SIST ISO 23081-1:2010

INTERNATIONAL ISO
STANDARD 23081-1
First edition
2006-01-15
Information and documentation —
Records management processes —
Metadata for records —
Part 1:
Principles
Information et documentation — Processus de gestion des
enregistrements — Métadonnées pour les enregistrements —
Partie 1: Principes
Reference number
©
ISO 2006
PDF disclaimer
This PDF file may contain embedded typefaces. In accordance with Adobe's licensing policy, this file may be printed or viewed but
shall not be edited unless the typefaces which are embedded are licensed to and installed on the computer performing the editing. In
downloading this file, parties accept therein the responsibility of not infringing Adobe's licensing policy. The ISO Central Secretariat
accepts no liability in this area.
Adobe is a trademark of Adobe Systems Incorporated.
Details of the software products used to create this PDF file can be found in the General Info relative to the file; the PDF-creation
parameters were optimized for printing. Every care has been taken to ensure that the file is suitable for use by ISO member bodies. In
the unlikely event that a problem relating to it is found, please inform the Central Secretariat at the address given below.

©  ISO 2006
All rights reserved. Unless otherwise specified, no part of this publication may be reproduced or utilized in any form or by any means,
electronic or mechanical, including photocopying and microfilm, without permission in writing from either ISO at the address below or
ISO's member body in the country of the requester.
ISO copyright office
Case postale 56 • CH-1211 Geneva 20
Tel. + 41 22 749 01 11
Fax + 41 22 749 09 47
E-mail copyright@iso.org
Web www.iso.org
Published in Switzerland
ii © ISO 2006 – All rights reserved

Contents Page
Foreword. iv
Introduction . v
1 Scope. 1
2 Normative references. 1
3 Terms and definitions. 1
4 Records management metadata . 2
5 Perspectives and purpose of records management metadata . 2
5.1 Purpose and benefits of records management metadata . 2
5.2 Records management metadata that should be applied in an organization. 3
6 Roles and responsibilities . 4
7 Records management metadata in relation to other metadata areas . 5
7.1 General. 5
7.2 Metadata for e-business. 5
7.3 Metadata for preservation. 5
7.4 Metadata for resource description. 5
7.5 Metadata for resource discovery . 6
7.6 Metadata for rights management . 6
8 Management of metadata. 6
8.1 General. 6
8.2 Levels of application of metadata . 6
8.3 Points throughout the existence of records when metadata should be created and applied. 7
8.4 Processes of metadata management . 7
8.5 Metadata structures. 9
8.6 Role of systems . 10
9 Types of metadata required to support ISO 15489-1 . 10
9.1 Introduction to metadata types . 10
9.2 Metadata about records . 12
9.3 Metadata about the business rules, policies and mandates. 15
9.4 Agent metadata . 16
9.5 Business process metadata. 16
9.6 Metadata about records management processes . 18

Foreword
ISO (the International Organization for Standardization) is a worldwide federation of national standards bodies
(ISO member bodies). The work of preparing International Standards is normally carried out through ISO
technical committees. Each member body interested in a subject for which a technical committee has been
established has the right to be represented on that committee. International organizations, governmental and
non-governmental, in liaison with ISO, also take part in the work. ISO collaborates closely with the
International Electrotechnical Commission (IEC) on all matters of electrotechnical standardization.
International Standards are drafted in accordance with the rules given in the ISO/IEC Directives, Part 2.
The main task of technical committees is to prepare International Standards. Draft International Standards
adopted by the technical committees are circulated to the member bodies for voting. Publication as an
International Standard requires approval by at least 75 % of the member bodies casting a vote.
Attention is drawn to the possibility that some of the elements of this document may be the subject of patent
rights. ISO shall not be held responsible for identifying any or all such patent rights.
ISO 23081-1 was prepared by Technical Committee ISO/TC 46, Information and documentation,
Subcommittee SC 11, Archives/records management.
This first edition cancels and replaces Technical Specification ISO/TS 23081-1:2004, which has been updated
and technically revised.
ISO 23081 consists of the following parts, under the general title Information and documentation — Records
management processes — Metadata for records:
⎯ Part 1: Principles
iv © ISO 2006 – All rights reserved

