SIST-TP ISO/TR 26122:2014

TECHNICAL ISO/TR
REPORT 26122
First edition
2008-06-15
Information and documentation — Work
process analysis for records
Information et documentation — Analyse du processus des «records»

Reference number
©
ISO 2008
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Published in Switzerland
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Contents Page
Foreword. iv
Introduction . v
1 Scope . 1
2 Normative references . 1
3 Terms and definitions. 2
4 Undertaking work process analysis . 2
4.1 General. 2
4.2 Records dimension of work process analysis . 3
4.3 Scope and scale of work process analysis.3
4.4 Participants and validation . 4
4.5 Responsibilities . 4
5 Contextual review . 5
5.1 General. 5
5.2 Outcomes of the contextual review . 6
6 Functional analysis. 6
6.1 General. 6
6.2 Analysis of the functions . 7
7 Sequential analysis. 8
7.1 General. 8
7.2 Identifying the sequence of transactions in a process. 10
7.3 Outcomes of the analysis of the sequence of transactions in a process. 10
7.4 Identifying and analysing the variations to the process . 10
7.5 Outcomes of the analysis of variations to the process. 11
7.6 Establishing the rules governing the identified constituent transactions . 11
7.7 Outcomes of the analysis of the rules base for transactions . 12
7.8 Identifying the links to other processes. 12
7.9 Outcomes of the analysis of the links to other processes. 13
8 Validating the analysis of the work process with the participants. 13
8.1 General. 13
8.2 Validation process. 14
8.3 Outcomes of the validation with the participants . 14
Bibliography . 15

Foreword
ISO (the International Organization for Standardization) is a worldwide federation of national standards bodies
(ISO member bodies). The work of preparing International Standards is normally carried out through ISO
technical committees. Each member body interested in a subject for which a technical committee has been
established has the right to be represented on that committee. International organizations, governmental and
non-governmental, in liaison with ISO, also take part in the work. ISO collaborates closely with the
International Electrotechnical Commission (IEC) on all matters of electrotechnical standardization.
International Standards are drafted in accordance with the rules given in the ISO/IEC Directives, Part 2.
The main task of technical committees is to prepare International Standards. Draft International Standards
adopted by the technical committees are circulated to the member bodies for voting. Publication as an
International Standard requires approval by at least 75 % of the member bodies casting a vote.
In exceptional circumstances, when a technical committee has collected data of a different kind from that
which is normally published as an International Standard (“state of the art”, for example), it may decide by a
simple majority vote of its participating members to publish a Technical Report. A Technical Report is entirely
informative in nature and does not have to be reviewed until the data it provides are considered to be no
longer valid or useful.
Attention is drawn to the possibility that some of the elements of this document may be the subject of patent
rights. ISO shall not be held responsible for identifying any or all such patent rights.
ISO/TR 26122 was prepared by Technical Committee ISO/TC 46, Information and documentation,
Subcommittee SC 11, Archives/records management.
iv © ISO 2008 – All rights reserved

Introduction
All organizations, regardless of their size or the nature of their business, exist and act to achieve certain goals
and objectives. To realize its own specific goals and objectives, each organization will determine and apply
appropriate work processes which constitute the organization's business.
Every organization generates records from its work processes. These records constitute evidence of the
organization's goals and objectives, of its decisions and of its transactions. To fully understand these
“business records”, it is necessary to understand the work processes that generated them. This understanding
can also be used to identify the records that should be generated from work processes and to manage them
through time as assets of the organization.
Work process analysis for records is undertaken to determine the requirements for records creation, capture
and control. It describes and analyses what happens in a function in a specific business context. It cannot take
place in the abstract but is dependent on accurate information gathering and a well-grounded understanding
of the organization's context and mission.
This Technical Report is intended for:
⎯ records professionals (or persons assigned within an organization for managing records) responsible for
creating and managing records in either a business system or dedicated records application software;
⎯ system/business analysts responsible for designing business processes and/or systems that will create or
manage records.
For the purposes of this Technical Report, work process analysis involves identifying:
a) the relationship between work processes and their business context;
b) the relationship between work processes and the rules governing their application (as derived from the
relevant regulatory environment);
c) the hierarchical decomposition of work processes into their component or constituent parts; and
d) the sequential interdependence between discrete work processes or single transactions
Analysis of work processes for the purposes of creation and control of records serves to:
⎯ provide a clear identification of records creation requirements, facilitating automatic capture and
management of records as the work is performed; and
⎯ define business contextual links between records, and thereby lead to their logical arrangement and
grouping, thus ensuring clear documentation of work processes and facilitating retrieval, retention and
disposition of the records based on knowledge of the business.
Work process analysis supports the integration of the capture of records as the work is undertaken.
Processing orders and accounts, payment of wages, managing assets, stock control or quality assurance
systems and contract management are examples of work processes in which the creation of records is
normally integrated with processing the transactions. Integrating records processes into automation protocols
applied to work processes will ensure that organizations' records are created, captured and controlled
systematically in their business systems.
TECHNICAL REPORT ISO/TR 26122:2008(E)

