SIST-TP ISO/TR 19814:2018
Information and documentation -- Collections management for archives and libraries
Information and documentation -- Collections management for archives and libraries
ISO/TR 19814:2017 provides guidance and recommendations in the planning, implementation, maintenance and improvement of the preservation of archive and library collections through:
- recommendations and guidance for preservation planning and ongoing management of physical collections in archives and libraries;
- procedures for managing collections in the stacks, research and reading rooms, conservation facilities and while on exhibit and during transportation.
- guidance and recommendations for appropriate enclosures and containers for archive and library collections.
ISO/TR 19814:2017 applies to preservation of archive and library physical collections of institutions and volumes small and large. It applies to all collections housed by an institution; their own collections and deposits or loans from other institutions. Some information on digital collections, born digital and digitized, for conservation is included for reference.
ISO/TR 19814:2017 also applies to collections that are being managed by governmental agencies.
This guidance is intended for collections that are being preserved for long-term use.
Collections intended for long-term use need to be managed to mitigate many risks that can cause loss, including catastrophic loss from fire and floods, risks of vandalism and theft, to instability of materials, including acetate film and acidic paper. Collections management addresses the risks from a holistic perspective. It is recognized that compromises are necessary based on, among other factors, the quantity of collections in archives and libraries. The compromises can be managed when the factors of use, significance, vulnerability of the collections and the expertise and best practices from several fields are included in the decision-making process.
ISO/TR 19814:2017 covers specifically the operations required to manage the collections environment that are relevant to the preservation policy and plan of the institution. This includes the monitoring of climate stability, control of exposure to light, preventive cleanliness measures and cleaning of the collections storage areas.
The conservation treatment of individual items within the collections is not covered in ISO/TR 19814:2017.
Information et documentation -- Gestion des fonds et collections pour les archives et les bibliothèques
ISO/TR 19814:2017 fournit des recommandations relatives à la planification, à la mise en ?uvre, à l'entretien et à l'amélioration de la conservation des fonds et collections d'archives et de bibliothèques sous les formes suivantes:
- recommandations relatives à la planification de la conservation et à la gestion continue des fonds et collections physiques d'archives et de bibliothèques;
- procédures de gestion des fonds et collections dans les magasins, salles de recherche et de lecture et installations de conservation-restauration, et lors de leur exposition et de leur transport;
- recommandations relatives au choix de contenants et de conditionnements appropriés pour les fonds et collections d'archives et de bibliothèques.
ISO/TR 19814:2017 s'applique à la conservation des fonds et collections physiques des archives et des bibliothèques d'institutions de toutes tailles. Il s'applique à tous les fonds et collections qui sont conservés par une institution, c'est-à-dire aussi bien aux fonds ou collections qui lui sont propres qu'aux dépôts ou prêts effectués par d'autres institutions. Certaines informations relatives aux collections numériques, qu'elles soient nativement numériques ou numérisées à des fins de conservation-restauration, y sont incluses à titre de référence.
ISO/TR 19814:2017 s'applique également aux fonds et collections qui sont gérés par des organismes publics.
La présente recommandation s'adresse aux fonds et collections qui sont conservés dans une perspective d'utilisation à long terme.
Les fonds et collections destinés à un usage à long terme doivent être gérés de manière à atténuer les nombreux risques qui peuvent être à l'origine de pertes, y compris de pertes majeures qui peuvent aller des incendies et inondations au vandalisme et au vol, et jusqu'à l'instabilité des matériaux, y compris le film acétate et le papier acide. La gestion des fonds et collections aborde les risques selon une approche globale. Il est admis que des compromis, basés sur l'ampleur des fonds et collections d'archives et de bibliothèques concernés, entre autres facteurs, sont nécessaires. Il est possible de gérer ces compromis lorsque les critères d'utilisation, de valeur et de vulnérabilité des fonds et collections et l'expertise et les bonnes pratiques dans différents domaines sont intégrés dans le processus décisionnel.
ISO/TR 19814:2017 traite spécifiquement des opérations nécessaires à la gestion de l'environnement des fonds ou collections, qui concernent la politique et le plan de conservation de l'institution. Sont ainsi inclus la surveillance de la stabilité climatique, la maîtrise de l'exposition à la lumière, les mesures préventives de propreté et le nettoyage des magasins.
ISO/TR 19814:2017 n'aborde pas le traitement de conservation-restauration des différents documents qui composent les fonds et collections.