Introduction
ISO 23081 sets a framework for creating, managing and using records management metadata and explains
the principles that govern them.
This International Standard is a guide to understanding, implementing and using metadata within the
framework of ISO 15489. It addresses the relevance of records management metadata in business processes
1)
and the different roles and types of metadata that support business and records management processes . It
also sets a framework for managing those metadata.
It does not define a mandatory set of records management metadata to be implemented, since these
metadata will differ in detail according to organizational or specific requirements for jurisdiction. However, it
assesses the main existing metadata sets in line with the requirements of ISO 15489.
This part of ISO 23081 sets a framework for creating, managing and using records management metadata
and explains the principles that govern them.
The proposed Parts 2 and 3 will be more explanatory and provide practical guidance on implementation
issues and how to assess records management metadata sets against the principles in this part of ISO 23081.
These future parts will be Technical Reports that should be considered as more time-bound documents that
will need regular updates.
1) In this part of ISO 23081, business and business activity are used as broad terms, not restricted to commercial activity,
but including public administration, non-profit and other activities.
INTERNATIONAL STANDARD ISO 23081-1:2006(E)

Information and documentation — Records management
processes — Metadata for records —
Part 1:
Principles
1 Scope
This part of ISO 23081 covers the principles that underpin and govern records management metadata. These
principles apply through time to:
⎯ records and their metadata;
⎯ all processes that affect them;
⎯ any system in which they reside;
⎯ any organization that is responsible for their management.
2 Normative references
The following referenced documents are indispensable for the application of this document. For dated
references, only the edition cited applies. For undated references, the latest edition of the referenced
document (including any amendments) applies.
ISO 15489-1:2001, Information and documentation — Records management — Part 1: General
3 Terms and definitions
For the purposes of this document, the terms and definitions given in ISO 15489-1 and the following apply.
3.1
agent
individual, workgroup or organization responsible for or involved in record creation, capture and/or records
management processes
3.2
encoding scheme
controlled list of all the acceptable values in natural language and/or as a syntax-encoded text string designed
for machine processing
3.3
schema
logical plan showing the relationships between metadata elements, normally through establishing rules for the
use and management of metadata specifically as regards the semantics, the syntax and the optionality
(obligation level) of values
4 Records management metadata
Metadata management is an inextricable part of records management, serving a variety of functions and
purposes. In a records management context, metadata are defined as data describing the context, content
and structure of records and their management through time (ISO 15489-1:2001, 3.12). As such, metadata
are structured or semi-structured information that enables the creation, registration, classification, access,
preservation and disposition of records through time and within and across domains. Each of these domains
represents an area of intellectual discourse and of social and/or organizational activity with a distinctive or
limited group of people who share certain values and knowledge. Records management metadata can be
used to identify, authenticate and contextualize records and the people, processes and systems that create,
manage, maintain and use them and the policies that govern them (see 9.1).
Initially, metadata define the record at its point of capture, fixing the record into its business context and
establishing management control over it. During the existence of records or their aggregates, new layers of
metadata will be added, because of new uses in other business or usage contexts. This means that metadata
continue to accrue, over time, information relating to the context of the records management and the business
processes in which the records are used and relating to structural changes to the record or its appearance.
Metadata can be sourced or re-used by multiple systems and for multiple purposes. Metadata applied to
records during their active life may also continue to apply when they cease to be required for current business
purposes but are retained for ongoing research or other values.
Metadata ensure authenticity, reliability, usability and integrity over time and enable the management and
understanding of information objects, whether these are physical, analogue or digital. However, metadata also
need to be managed.
Records management has always involved the management of metadata. However, the digital environment
requires a different expression of traditional requirements and different mechanisms for identifying, capturing,
attributing and using metadata. In the digital environment, authoritative records are those accompanied by
metadata defining their critical characteristics. These characteristics must be explicitly documented rather than
being implicit, as in some paper-based processes. In the digital environment, it is essential to ensure that the
creation and capture of records management metadata are implemented in systems that create, capture and
manage records. Conversely, the digital environment presents new opportunities for defining and creating
metadata and ensuring the complete, contemporaneous capture of records. These records can be evidence of
transactions or themselves be transactions.
5 Perspectives and purpose of records management metadata
5.1 Purpose and benefits of records management metadata
Metadata support business and records management processes by:
a) protecting records as evidence and ensuring their accessibility and usability through time;
b) facilitating the ability to understand records;
c) supporting and ensuring the evidential value of records;
d)
...

