SIST ISO 15489-1:2017

INTERNATIONAL ISO
STANDARD 15489-1
Second edition
2016-04-15
Information and documentation —
Records management —
Part 1:
Concepts and principles
Information et documentation — Gestion des documents d’activité —
Partie 1: Concepts et principes
Reference number
©
ISO 2016
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written permission. Permission can be requested from either ISO at the address below or ISO’s member body in the country of
the requester.
ISO copyright office
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ii © ISO 2016 – All rights reserved

Contents Page
Foreword .iv
Introduction .v
1 Scope . 1
2 Normative references . 1
3 Terms and definitions . 1
4 Principles for managing records . 3
5 Records and records systems . 4
5.1 General . 4
5.2 Records . 4
5.2.1 General. 4
5.2.2 Characteristics of authoritative records . 4
5.2.3 Metadata for records . 5
5.3 Records systems . 6
5.3.1 General. 6
5.3.2 Characteristics of records systems . 6
6 Policies and responsibilities . 8
6.1 General . 8
6.2 Policies . 8
6.3 Responsibilities . 8
6.4 Monitoring and evaluation . 9
6.5 Competence and training .10
7 Appraisal .10
7.1 General .10
7.2 Scope of appraisal .11
7.3 Understanding the business .11
7.4 Determining records requirements .12
7.5 Implementing records requirements .12
8 Records controls .13
8.1 General .13
8.2 Metadata schemas for records .13
8.3 Business classification schemes .14
8.4 Access and permissions rules .15
8.5 Disposition authorities .15
9 Processes for creating, capturing and managing records .16
9.1 General .16
9.2 Creating records .16
9.3 Capturing records .16
9.4 Records classification and indexing .17
9.5 Access control .17
9.6 Storing records .17
9.7 Use and reuse .18
9.8 Migrating and converting records .18
9.9 Disposition .18
Bibliography .20
Foreword
ISO (the International Organization for Standardization) is a worldwide federation of national standards
bodies (ISO member bodies). The work of preparing International Standards is normally carried out
through ISO technical committees. Each member body interested in a subject for which a technical
committee has been established has the right to be represented on that committee. International
organizations, governmental and non-governmental, in liaison with ISO, also take part in the work.
ISO collaborates closely with the International Electrotechnical Commission (IEC) on all matters of
electrotechnical standardization.
The procedures used to develop this document and those intended for its further maintenance are
described in the ISO/IEC Directives, Part 1. In particular the different approval criteria needed for the
different types of ISO documents should be noted. This document was drafted in accordance with the
editorial rules of the ISO/IEC Directives, Part 2 (see www.iso.org/directives).
Attention is drawn to the possibility that some of the elements of this document may be the subject of
patent rights. ISO shall not be held responsible for identifying any or all such patent rights. Details of
any patent rights identified during the development of the document will be in the Introduction and/or
on the ISO list of patent declarations received (see www.iso.org/patents).
Any trade name used in this document is information given for the convenience of users and does not
constitute an endorsement.
For an explanation on the meaning of ISO specific terms and expressions related to conformity
assessment, as well as information about ISO’s adherence to the WTO principles in the Technical
Barriers to Trade (TBT) see the following URL: Foreword - Supplementary information
The committee responsible for this document is ISO/TC 46, Information and documentation,
Subcommittee SC 11, Archives/records management.
This second edition cancels and replaces the first edition (ISO 15489-1:2001), which has been
technically revised.
ISO 15489 consists of the following parts, under the general title Information and documentation —
Records management:
— Part 1: Concepts and principles
— Part 2: Guidelines [Technical Report]
iv © ISO 2016 – All rights reserved