Information and documentation — Work process analysis for
records
1 Scope
This Technical Report provides guidance on work process analysis from the perspective of the creation,
capture and control of records.
It identifies two types of analyses, namely
a) functional analysis (decomposition of functions into processes), and
b) sequential analysis (investigation of the flow of transactions).
Each analysis entails a preliminary review of context (i.e. mandate and regulatory environment) appropriate
for the analysis. The components of the analysis can be undertaken in various combinations and in a different
order from that described here, depending on the nature of the task, the scale of the project, and the purpose
of the analysis. Guidance provided in the form of lists of questions/matters to be considered under each
element of the analysis is also included.
This Technical Report describes a practical application of the theory outlined in ISO 15489. As such, it is
independent of technology (i.e. can be applied regardless of the technological environment), although it can
be used to assess the adequacy of technical tools that support an organization's work processes.
This Technical Report focuses on existing work processes rather than on facilitating “workflow” (i.e. the
automation of a business process in whole or part, during which documents, information or tasks are passed
from one participant to another for action, according to a set of procedural rules as outlined in Reference [1] of
the Bibliography).
2 Normative references
The following referenced documents are indispensable for the application of this document. For dated
references, only the edition cited applies. For undated references, the latest edition of the referenced
document (including any amendments) applies.
ISO 15489-1:2001, Information and documentation — Records management — Part 1: General
ISO/TR 15489-2:2001, Information and documentation — Records management — Part 2: Guidelines
ISO 23081-1:2006, Information and documentation — Records management processes — Metadata for
records — Part 1: Principles
ISO/TS 23081-2:2007, Information and documentation — Records management processes — Metadata for
records — Part 2: Conceptual and implementation issues
3 Terms and definitions
For the purpose of this document, the terms and definitions given in ISO 15489-1 and ISO 15489-2,
ISO 23081-1 and ISO 23081-2, and the following apply.
3.1
documentation
collection of documents describing operations, instructions, decisions, procedures and business rules related
to a given function, process or transaction
3.2
functional analysis
grouping together of all the processes undertaken to achieve a specific, strategic, goal of an organization,
which uncovers relationships between functions, processes and transactions which have implications for
managing records
3.3
sequence
series of transactions connected by the
...

RAPPORT ISO/TR
TECHNIQUE 26122
Première édition
2008-06-15
Information et documentation —
Analyse des processus pour la gestion
des informations et documents
d’activité
Information and documentation — Work process analysis for records
Numéro de référence
©
ISO 2008
DOCUMENT PROTÉGÉ PAR COPYRIGHT
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Version française parue en 2014
Publié en Suisse
ii © ISO 2008 – Tous droits réservés