NORME ISO
INTERNATIONALE 23081-1
Première édition
2006-01-15
Information et documentation —
Processus de gestion des
enregistrements — Métadonnées pour les
enregistrements —
Partie 1:
Principes
Information and documentation — Records management processes —
Metadata for records —
Part 1: Principles
Numéro de référence
©
ISO 2006
DOCUMENT PROTÉGÉ PAR COPYRIGHT
Droits de reproduction réservés. Sauf prescription différente, aucune partie de cette publication ne peut être reproduite ni utilisée sous
quelque forme que ce soit et par aucun procédé, électronique ou mécanique, y compris la photocopie et les microfilms, sans l’accord écrit
de l’ISO à l’adresse ci-après ou du comité membre de l’ISO dans le pays du demandeur.
ISO copyright office
Case postale 56 • CH-1211 Geneva 20
Tel. + 41 22 749 01 11
Fax + 41 22 749 09 47
E-mail copyright@iso.org
Web www.iso.org
Version française parue en 2012
Publié en Suisse
ii © ISO 2006 – Tous droits réservés

Sommaire Page
Avant-propos .iv
Introduction . v
1 Domaine d’application . 1
2 Références normatives . 1
3 Termes et définitions . 1
4 Métadonnées liées à la gestion des documents d’activité . 1
5 Mise en perspective et finalités des métadonnées liées à la gestion des documents d’activité
et objectifs . 2
5.1 Finalités et bénéfices des métadonnées de la gestion des documents d’activité . 2
5.2 Métadonnées liées à la gestion des documents d’activité à appliquer dans un organisme . 3
6 Rôles et responsabilités . 4
7 Métadonnées liées à la gestion des documents d’activité en relation avec d’autres domaines
de métadonnées . 5
7.1 Généralités . 5
7.2 Métadonnées pour les échanges électroniques . 5
7.3 Métadonnées destinées à la conservation . 5
7.4 Métadonnées pour la description des ressources . 6
7.5 Métadonnées pour la recherche . 6
7.6 Métadonnées pour la gestion des droits . 6
8 Gestion des métadonnées . 7
8.1 Généralités . 7
8.2 Niveaux d’application des métadonnées . 7
8.3 Moments dans le cycle de vie des documents d’activité où il convient de créer et d’appliquer
des métadonnées . 7
8.4 Processus de gestion des métadonnées . 7
8.5 Structures de métadonnées .10
8.6 Rôle des systèmes .10
9 Types de métadonnées requis à l’appui de l’ISO 15489-1 . 11
9.1 Introduction aux types de métadonnées . 11
9.2 Métadonnées des documents d’activité .12
9.3 Métadonnées sur les règles, les procédures et les missions liées aux métiers .15
9.4 Métadonnées sur les acteurs .16
9.5 Métadonnées des processus métier .17
9.6 Métadonnées sur les processus de gestion des documents d’activité .18
Bibliographie .21
Avant-propos
L’ISO (Organisation internationale de normalisation) est une fédération mondiale d’organismes nationaux de
normalisation (comités membres de l’ISO). L’élaboration des Normes internationales est en général confiée aux
comités techniques de l’ISO. Chaque comité membre intéressé par une étude a le droit de faire partie du comité
technique créé à cet effet. Les organisations internationales, gouvernementales et non gouvernementales,
en liaison avec l’ISO participent également aux travaux. L’ISO collabore étroitement avec la Commission
électrotechnique internationale (CEI) en ce qui concerne la normalisation électrotechnique.
Les Normes internationales sont rédigées conformément aux règles données dans les Directives ISO/CEI, Partie 2.
La tâche principale des comités techniques est d’élaborer les Normes internationales. Les projets de Normes
internationales adoptés par les comités techniques sont soumis aux comités membres pour vote. Leur publication
comme Normes internationales requiert l’approbation de 75 % au moins des comités membres votants.
L’attention est appelée sur le fait que certains des éléments du présent document peuvent faire l’objet de droits
de propriété intellectuelle ou de droits analogues. L’ISO ne saurait être tenue pour responsable de ne pas avoir
identifié de tels droits de propriété et averti de leur existence.
L’ISO 23081-1 a été élaborée par le comité technique ISO/TC 46, Information et documentation, sous-comité
SC 11, Gestion des archives courantes et intermédiaires.
Cette première édition annule et remplace la Spécification technique ISO/TS 23081-1:2004 qui a fait l’objet
d’une révision technique.
L’ISO 23081 comprend les parties suivantes, présentées sous le titre général Information et documentation —
Processus de gestion des enregistrements — Métadonnées pour les enregistrements:
— Partie 1: Principes
iv © ISO 2006 – Tous droits réservés

