — reviewing and learning. This document can be used by any organization, regardless of type or size. NOTE This document can be used by anyone managing or performing the recruitment function, whether this is a dedicated role within the organization or an additional task for someone with another role, as well as those who evaluate, teach or consult in recruitment.
Management des ressources humaines — Lignes directrices relatives au recrutement
Le présent document fournit des recommandations sur la façon d’attirer, de rechercher, d’évaluer et d’embaucher des personnes afin de satisfaire les besoins organisationnels tout en favorisant une expérience du candidat positive. Il se concentre sur des processus et pratiques clés, notamment: — la préparation et la planification; — la gestion des différentes phases et parties prenantes; — la revue et l’apprentissage. Le présent document peut être utilisé par toute organisation, indépendamment de son type ou de sa taille. NOTE Le présent document peut être utilisé par toute personne gérant ou assurant des fonctions de recrutement (que ce poste soit dédié à cette tâche ou qu’il s’agisse d’une tâche incombant à une personne assurant un autre rôle au sein de l’organisation), aux personnes qui évaluent, forment ou conseillent en matière de recrutement.
General Information
Relations
Standards Content (Sample)
INTERNATIONAL ISO
STANDARD 30405
Second edition
2023-06
Human resource management —
Guidelines on recruitment
Management des ressources humaines — Lignes directrices relatives
au recrutement
Reference number
© ISO 2023
All rights reserved. Unless otherwise specified, or required in the context of its implementation, no part of this publication may
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or ISO’s member body in the country of the requester.
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CP 401 • Ch. de Blandonnet 8
CH-1214 Vernier, Geneva
Phone: +41 22 749 01 11
Email: copyright@iso.org
Website: www.iso.org
Published in Switzerland
ii
Contents Page
Foreword .iv
Introduction .v
1 Scope . 1
2 Normative references . 1
3 Terms and definitions . 1
4 Recruitment guidelines .3
4.1 General . 3
4.2 Preparing and planning the recruitment process . 4
4.2.1 Requisition . 4
4.2.2 Planning . 4
4.2.3 Confidentiality and data protection . 6
4.3 Attract . 6
4.4 Source . 7
4 . 5 A s s e s s . 7
4.5.1 General considerations . 7
4.5.2 The ratio of candidates to vacancies . 8
4.5.3 The identified knowledge, skills, abilities and other characteristics required . 8
4.5.4 Cost and effectiveness . 8
4.6 Decision-making . 8
4.7 Pre-boarding . 9
5 Learning and continual improvement .10
Annex A (informative) Employer brand and recruitment .11
Annex B (informative) Artificial intelligence .13
Annex C (informative) Verification .15
Bibliography .16
iii
Foreword
ISO (the International Organization for Standardization) is a worldwide federation of national standards
bodies (ISO member bodies). The work of preparing International Standards is normally carried out
through ISO technical committees. Each member body interested in a subject for which a technical
committee has been established has the right to be represented on that committee. International
organizations, governmental and non-governmental, in liaison with ISO, also take part in the work.
ISO collaborates closely with the International Electrotechnical Commission (IEC) on all matters of
electrotechnical standardization.
The procedures used to develop this document and those intended for its further maintenance are
described in the ISO/IEC Directives, Part 1. In particular, the different approval criteria needed for the
different types of ISO documents should be noted. This document was drafted in accordance with the
editorial rules of the ISO/IEC Directives, Part 2 (see www.iso.org/directives).
Attention is drawn to the possibility that some of the elements of this document may be the subject of
patent rights. ISO shall not be held responsible for identifying any or all such patent rights. Details of
any patent rights identified during the development of the document will be in the Introduction and/or
on the ISO list of patent declarations received (see www.iso.org/patents).
Any trade name used in this document is information given for the convenience of users and does not
constitute an endorsement.
For an explanation of the voluntary nature of standards, the meaning of ISO specific terms and
expressions related to conformity assessment, as well as information about ISO's adherence to
the World Trade Organization (WTO) principles in the Technical Barriers to Trade (TBT), see
www.iso.org/iso/foreword.html.
This document was prepared by Technical Committee ISO/TC 260, Human resource management.
This second edition cancels and replaces the first edition (ISO 30405:2016), which has been technically
revised.
The main changes are as follows:
— document restructured to include a practical approach to create a positive candidate experience;
— structure now follows the phases of the recruitment process within the hiring organization;
— information about the relevance of describing requirements of a position included;
— new Annex B on artificial intelligence added;
— previous Annexes C and D deleted;
— information on data protection and privacy advice added;
— new Annex C added, presenting options for checking work eligibility and background information of
candidates;
— definition of the candidate experience broadened to include not only the best-fitting candidates in
the final stages of the recruitment process but also all applicants, candidates and persons interacting
with the organization during the recruitment process but not hired.