Introduction
This part of ISO 15489 establishes the core concepts and principles for the creation, capture and
management of records. It sits at the heart of a number of International Standards and Technical
Reports that provide further guidance and instruction on the concepts, techniques and practices for
creating, capturing and managing records.
About records and managing records
Records are both evidence of business activity and information assets. They can be distinguished from
other information assets by their role as evidence in the transaction of business and by their reliance on
metadata. Metadata for records is used to indicate and preserve context and apply appropriate rules for
managing records.
Managing records encompasses the following:
a) creating and capturing records to meet requirements for evidence of business activity;
b) taking appropriate action to protect their authenticity, reliability, integrity and useability as their
business context and requirements for their management change over time.
NOTE 1 Reference to “business activity” or “business activities” in this part of ISO 15489 is interpreted
broadly to mean those activities that support the purposes of the organization’s existence. Functions, activities,
transactions and work processes are representations of particular forms of “business activity” and are defined
in Clause 3.
Increasingly, records are made and kept in digital environments, offering a range of opportunities for
new kinds of use and reuse. Digital environments also allow greater flexibility in the implementation of
records controls, within and between systems that manage records.
Changing models of business are extending responsibilities for records beyond traditional
organizational and jurisdictional boundaries. This requires records professionals to understand
and meet a diverse range of internal and external stakeholder needs. These can include increased
expectations of transparency of decision-making from business and government, the general public,
customers, users of services, records’ subjects, and others with an interest in how records are created,
captured and managed.
NOTE 2 In this International Standard (all parts), the phrase “creation, capture and management” is used to
summarize the management of records as a whole. It is inclusive of the act of receipt of a record and of the range
of records processes described in this part of ISO 15489.
With these environmental factors in mind, this part of ISO 15489 has been developed with an
acknowledgement of the following:
a) the roles o
...

INTERNATIONAL ISO
STANDARD 15489-1
Redline version
compares Second edition to
First edition
Information and documentation —
Records management —
Part 1:
Concepts and principles
Information et documentation — Gestion des documents d’activité —
Partie 1: Concepts et principes
Reference number
ISO 15489-1:redline:2016(E)
©
ISO 2016
ISO 15489-1:redline:2016(E)
IMPORTANT — PLEASE NOTE
This is a mark-up copy and uses the following colour coding:
Text example 1 — indicates added text (in green)
Text example 2 — indicates removed text (in red)
— indicates added graphic figure
— indicates removed graphic figure
1.x . — Heading numbers containg modifications are highlighted in yellow in
the Table of Contents
DISCLAIMER
This Redline version provides you with a quick and easy way to compare the main changes
between this edition of the standard and its previous edition. It doesn’t capture all single
changes such as punctuation but highlights the modifications providing customers with
the most valuable information. Therefore it is important to note that this Redline version is
not the official ISO standard and that the users must consult with the clean version of the
standard, which is the official standard, for implementation purposes.
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ISO 15489-1:redline:2016(E)
Contents Page
Foreword .v
Introduction .vi
1 Scope . 1
2 Normative references . 2
3 Terms and definitions . 2
4 Benefits of records management Principles for managing records.4
5 Regulatory environment . 5
6 Policy and responsibilities . 6
6.1 General . 6
6.2 Policy . 6
6.3 Responsibilities . 6
7 5 Records management requirements and records systems . 7
7.1 5.1 Principles of records management programmes General . 7
7.2 5.2 Characteristics of a record Records . 8
7.2.1 5.2.1 .
General. 8
7.2.2 Authenticity . 8
7.2.3 5.2.2 .
Reliability Characteristics of authoritative records . 8
7.2.4 Integrity . 9
7.2.5 5.2.3 .
Useability Metadata for records .10
5.3 Records systems .11
5.3.1 General.11
5.3.2 Characteristics of records systems .11
8 Design and implementation of a records system.12
8.1 General .12
8.2 Records systems characteristics .13
8.2.1 Introduction .13
8.2.2 Reliability .13
8.2.3 Integrity .13
8.2.4 Compliance .13
8.2.5 Comprehensiveness .14
8.2.6 Systematic .14
8.3 Designing and implementing records systems .14
8.3.1 General.14
8.3.2 Documenting records transactions .14
8.3.3 Physical storage medium and protection .14
8.3.4 Distributed management .14
8.3.5 Conversion and migration .14
8.3.6 Access, retrieval and use .15
8.3.7 Retention and disposition .15
8.4 Design and implementation methodology .15
8.5 Discontinuing records systems .16
9 6 Records management processes and controls Policies and responsibilities .16
9.1 Determining documents to be captured into a records system .16
9.2 Determining how long to retain records .16
9.3 Records capture .17
9.4 Registration .18
9.5 6.1 Classification General .18
9.5.1 Classification of business activities .18
ISO 15489-1:redline:2016(E)
9.5.2 Classification systems .19
9.5.3 Vocabulary controls . .19
9.5.4 Indexing .19
9.5.5 Allocation of numbers and codes .19
9.6 6.2 Storage and handling Policies .19
9.7 Access .20
9.8 6.3 Tracking Responsibilities .21
9.8.1 General.21
9.8.2 Action tracking .21
9.8.3 Location tracking .21
9.9 6.4 Implementing disposition Monitoring and evaluation .22
9.10 6.5 .
Documenting records management processes Competence and training .23
10 7 Monitoring and auditing Appraisal .24
7.1 General .24
7.2 Scope of appraisal .25
7.3 Understanding the business .25
7.4 Determining records requirements .26
7.5 Implementing records requirements .26
8 Records controls .
...