Introduction
La présente Norme internationale est un guide destiné à comprendre, mettre en œuvre et utiliser les
métadonnées dans le cadre de l’ISO 15489. Elle aborde la pertinence des métadonnées liées à la gestion des
1)
documents d’activité dans les processus métiers et les différents rôles et types de métadonnées à l’appui .
Elle établit aussi un cadre de gestion de ces métadonnées.
Elle ne définit pas un jeu obligatoire de métadonnées pour mettre en œuvre un système de gestion des
documents d’activité, puisque le choix des métadonnées varie en fonction des impératifs spécifiques d’ordre
organisationnel ou juridique. Toutefois, elle évalue les principaux jeux existants de métadonnées pour répondre
aux préconisations de l’ISO 15489.
La présente partie de l’ISO 23081 établit un cadre permettant de créer, gérer et utiliser les métadonnées
associées à la gestion des documents d’activité et explique les principes qui les régissent.
Les Parties 2 et 3 seront plus explicatives et constitueront des lignes directrices pratiques sur les aspects de
mise en œuvre et la façon d’évaluer les jeux de métadonnées par rapport aux principes de la présente partie
de l’ISO 23081. Ces deux futures parties seront des Rapports techniques correspondant à des documents
temporaires qui devront faire l’objet de mises à jour régulières.
1) Dans la présente partie de l’ISO 23081, «professionnel» et «activités professionnelles» sont utilisés au sens large
et non limités aux seules activités commerciales, mais ils comprennent l’administration publique, les activités non lucratives
et autres.
NORME INTERNATIONALE ISO 23081-1:2006(F)
Information et documentation — Processus de gestion des
enregistrements — Métadonnées pour les enregistrements —
Partie 1:
Principes
1 Domaine d’application
La présente partie de l’ISO 23081 couvre les principes de base qui régissent les métadonnées liées à la
gestion des documents d’activité. Ces principes s’appliquent dans le temps
— aux enregistrements et à leurs métadonnées,
— à tout processus qui les affecte,
— à tout système dans lequel ils se trouvent, et
— à tout organisme responsable de leur gestion.
2 Références normatives
Les documents de référence suivants sont indispensables à l’application du présent document. Pour les
références datées, seule s’applique l’édition citée. Pour les références non datées, la dernière édition du
document de référence s’applique (y compris les éventuels amendements).
ISO 15489-1:2001, Information et documentation — «Records management» — Partie 1: Principes directeurs
3 Termes et définitions
Pour les besoins du présent document, les termes et définitions donnés dans l’ISO 15489-1 ainsi que les
suivants s’appliquent.
3.1
acteur
personne, groupe de travail ou organisme responsable ou impliqué dans la création d’un enregistrement, sa
capture et/ou dans les processus liés à la gestion des documents d’activité
3.2
schéma d’encodage
liste contrôlée de toutes les valeurs acceptables en langage naturel et/ou en tant que chaîne de caractères
encodée conçue pour le traitement par machine
3.3
référentiel
plan logique qui montre les relations entre les éléments de métadonnées, habituellement par l’établissement
de règles d’utilisation et de gestion des métadonnées qui portent en particulier sur la sémantique, la syntaxe
et la condition des valeurs (niveau d’obligation)
4 Métadonnées liées à la gestion des documents d’activité
La gestion des métadonnées constitue une partie indissociable de la gestion des documents d’activité servant
diverses fonctions et divers objectifs. Dans le cadre de la gestion des documents d’activité, les métadonnées
sont définies en tant que données qui décrivent le contexte, le contenu et la structure des documents d’activité,
ainsi que leur maintenance dans le temps (ISO 15489-1:2001, 3.12). Ainsi, les métadonnées sont-elles des
informations structurées ou semi-structurées qui permettent la création, l’enregistrement, la classification,
l’accès, la conservation et de définir le sort final des documents d’activité dans le temps, et ce dans tous
domaines. Chacun de ces domaines représente une aire du savoir intellectuel et de l’activité sociale et/ou
organisationnelle d’un groupe distinct ou limité de personnes partageant certaines valeurs et savoirs. Les
métadonnées liées à la gestion des documents d’activité peuvent servir à identifier, authentifier, contextualiser
des documents d’activité et des personnes, des processus et des systèmes qui créent, gèrent, maintiennent et
utilisent ces documents, ainsi que les règles qui les régissent (voir 9.1).
Initialement, les métadonnées définissent les documents d’activité au moment de leur capture, l’inscrivant
dans son contexte économique et établissant le mode de contrôle de sa gestion. Au cours de l’existence des
documents d’activité ou de ses agrégats, de nouvelles couches de métadonnées viendront s’ajouter en raison
de nouvelles utilisations dans d’autres contextes métiers ou d’autres usages. Cette démarche signifie que les
métadonnées continuent à accumuler, au fil du temps, des informations relatives au contexte de gestion des
documents d’activité et des processus dans lesquels ils sont utilisés et qui se rapportent aux modifications qui
en affectent la structure ou l’apparence. Les métadonnées peuvent avoir pour origine de multiples systèmes
qui les utiliseront à nouveau à de nombreuses fins. Les métadonnées qui s’appliquent aux documents d’activité
au cours de leur vie active peuvent aussi garder une utilité lorsqu’ils ne sont plus nécessaires à la gestion
courante des affaires mais sont conservés pour des recherches ultérieures ou d’autres fonctions.
Les métadonnées assurent l’authenticité, la fiabilité, l’exploitabilité et l’intégrité dans le temps des objets
d’information, qu’ils soient physiques, analogiques ou numériques et en permettent la gestion et la
compréhension. Mais il est également nécessaire de gérer ces métadonnées.
La gestion des documents d’activité a toujours impliqué la gestion de métadonnées. Toutefois l’environnement
numérique requiert une expression différente des spécifications habituelles et des mécanismes différents pour
identifier, capturer, attribuer et utiliser ces métadonnées. Dans l’environnement numérique, les documents
d’activité qui feront autorité sont ceux qu
...