Any feedback or questions on this document should be directed to the user’s national standards body. A
complete listing of these bodies can be found at www.iso.org/members.html.
iv
Introduction
0.1 General
Recruitment is one of the most impactful functions of human resource management. Recruitment is a
dynamic, complex process which does not always fit a linear model. An open systems approach with
continual learning will be as beneficial here as with other human resource management systems. This
document focuses on the necessary activities an organization undertakes to attract, source, assess and
employ people, including both internal and external candidates.
The impact of recruitment on organizational performance is known and was highlighted in a milestone
survey of 4 288 executives from 102 countries conducted in 2012 by the World Federation of People
Management Association (WFPMA), which showed that organizations ranked in the top 20 % in terms
of ability to deliver on recruiting experienced up to 3,5 times the revenue growth and as much as twice
[17]
the average profit margin of other organizations.
More recently, the body of evidence which confirms the central role of hiring for success has been
growing. Risks identified by leaders are increasingly directed to the availability of skills and talents to
[14],[15]
realize entrepreneurial goals. Although the pandemic of 2020 and the following years changed
the priorities of human resource management in organizations throughout the world, in the 2021
[10]
survey of WFPMA the critical importance of recruitment for organizations was confirmed.
This document provides guidance on effective and efficient processes and practices for the recruitment
of people that support the achievement of organizational and recruitment objectives. It also includes
guidance on promoting a positive candidate experience and the link with the employer brand.
0.2 Relationship with human resource management in the context of the organization
The recruitment process is required when an organization identifies a need for skills, knowledge,
capability or talent, often leading to a requisition. It includes phases to attract, source, assess and
employ people.
Figure 1 illustrates an exemplary of the overall recruitment process with its phases from the starting
point to the end point. It highlights the candidate experience as a dimension that is influenced by every
single recruitment phase and that itself affects these.
Organizational needs, HR policies and objectives, and the legal and social environment, including
labour relations and workforce planning, may contribute to the identification of the recruitment need
and how the recruitment is carried out. This document outlines a process for successfully meeting the
organization's recruitment needs.
For more in-depth information on workforce planning, see ISO 30409.
Figure 1 — Overview of the recruitment process
v
Anything an organization does can impact its employer brand and its attractiveness to candidates. In
Figure 1, “Attract” refers to activities to attract candidates for identified vacancies.
0.3 Structure of the document
This document follows the phases of recruitment shown in Figure 1.
It provides recommendations throughout the recruitment process, including typical instances of
interaction up to the new hire's start date.
This structure helps align organizational activities, processes and functions with the needs of the
organization and all applicants and candidates.
vi
INTERNATIONAL STANDARD ISO 30405:2023(E)
Human resource management — Guidelines on
recruitment
1 Scope
This document provides guidance on how to attract, source, assess and employ people with the goal
of meeting the organizational needs while fostering a positive candidate experience. It focuses on key
processes and practices, including:
— preparing and planning;
— managing the different phases and stakeholders;
— reviewing and learning.
This document can be used by any organization, regardless of type or size.
NOTE This document can be used by anyone managing or performing the recruitment function, whether
this is a dedicated role within the organization or an additional task for someone with another role, as well as
those who evaluate, teach or consult in recruitment.
2 Normative references
The following documents are referred to in the text in such a way that some or all of their content
constitutes requirements of this document. For dated references, only the edition cited applies. For
undated references, the latest edition of the referenced document (including any amendments) applies.
ISO 30400, Human resource management — Vocabulary
3 Terms and definitions
For the purposes of this document, the terms and definitions given in ISO 30400 and the following
apply.
ISO and IEC maintain terminology databases for use in standardization at the following addresses:
— ISO Online browsing platform: available at https:// www .iso .org/ obp
— IEC Electropedia: available at https:// www .electropedia .org/
3.1
applicant
person who is interested in and who has applied for a job
3.2
applicant pool
people who have formally applied for a specific job
3.3
assess
ascertain or measure work-related knowledge, skills, abilities or other characteristics of an individual
[SOURCE: ISO 30400:2022, 3.15.2, modified — Definition revised.]
3.4
assessment
systematic method and procedure for ascertaining or measuring work-related knowledge, skills,
abilities or other characteristics
...
NORME ISO
INTERNATIONALE 30405
Deuxième édition
2023-06
Management des ressources
humaines — Lignes directrices
relatives au recrutement
Human resource management — Guidelines on recruitment
Numéro de référence
DOCUMENT PROTÉGÉ PAR COPYRIGHT
© ISO 2023
Tous droits réservés. Sauf prescription différente ou nécessité dans le contexte de sa mise en œuvre, aucune partie de cette
publication ne peut être reproduite ni utilisée sous quelque forme que ce soit et par aucun procédé, électronique ou mécanique,
y compris la photocopie, ou la diffusion sur l’internet ou sur un intranet, sans autorisation écrite préalable. Une autorisation peut
être demandée à l’ISO à l’adresse ci-après ou au comité membre de l’ISO dans le pays du demandeur.