Sommaire Page
Avant-propos .iv
Introduction .v
1 Domaine d’application . 1
2 Références normatives . 1
3 Termes et définitions . 1
4 Réaliser l’analyse des processus . 2
4.1 Généralités . 2
4.2 Prise en compte des documents d’activité dans l’analyse des processus . 2
4.3 Périmètre et dimensionnement de l’analyse des processus . 3
4.4 Participants et validation . 4
4.5 Responsabilités . 4
5 Revue du contexte . 5
5.1 Généralités . 5
5.2 Résultats de la revue du contexte . 6
6 Analyse fonctionnelle . 6
6.1 Généralités . 6
6.2 Analyse des fonctions . 6
7 Analyse séquentielle . 8
7.1 Généralités . 8
7.2 Identification de l’enchainement des transactions dans un processus . 9
7.3 Résultats de l’analyse de l’enchainement d’activités dans un processus .10
7.4 Identification et analyse des écarts dans le processus .10
7.5 Résultats de l’analyse des écarts dans le processus .11
7.6 Etablissement des règles d’identification des composantes des activités.11
7.7 Résultats de l’analyse des règles de base pour les transactions.12
7.8 Identification des liens vers d’autres processus .12
7.9 Résultats de l’analyse des liens avec d’autres processus .13
8 Validation de l’analyse des processus avec les acteurs.13
8.1 Généralités .13
8.2 Processus de validation .14
8.3 Résultats de la validation avec les acteurs .14
Bibliographie .15
Avant-propos
L’ISO (Organisation internationale de normalisation) est une fédération mondiale d’organismes
nationaux de normalisation (comités membres de l’ISO). L’élaboration des Normes internationales est
en général confiée aux comités techniques de l’ISO. Chaque comité membre intéressé par une étude
a le droit de faire partie du comité technique créé à cet effet. Les organisations internationales,
gouvernementales et non gouvernementales, en liaison avec l’ISO participent également aux travaux.
L’ISO collabore étroitement avec la Commission électrotechnique internationale (IEC) en ce qui concerne
la normalisation électrotechnique.
Les procédures utilisées pour élaborer le présent document et celles destinées à sa mise à jour sont
décrites dans les Directives ISO/IEC, Partie 1. Il convient, en particulier de prendre note des différents
critères d’approbation requis pour les différents types de documents ISO. Le présent document a été
rédigé conformément aux règles de rédaction données dans les Directives ISO/IEC, Partie 2, www.iso.
org/directives.
L’attention est appelée sur le fait que certains des éléments du présent document peuvent faire l’objet de
droits de propriété intellectuelle ou de droits analogues. L’ISO ne saurait être tenue pour responsable
de ne pas avoir identifié de tels droits de propriété et averti de leur existence. Les détails concernant les
références aux droits de propriété intellectuelle ou autres droits analogues identifiés lors de l’élaboration
du document sont indiqués dans l’Introduction et/ou sur la liste ISO des déclarations de brevets reçues,
www.iso.org/patents.
Les éventuelles appellations commerciales utilisées dans le présent document sont données pour
information à l’intention des utilisateurs et ne constituent pas une approbation ou une recommandation.
Le comité chargé de l’élaboration du présent document est l’ISO/TC 46, Information et documentation,
sous-comité SC 11, Archives/Gestion des documents d’activité.
iv © ISO 2008 – Tous droits réservés