МЕЖДУНАРОДНЫЙ ISO
СТАНДАРТ
23081-1
Первое издание
2006-01-15
Информация и документация.
Процессы управления документами.
Метаданные для документов.
Часть 1.
Принципы
Information and documentation – Records management processes –
Metadata for records –
Part 1: Principles
Ответственность за подготовку русской версии несёт GOST R
(Российская Федерация) в соответствии со статьёй 18.1 Устава ISO
Ссылочный номер
Отказ от ответственности при работе в PDF
Настоящий файл PDF может содержать интегрированные шрифты. В соответствии с условиями лицензирования, принятыми
фирмой Adobe, этот файл можно распечатать или смотреть на экране, но его нельзя изменить, пока не будет получена
лицензия на интегрированные шрифты и они не будут установлены на компьютере, на котором ведется редактирование. В
случае загрузки настоящего файла заинтересованные стороны принимают на себя ответственность за соблюдение
лицензионных условий фирмы Adobe. Центральный секретариат ISO не несет никакой ответственности в этом отношении.
Adobe - торговый знак фирмы Adobe Systems Incorporated.
Подробности, относящиеся к программным продуктам, использованные для создания настоящего файла PDF, можно найти в
рубрике General Info файла; параметры создания PDF были оптимизированы для печати. Были приняты во внимание все
меры предосторожности с тем, чтобы обеспечить пригодность настоящего файла для использования комитетами-членами
ISO. В редких случаях возникновения проблемы, связанной со сказанным выше, просьба проинформировать Центральный
секретариат по адресу, приведенному ниже.