ISO copyright office
Case postale 401 • Ch. de Blandonnet 8
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Tél.: +41 22 749 01 11
E-mail: copyright@iso.org
Web: www.iso.org
Publié en Suisse
ii
Sommaire Page
Avant-propos .iv
Introduction . vi
1 Domaine d’application . 1
2 Références normatives .1
3 Termes et définitions . 1
4 Lignes directrices relatives au recrutement. 3
4.1 Généralités . 3
4.2 Préparer et planifier le processus de recrutement . 4
4.2.1 Demande de personnel . 4
4.2.2 Planification. 5
4.2.3 Confidentialité et protection des données . 6
4.3 Attraction . 7
4.4 Recherches . 7
4.5 Évaluation . 8
4.5.1 Considérations générales . 8
4.5.2 Ratio du nombre de candidats par rapport au nombre de postes vacants . 9
4.5.3 Connaissances, compétences, aptitudes et autres caractéristiques
identifiées et exigées . 9
4.5.4 Coûts et efficacité . 9
4.6 Prise de décision . 9
4.7 Pré-intégration . 10
5 Apprentissage et amélioration continue .10
Annexe A (informative) Marque employeur et recrutement .12
Annexe B (informative) Intelligence artificielle .15
Annexe C (informative) Vérification .17
Bibliographie .19
iii
Avant-propos
L'ISO (Organisation internationale de normalisation) est une fédération mondiale d'organismes
nationaux de normalisation (comités membres de l'ISO). L'élaboration des Normes internationales est
en général confiée aux comités techniques de l'ISO. Chaque comité membre intéressé par une étude
a le droit de faire partie du comité technique créé à cet effet. Les organisations internationales,
gouvernementales et non gouvernementales, en liaison avec l'ISO participent également aux travaux.
L'ISO collabore étroitement avec la Commission électrotechnique internationale (IEC) en ce qui
concerne la normalisation électrotechnique.
Les procédures utilisées pour élaborer le présent document et celles destinées à sa mise à jour sont
décrites dans les Directives ISO/IEC, Partie 1. Il convient en particulier de prendre note des différents
critères d'approbation requis pour les différents types de documents ISO. Le présent document
a été rédigé conformément aux règles de rédaction données dans les Directives ISO/IEC, Partie 2
(voir www.iso.org/directives).
L'attention est attirée sur le fait que certains des éléments du présent document peuvent faire l'objet de
droits de propriété intellectuelle ou de droits analogues. L'ISO ne saurait être tenue pour responsable
de ne pas avoir identifié de tels droits de propriété et averti de leur existence. Les détails concernant
les références aux droits de propriété intellectuelle ou autres droits analogues identifiés lors de
l'élaboration du document sont indiqués dans l'Introduction et/ou dans la liste des déclarations de
brevets reçues par l'ISO (voir www.iso.org/brevets).
Les appellations commerciales éventuellement mentionnées dans le présent document sont données
pour information, par souci de commodité, à l'intention des utilisateurs et ne sauraient constituer un
engagement.
Pour une explication de la nature volontaire des normes, la signification des termes et expressions
spécifiques de l'ISO liés à l'évaluation de la conformité, ou pour toute information au sujet de l'adhésion
de l'ISO aux principes de l'Organisation mondiale du commerce (OMC) concernant les obstacles
techniques au commerce (OTC), voir le lien suivant: www.iso.org/avant-propos.
Le présent document a été élaboré par le comité technique ISO/TC 260, Management des ressources
humaines.
Cette deuxième édition annule et remplace la première édition (ISO 30405:2016), qui a fait l’objet d’une
révision technique.
Les principales modifications sont les suivantes:
— restructuration du présent document pour y inclure une approche pratique visant à créer une
expérience positive pour le candidat;
— restructuration du présent document pour qu’il suive désormais les phases du processus de
recrutement au sein de l’organisation recrutant;
— ajout d’informations sur la pertinence de décrire les exigences relatives à un poste;
— ajout d’une nouvelle Annexe B relative à l’intelligence artificielle;
— suppression des précédentes Annexes C et D;
— ajout d’informations sur la protection des données et de conseils concernant la confidentialité;
— ajout d’une nouvelle Annexe C présentant des moyens possibles de vérifier l’éligibilité au travail
ainsi que les antécédents des candidats;
— élargissement de la définition de l’expérience du candidat pour inclure non seulement les meilleurs
candidats pour un poste lors des étapes finales du recrutement, mais également tous les postulants,
candidats et personnes qui ont été en contact avec l’organisation dans le cadre d’un processus de
recrutement sans avoir été retenus.