Informatika in dokumentacija - Upravljanje zbirk arhivov in knjižnic
Ta dokument podaja smernice in priporočila glede načrtovanja, izvajanja, vzdrževanja ter izboljševanja shranjevanja zbirk arhivov in knjižnic s pomočjo:
– priporočil in smernic za načrtovanje shranjevanja ter neprekinjenega upravljanja fizičnih zbirk arhivov in knjižnic;
– postopkov za upravljanje zbirk, zloženih na police, v raziskovalnih in bralnih prostorih, skladiščih ter med razstavljanjem in prevažanjem;
– smernice in priporočila za ustrezna ohišja in vsebnike, namenjene za zbirke arhivov in knjižnic.
Ta dokument se uporablja za shranjevanje fizičnih zbirk arhivov in knjižnic, ki so v lasti ustanov, ter majhnih in velikih knjig. Uporablja se za vse zbirke, ki jih shranjujejo ustanove – njihove lastne zbirke in shranjene ali izposojene zbirke, ki so v lasti drugih ustanov. Nekatere informacije o shranjevanju digitalnih zbirk (izvirno ustvarjenih v digitalni obliki in digitaliziranih) so vključene kot referenca.
Ta dokument se uporablja tudi za zbirke, ki jih upravljajo vladne službe.
Te smernice so namenjene za zbirke, ki se shranjujejo za dolgoročno uporabo.
Zbirke, namenjene za dolgoročno uporabo, je treba upravljati zaradi preprečevanja številnih tveganj, ki lahko povzročijo izgubo, vključno z uničujočo izgubo zaradi požara in poplave, tveganje vandalizma in kraje ter nestabilnost materialov, vključno z acetatno folijo in kislim papirjem. Upravljanje zbirk obravnava tveganja celostno. Ugotovljeno je, da ogrožanje med drugimi dejavniki nujno temelji na količini zbirk arhivov in knjižnic. Ogrožanje je mogoče upravljati, če so v postopek odločanja vključeni dejavniki uporabe, pomena in ranljivosti zbirk ter strokovnost in najboljše prakse z več področij.
Ta dokument posebej obravnava postopke, potrebne za upravljanje okolja zbirk, ki so pomembni za pravilnik in načrt shranjevanja določene ustanove. To vključuje nadzor stabilnosti klimatizacije, nadzor izpostavljenosti svetlobi, preventivne čistilne ukrepe in čiščenje prostorov, v katerih so shranjene zbirke.
Shranjevanje posameznih elementov zbirk ni obravnavano v tem dokumentu.
General Information
Standards Content (Sample)
SLOVENSKI STANDARD
01-oktober-2018
Informatika in dokumentacija - Upravljanje zbirk arhivov in knjižnic
Information and documentation -- Collections management for archives and libraries
Information et documentation -- Gestion des fonds et collections pour les archives et les
bibliothèques
Ta slovenski standard je istoveten z: ISO/TR 19814:2017
ICS:
01.140.20 Informacijske vede Information sciences
2003-01.Slovenski inštitut za standardizacijo. Razmnoževanje celote ali delov tega standarda ni dovoljeno.
TECHNICAL ISO/TR
REPORT 19814
First edition
2017-07
Information and documentation —
Collections management for archives
and libraries
Information et documentation — Gestion des collections pour les
archives et les bibliothèques
Reference number
©
ISO 2017
© ISO 2017, Published in Switzerland
All rights reserved. Unless otherwise specified, no part of this publication may be reproduced or utilized otherwise in any form
or by any means, electronic or mechanical, including photocopying, or posting on the internet or an intranet, without prior
written permission. Permission can be requested from either ISO at the address below or ISO’s member body in the country of
the requester.