ДОКУМЕНТ ЗАЩИЩЕН АВТОРСКИМ ПРАВОМ

Все права сохраняются. Если не указано иное, никакую часть настоящей публикации нельзя копировать или использовать в
какой-либо форме или каким-либо электронным или механическим способом, включая фотокопии и микрофильмы, без
предварительного письменного согласия ISO, которое должно быть получено после запроса о разрешении, направленного по
адресу, приведенному ниже, или в комитет-член ISO в стране запрашивающей стороны.
ISO copyright office
Case postale 56 • CH-1211 Geneva 20
Tel. + 41 22 749 01 11
Fax + 41 22 749 09 47
E-mail copyright@iso.org
Web www.iso.org
Опубликовано в Швейцарии
ii © ISO 2006 – Все права сохраняются

Содержание Страница
Предисловие .iv
Введение .v
1 Область применения .1
2 Нормативные ссылки .1
3 Термины и определения .1
4 Метаданные об управлении документами .2
5 Перспективы использования и назначение метаданных об управлении документами .3
5.1 Назначение и роль метаданных об управлении документами .3
5.2 Метаданные об управлении документами, применяемые в организации.3
6 Права и обязанности .5
7 Метаданные об управлении документами среди других областей использования
метаданных.6
7.1 Общие положения .6
7.2 Метаданные для деловых операций, проводимых в электронной форме.6
7.3 Метаданные для хранения .6
7.4 Метаданные для описания ресурса.6
7.5 Метаданные для открытия ресурсов .7
7.6 Метаданные для управления правами .7
8 Управление метаданными.7
8.1 Общие положения .7
8.2 Уровни применения метаданных .7
8.3 Моменты создания и применения метаданных .8
8.4 Процессы управления метаданными.8
8.6 Роль систем.11
9 Типы метаданных, требующиеся для поддержки ISO 15489-1.12
9.1 Представление типов метаданных.12
9.2 Метаданные о документах.13
9.3 Метаданные о правилах, политике и полномочиях ведения деловых операций.17
9.4 Метаданные об агентах .18
9.5 Метаданные о процессах деловых операций.19
9.6 Метаданные о процессах управления документами.20

Предисловие
Международная организация по стандартизации (ISO) является всемирной федерацией национальных
организаций по стандартизации (комитетов-членов ISO). Разработка международных стандартов
обычно осуществляется техническими комитетами ISO. Каждый комитет-член, заинтересованный в
деятельности, для которой был создан технический комитет, имеет право быть представленным в этом
комитете. Международные правительственные и неправительственные организации, имеющие связи с
ISO, также принимают участие в работах. Что касается стандартизации в области электротехники, то
ISO работает в тесном сотрудничестве с Международной электротехнической комиссией (IEC).
Проекты международных стандартов разрабатываются в соответствии с правилами Директив ISO/IEC,
Часть 2.
Основная задача технических комитетов заключается в подготовке международных стандартов.
Проекты международных стандартов, принятые техническими комитетами, рассылаются комитетам-
членам на голосование. Их опубликование в качестве международных стандартов требует одобрения
не менее 75 % комитетов-членов, принимающих участие в голосовании.
Следует иметь в виду, что некоторые элементы настоящего международного стандарта могут быть
объектом патентных прав. ISO не может нести ответственность за идентификацию какого-либо одного
или всех патентных прав.
Настоящий стандарт ISO 23081-1 подготовлен Техническим комитетом ISO/TC 46, Информация и
документация, Подкомитетом SC 11, Управление архивами и документами.
Настоящее первое издание отменяет и замещает Техническую Спецификацию ISO/TS 23081-1:2004,
которая была усовершенствована и технически пересмотрена.
ISO 23081 состоит из нескольких частей под общим названием, Информация и документация.
Процессы управления документами. Метаданные для документов:
— Часть 1. Принципы
iv © ISO 2006 – Все права сохраняются

Введение
Настоящий международный стандарт ISO 23081 устанавливает основы для создания, управления и
использования метаданных об управлении документами, а также объясняет принципы, лежащие в
основе управления ими.
Этот международный стандарт является руководством к пониманию и применению метаданных в
рамках ISO 15489. Стандарт подчеркивает значимость метаданных об управлении документами в
деловых процессах и на различные роли и типы метаданных, которые поддерживают деловые
процессы и процессы управления документами, а также устанавливает структуру управления этими
метаданными.
Настоящий международный стандарт не определяет обязательный для применения набор метаданных
об управлении документами, поскольку эти метаданные будут отличаться в зависимости от
требований законодательства. Однако, этот стандарт содержит набор основных метаданных,
соответствующий требованиям международного стандарта ISO 15489.
Эта часть стандарта ISO 23081 устанавливает основы для создания, управления и применения
метаданных об управлении документами, а также объясняет принципы, которые управляют ими.
Части 2 и 3 содержат более подробную информацию и обеспечивают практическое руководство по
внедрению, а также методы оценки набора метаданных об управлении документами в соответствие с
принципами этой части стандарта ISO 23081. Эти части стандарта будут подготовлены в виде
Технических отчетов, которые рассматриваются как документы, требующие регулярного обновления.