Introduction
Tous les organismes, indépendamment de leur taille ou de la nature de leur activité, existent et agissent
pour atteindre certains buts et objectifs. Pour réaliser ses propres buts et objectifs, chaque organisme
doit déterminer et appliquer des processus de travail qui constituent les activités de l’organisme.
Chaque organisme génère des documents d’activité issus de ses processus de travail. Ces documents
constituent la preuve de ses buts et objectifs, de ses décisions et de ses opérations. Pour bien comprendre
ces «documents d’activité», il est nécessaire de comprendre les processus de travail qui les ont générés.
Cette compréhension peut également être utilisée pour identifier les documents d’activité qui devraient
être générés à partir des processus de travail et les gérer à travers le temps comme des actifs de
l’organisme.
L’analyse des processus pour gérer les documents d’activité est effectuée pour déterminer les conditions
requises pour la création de documents, la capture et le contrôle. Elle décrit et analyse ce qui se passe
dans une fonction dans un contexte d’affaires spécifique. Elle ne peut pas prendre place dans l’abstrait,
mais dépend de la collecte d’informations exactes et une compréhension bien fondée du contexte et de
la mission de l’organisme.
Le présent Rapport technique est destiné:
— aux professionnels de la gestion documentaire (ou les personnes qui en sont en charge au sein d’un
organisme) responsables de la création et de la gestion des documents d’activité en tant que tels ou
des logiciels de gestion électronique des données;
— aux responsables des systèmes chargés de la conception des processus d’affaires et/ou des systèmes
qui permettront de créer ou gérer les documents d’activité.
Aux fins du présent Rapport technique, le travail d’analyse des processus consiste à identifier:
a) la relation entre les processus de travail et leur contexte;
b) la relation entre les processus de travail et les règles régissant leur application (telles qu’elles
découlent de l’environnement réglementaire applicable);
c) la décomposition hiérarchique des processus de travail dans leur composante ou les parties
constitutives; et
d) l’interdépendance séquentielle entre les processus de travail distincts ou les transactions unitaires.
L’analyse des processus de travail aux fins de la création et le contrôle des documents d’activité sert à:
— fournir une identification claire des documents d’activité, de leurs exigences, d’en faciliter la capture
automatique et la gestion dès que le travail est effectué; et
— définir les liens contextuels entre les documents d’activité, et ainsi conduire à leur classification et
leur regroupement logique en assurant ainsi une documentation claire des processus de travail et
en facilitant la récupération, la conservation et le sort final des documents d’activité sur la base de
connaissances de l’entreprise.
L’analyse des processus de travail soutient l’intégration de la capture de documents d’activité dès que le
travail est effectué. Le traitement des commandes, la comptabilité, le paiement des salaires, la gestion
d’actifs, la gestion des stocks ou les systèmes de gestion de la qualité et la gestion des contrats sont
des exemples de processus de travail dans lequel la création de documents d’activité est normalement
intégrée. L’intégration de la gestion des documents d’activité dans les protocoles d’automatisation
appliquée aux processus de travail veillera à ce que les documents d’activité soient créés, capturés et
contrôlés systématiquement au sein de leur propre activité.
RAPPORT TECHNIQUE ISO/TR 26122:2008(F)
Information et documentation — Analyse des processus
pour la gestion des informations et documents d’activité
1 Domaine d’application
Le présent Rapport technique fournit un guide d’analyse des processus depuis la création, la capture et
le contrôle des documents d’activité.
Il identifie deux types d’analyse, nommées:
a) analyse fonctionnelle (décomposition des fonctions en processus), et
b) analyse séquentielle (analyse du flux des transactions).
Chaque analyse implique un examen préliminaire du contexte approprié (c’est-à-dire responsabilité et
environnement réglementaire). Les composantes de l’analyse peuvent être réalisées en combinaisons
diverses et dans un ordre différent de celui décrit ici, selon la nature de la tâche, l’échelle du projet et
l’objet de l’analyse. Ce rapport intègre aussi des conseils sous forme de listes de questions ou éléments à
considérer pour chaque partie de l’analyse.
Le présent Rapport Technique décrit une application pratique de la théorie décrite dans l’ISO 15489.
Ainsi, il est indépendant de la technologie (c’est-à-dire qu’il peut être appliqué indépendamment de
l’environnement technologique), bien qu’il puisse être utilisé pour évaluer l’adéquation des outils utilisés
pour conduire les activités de l’organisme.
Le présent Rapport Technique se concentre sur des processus existants plutôt que des «workflows»
(c’est-à-dire, l’automatisation de tout ou partie d’un processus, pendant lequel des informations et
documents d’activités ou des tâches sont transférés d’un participant à un autre pour action, selon un
ensemble de règles décrites dans la Référence [1] de la Bibliographie).
2 Références normatives
Les documents suivants, en totalité ou en partie, sont référencés de manière normative dans le présent
document et sont indispensables pour son application. Pour les références datées, seule l’édition citée
s’applique. Pour les références non datées, la dernièr
...