ISO copyright office
Ch. de Blandonnet 8 • CP 401
CH-1214 Vernier, Geneva, Switzerland
Tel. +41 22 749 01 11
Fax +41 22 749 09 47
copyright@iso.org
www.iso.org
ii © ISO 2017 – All rights reserved
Contents Page
Foreword .vi
Introduction .vii
1 Scope . 1
2 Normative references . 1
3 Terms and definitions . 1
4 Preservation in collections management . 5
4.1 Collections management practices . 5
4.1.1 General. 5
4.1.2 Training of staff . 6
4.1.3 Training of external users . 6
4.2 Preservation policy . 6
4.2.1 General. 6
4.2.2 Documenting policies and procedures . 6
4.2.3 Record and transfer of ownership . 7
4.2.4 Ownership marking . 7
4.3 Preservation planning . 9
4.3.1 General. 9
4.3.2 Avoidance of hazards . 9
4.3.3 Preservation risk management cycle .10
4.3.4 Documentation for preservation planning .11
4.4 Emergency preparedness and response plan for collections .12
4.4.1 General.12
4.4.2 Emergency preparedness plan .12
4.5 Security of archive and library collections .12
4.5.1 General.12
4.5.2 Security plan .13
4.5.3 Security during transport and loan .13
4.5.4 Documentation of loans and transfers .14
5 Collections storage preservation environment .14
5.1 Overview .14
5.2 Managing the collections storage preservation environment .14
5.2.1 General.14
5.2.2 Monitoring the environment .14
5.2.3 Controlling light exposure .15
5.3 Preventive environmental measures .15
5.3.1 General.15
5.3.2 Exclude exterior sources of pollution .15
5.3.3 Manage internal sources of pollution .16
5.4 Integrated pest management .16
5.4.1 General.16
5.4.2 Preventing pest infestation .16
5.5 Cleaning of collections storage areas .17
5.6 Time out of storage .18
5.7 Other environments for collections .18
6 Shelving for archive and library collections .19
6.1 Shelf planning .19
6.1.1 General.19
6.1.2 Basic recommendations for shelving .19
6.1.3 Arrangement of runs .21
6.1.4 Gangways and aisles .21
6.1.5 Materials used in shelving .21
6.2 Shelf design .22
6.2.1 General.22
6.2.2 Uprights .22
6.2.3 Access .22
6.2.4 Bracing .22
6.3 Mobile shelving .23
6.3.1 Construction .23
6.3.2 Movement of runs .23
6.3.3 Stability .24
6.3.4 Load warning notices and shelf usage .24
6.3.5 Fire control .25
6.4 Storage for oversize documents .25
6.4.1 General.25
6.4.2 Storage area . . .25
6.4.3 Risk of strain and distortion .25
6.4.4 Unrolled horizontal storage .25
6.4.5 Cabinets for oversized documents .25
6.4.6 Vertical storage for oversized documents .26
6.5 Rolled documents .26
6.5.1 General.26
6.5.2 Cantilever shelving .
...
TECHNICAL ISO/TR
REPORT 19814
First edition
2017-07
Information and documentation —
Collections management for archives
and libraries
Information et documentation — Gestion des collections pour les
archives et les bibliothèques
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ii © ISO 2017 – All rights reserved
Contents Page
Foreword .vi
Introduction .vii
1 Scope . 1
2 Normative references . 1
3 Terms and definitions . 1
4 Preservation in collections management . 5
4.1 Collections management practices . 5
4.1.1 General. 5
4.1.2 Training of staff . 6
4.1.3 Training of external users . 6
4.2 Preservation policy . 6
4.2.1 General. 6
4.2.2 Documenting policies and procedures . 6
4.2.3 Record and transfer of ownership . 7
4.2.4 Ownership marking . 7
4.3 Preservation planning . 9
4.3.1 General. 9
4.3.2 Avoidance of hazards . 9
4.3.3 Preservation risk management cycle .10
4.3.4 Documentation for preservation planning .11
4.4 Emergency preparedness and response plan for collections .12
4.4.1 General.12
4.4.2 Emergency preparedness plan .12
4.5 Security of archive and library collections .12
4.5.1 General.12
4.5.2 Security plan .13
4.5.3 Security during transport and loan .13
4.5.4 Documentation of loans and transfers .14
5 Collections storage preservation environment .14
5.1 Overview .14
5.2 Managing the collections storage preservation environment .14
5.2.1 General.14
5.2.2 Monitoring the environment .14
5.2.3 Controlling light exposure .15
5.3 Preventive environmental measures .15
5.3.1 General.15
5.3.2 Exclude exterior sources of pollution .15
5.3.3 Manage internal sources of pollution .16
5.4 Integrated pest management .16
5.4.1 General.16
5.4.2 Preventing pest infestation .16
5.5 Cleaning of collections storage areas .17
5.6 Time out of storage .18
5.7 Other environments for collections .18
6 Shelving for archive and library collections .19
6.1 Shelf planning .19
6.1.1 General.19
6.1.2 Basic recommendations for shelving .19
6.1.3 Arrangement of runs .21
6.1.4 Gangways and aisles .21
6.1.5 Materials used in shelving .21
6.2 Shelf design .22
6.2.1 General.22
6.2.2 Uprights .22
6.2.3 Access .22
6.2.4 Bracing .22
6.3 Mobile shelving .23
6.3.1 Construction .23
6.3.2 Movement of runs .23
6.3.3 Stability .24
6.3.4 Load warning notices and shelf usage .24
6.3.5 Fire control .25
6.4 Storage for oversize documents .25
6.4.1 General.25
6.4.2 Storage area . . .25
6.4.3 Risk of strain and distortion .25
6.4.4 Unrolled horizontal storage .25
6.4.5 Cabinets for oversized documents .25
6.4.6 Vertical storage for oversized documents .26
6.5 Rolled documents .26
6.5.1 General.26
6.5.2 Cantilever shelving .26
6.6 Oversize or heavy-bound volumes.27
6.7 Cupboards and chests .27
7 Collections maintenance .27
7.1 General .
...