В стандарте ISO 23081 ведение деловых операций трактуется в широком смысле, не ограничиваясь
коммерческой деятельностью, а включает государственное управление, некоммерческие организации и другие
предприятия.
МЕЖДУНАРОДНЫЙ СТАНДАРТ ISO 23081-1:2006(R)

Информация и документация. Процессы управления
документами. Метаданные для документов.
Часть 1.
Принципы
1 Область применения
Эта часть международного стандарта ISO 23081 закладывает принципы поддержки и управления
метаданными об управлении документами. Эти принципы применяются к:
— документам и их метаданным;
— всем процессам, которые их затрагивают;
— любой системе, в которой они хранятся;
— любой организации, ответственной за управление ими.
2 Нормативные ссылки
Этот документ не может быть применен без нижеуказанных документов. Для датированных ссылок
применяется только цитируемое издание. Для недатированных ссылок используется самое последнее
издание упомянутого документа (включая любые поправки).
ISO 15489-1:2000, Информация и документация. Управление документами. Часть 1. Общие
требования
3 Термины и определения
В настоящем стандарте используются термины и определения, данные в ISO 15489-1, а также
нижеуказанные термины.
3.1
агент
agent
отдельное лицо, рабочая группа или организация, ответственная за/или вовлеченная в процессы
создания, ввода и/или управления документами
3.2
схема кодирования
encoding scheme
контролируемый список всех допустимых значений на национальном языке и/или символов в виде
строки для компьютерного синтаксического кодирования
3.3
схема (метаданных)
schema
логический план, показывающий отношения между элементами метаданных, обычно посредством
установления правил использования и управления метаданными, особенно это касается семантики,
синтаксиса и опций (степени обязательности) данных
4 Метаданные об управлении документами
Управление метаданными - неотъемлемая часть управления документами, обеспечивающая
выполнение множества различных функций и целей. В отношении управления документами
метаданные определяются как данные, описывающие контекст, содержание и структуру документов, а
также процессы управления ими на протяжении всего жизненного цикла документа (ISO 15489-1:2001,
3.12). Сами по себе, метаданные являются структурированной или полуструктурированной
информацией, позволяющей создавать, регистрировать, классифицировать, обеспечивать доступ,
хранение и размещение документов в течение времени, в рамках и за пределами области
деятельности. Каждая из этих областей представляет сферу интеллектуального языкового общения,
социальной и/или организационной деятельности определенной или ограниченной группы людей,
разделяющих определенные ценности и обладающих определенными знания. Метаданные об
управлении документами могут использоваться для идентификации, подтверждения подлинности и
контекстуализации документов и людей, процессов и систем, которые создают, управляют,
поддерживают и используют их, а также принципов политики, на которых строиться управление ими
(см. 9.1).
Первоначально метаданные определяют документ в момент его ввода, записывая этот документ в
деловой контекст и устанавливая контроль за управлением им. В течение жизненного цикла
документов или их совокупностей новые слои метаданных будут добавляться в процессе и/или в связи
с использованием документов во вновь проводимых деловых операциях. Это означает, что
метаданные продолжают накапливать информацию, касающуюся контекста управления документами и
деловых процессов, в которых используются документы, и относятся к структурным изменениям
документа или к его образу (внешнему виду документа). Метаданные могут быть источником
информации о многократном использовании документа многими системами и для множества целей.
Метаданные, прилагаемые к документам в течение всего их жизненного цикла, можно продолжать
использовать, после того, как сами документы перестанут быть востребованы в деловых целях и будут
переданы на хранение.
Метаданные гарантируют подлинность, надежность, применимость и целостность документов,
обеспечивают управление ими и понимание информационных объектов, как физических, так и
аналоговых и цифровых. Однако, метаданными также необходимо управлять.
Управление документами всегда включает управление метаданными. Однако, цифровая среда
требует иного выражения традиционных требований и иных механизмов для идентификации, ввода,
определения свойств и использования метаданных. В цифровой окружающей среде документы
нормативного характера – это документы, сопровождаемые метаданными, определяющими их
нормативный статус. Этот нормативны
...