iv
Il convient que l'utilisateur adresse tout retour d'information ou toute question concernant le présent
document à l'organisme national de normalisation de son pays. Une liste exhaustive desdits organismes
se trouve à l'adresse www.iso.org/fr/members.html.
v
Introduction
0.1 Généralités
Le recrutement est l’une des fonctions les plus critiques du management des ressources humaines. Il
s’agit d’un processus dynamique et complexe qui ne suit pas toujours un modèle linéaire. Une approche
en système ouvert et en apprentissage continu se révèlera tout aussi bénéfique dans ce cas que dans
d’autres systèmes de management des ressources humaines. Le présent document se concentre sur les
activités nécessaires qu’une organisation entreprend pour attirer, rechercher, évaluer et embaucher
des personnes, qu’il s’agisse de candidats en interne ou en externe.
L’incidence du recrutement sur les performances organisationnelles est connu et a été mise en évidence
lors d’une enquête clé menée en 2012 sur 4 288 cadres issus de 102 pays et réalisée par la Fédération
mondiale des associations en ressources humaines (WFPMA, de l’anglais World Federation for People
Management Associations). Cette enquête a montré que les organisations faisant partie des 20 %
meilleures en termes d’aptitude en matière de recrutement ont réussi à augmenter leurs recettes
jusqu’à 3 fois et demie et à atteindre une marge bénéficiaire moyenne deux fois plus importante que
[17]
celle d’autres organisations .
Les preuves confirmant le rôle clé du recrutement dans la réussite d’une organisation se sont récemment
étoffées. Les risques identifiés par les responsables sont de plus en plus liés à la disponibilité des
[14],[15]
compétences et des talents quand il s’agit d’atteindre des objectifs entrepreneuriaux . Même si la
pandémie de 2020 et les années qui ont suivi ont changé les priorités du management des ressources
humaines dans les organisations du monde entier, l’étude de la WFPMA menée en 2021 a confirmé
[10]
l’importance cruciale du recrutement pour les organisations .
Le présent document fournit des recommandations relatives aux processus et pratiques efficaces et
efficients pour le recrutement du personnel qui contribuent à l’atteinte des objectifs organisationnels et
de recrutement. Il offre également des recommandations pour encourager la création d’une expérience
positive pour le candidat et renforcer le lien avec la marque employeur.
0.2 Relation avec le management des ressources humaines dans le contexte de l’organisation
Le processus de recrutement est requis dès lors qu’une organisation identifie un besoin en compétences,
connaissances, capacités ou talents, ce qui entraîne souvent une demande de personnel. Il comprend les
phases d’attraction, de recherches, d’évaluation et d’embauche des personnes.
La Figure 1 illustre un exemple de processus de recrutement global, de la première à la dernière phase.
Elle considère que l’expérience du candidat et chaque phase du recrutement s’influencent mutuellement.
Les besoins organisationnels, les politiques et objectifs des ressources humaines ainsi que
l’environnement légal et social, y compris les relations de travail et la planification de la main d’œuvre,
peuvent participer à l’identification du besoin en recrutement et impacte la manière de recruter. Le
présent document met en avant un processus destiné à satisfaire les besoins en recrutement d’une
organisation.
Pour des informations plus détaillées sur la planification de la main d’œuvre, voir l’ISO 30409.
vi
Figure 1 — Vue d’ensemble du processus de recrutement
La moindre action d’une organisation peut avoir un impact sur la marque employeur ainsi que sur son
attractivité auprès des candidats. Dans la Figure 1, «Attirer» fait référence aux activités destinées à
attirer les candidats afin de pourvoir les postes vacants identifiés.
0.3 Structure du document
Le présent document suit les phases de recrutement indiquées à la Figure 1.
Il fournit des recommandations concernant l'intégralité du processus de recrutement jusqu’au premier
jour de travail du nouvel employé, y compris toutes les interactions types entre deux.
Cette structure permet d’aligner les activités, les processus et les fonctions organisationnels avec les
besoins de l’organisation ainsi qu’avec ceux de tous les postulants et candidats.
vii
NORME INTERNATIONALE ISO 30405:2023(F)
Management des ressources humaines — Lignes
directrices relatives au recrutement
1 Domaine d’application
Le présent document fournit des recommandations sur la façon d’attirer, de rechercher, d’évaluer et
d’embaucher des personnes afin de satisfaire les besoins organisationnels tout en favorisant une
expérience du candidat positive. Il se concentre sur des processus et pratiques clés, notamment:
— la préparation et la planification
...
Questions, Comments and Discussion
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