RAPPORT ISO/TR
TECHNIQUE 19814
Première édition
2017-10
Information et documentation —
Gestion des fonds et collections pour
les archives et les bibliothèques
Information and documentation — Collections management for
archives and libraries
Numéro de référence
©
ISO 2017
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Sommaire Page
Avant-propos .vi
Introduction .vii
1 Domaine d’application . 1
2 Références normatives . 1
3 Termes et définitions . 2
4 La conservation dans le domaine de la gestion des fonds et collections .6
4.1 Pratiques de gestion des fonds et collections . 6
4.1.1 Généralités . 6
4.1.2 Formation du personnel . 6
4.1.3 Formation des utilisateurs externes . 6
4.2 Politique de conservation . 7
4.2.1 Généralités . 7
4.2.2 Documentation des politiques et des procédures . 7
4.2.3 Inscription à l’inventaire et transfert de propriété . 7
4.2.4 Marquage de propriété . 8
4.3 Planification de la conservation .10
4.3.1 Généralités .10
4.3.2 Prévention des phénomènes dangereux .10
4.3.3 Cycle de management du risque relatif à la conservation.11
4.3.4 Documentation relative à la planification de la conservation .12
4.4 Plan de préparation et de réponse aux situations d’urgence pour les fonds
ou collections .13
4.4.1 Généralités .13
4.4.2 Plan de préparation aux situations d’urgence .13
4.5 Sûreté des fonds et collections d’archives et de bibliothèques .14
4.5.1 Généralités .14
4.5.2 Plan de sûreté .15
4.5.3 Sûreté lors du transport et du prêt .15
4.5.4 Documentation des prêts et déplacements .15
5 Environnement de rangement des fonds et collections .16
5.1 Introduction .16
5.2 Gestion de l’environnement de rangement des fonds et collections .16
5.2.1 Généralités .16
5.2.2 Surveillance de l’environnement .16
5.2.3 Maîtrise de l’exposition à la lumière .17
5.3 Mesures environnementales préventives .17
5.3.1 Généralités .17
5.3.2 Protection contre les sources extérieures de pollution .17
5.3.3 Gestion des sources internes de pollution .17
5.4 Gestion intégrée des nuisibles .18
5.4.1 Généralités .18
5.4.2 Prévention des infestations de nuisibles .18
5.5 Nettoyage des magasins .20
5.6 Sortie des magasins .20
5.7 Autres environnements pour les fonds et collections .21
6 Rayonnages pour les fonds et collections d’archives et de bibliothèques .21
6.1 Planification des rayonnages .21
6.1.1 Généralités .21
6.1.2 Recommandations de base pour les rayonnages .22
6.1.3 Disposition des épis .23
6.1.4 Couloirs et allées .24
6.1.5 Matériaux utilisés pour les rayonnages .24
6.2 Conception des tablettes .25
6.2.1 Généralités .25
6.2.2 Montants .25
6.2.3 Accès .25
6.2.4 Contreventements .25
6.3 Rayonnages mobiles .26
6.3.1 Construction .26
6.3.2 Déplacement des épis .26
6.3.3 Stabilité .27
6.3.4 Notices d’avertissement relatives au chargement et utilisation des tablettes .28
6.3.5 Lutte contre les incendies .28
6.4 Rangement des documents de grande taille.28
6.4.1 Généralités .28
6.4.2 Emplacement du magasin .28
6.4.3 Risques de déformation et de contrainte .28
6.4.4 Rangement à plat en position horizontale .29
6.4.5 Meubles pour documents de grande taille .29
6.4.6 Rangement en position verticale des documents de grande taille .29
6.5 Documents roulés .29
6.5.1 Généralités .29
6.5.2 Rayonnages en porte-à-faux .30
6.6 Volumes reliés de grande taille ou lourds .30
6.7 Armoires et coffres .30
7 Entretien des fonds et collections .31
7.1 Généralités .31
7.2 Conditionnement des papiers, parchemins, volumes reliés et autres fonds et
collections traditionnels d’archives et de bibliothèques .31
7.2.1 Généralités .31
7.2.2 Feuillets volants .32
7.2.3 Documents de grande taille .
...
Questions, Comments and Discussion
Ask us and Technical Secretary will try to provide an answer. You can facilitate discussion about the standard in here.