PROJET
NORME ISO/FDIS
FINAL
INTERNATIONALE 15489-1
ISO/TC 46/SC 11
Information et documentation —
Secrétariat: SA
Gestion des documents d’activité —
Début de vote:
2015-12-07
Partie 1:
Vote clos le:
Concepts et principes
2016-02-07
Information and documentation — Records management —
Part 1: Concepts and principles
LES DESTINATAIRES DU PRÉSENT PROJET SONT
INVITÉS À PRÉSENTER, AVEC LEURS OBSER-
VATIONS, NOTIFICATION DES DROITS DE PRO-
PRIÉTÉ DONT ILS AURAIENT ÉVENTUELLEMENT
CONNAISSANCE ET À FOURNIR UNE DOCUMEN-
TATION EXPLICATIVE.
OUTRE LE FAIT D’ÊTRE EXAMINÉS POUR
ÉTABLIR S’ILS SONT ACCEPTABLES À DES FINS
INDUSTRIELLES, TECHNOLOGIQUES ET COM-
Numéro de référence
MERCIALES, AINSI QUE DU POINT DE VUE
ISO/FDIS 15489-1:2015(F)
DES UTILISATEURS, LES PROJETS DE NORMES
INTERNATIONALES DOIVENT PARFOIS ÊTRE
CONSIDÉRÉS DU POINT DE VUE DE LEUR POSSI-
BILITÉ DE DEVENIR DES NORMES POUVANT
SERVIR DE RÉFÉRENCE DANS LA RÉGLEMENTA-
©
TION NATIONALE. ISO 2015
ISO/FDIS 15489-1:2015(F)
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l’internet ou sur un Intranet, sans autorisation écrite préalable. Les demandes d’autorisation peuvent être adressées à l’ISO à
l’adresse ci-après ou au comité membre de l’ISO dans le pays du demandeur.
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ISO/FDIS 15489-1:2015(F)
Sommaire Page
Avant-propos .iv
Introduction .v
1 Domaine d’application . 1
2 Références normatives . 1
3 Termes et définitions . 1
4 Principes de gestion des documents d’activité . 3
5 Documents d’activité et systèmes documentaires . 4
5.1 Généralités . 4
5.2 Documents d’activité . 4
5.2.1 Généralités . 4
5.2.2 Caractéristiques des documents d’activité probants . 5
5.2.3 Métadonnées pour la gestion des documents d’activité . 5
5.3 Systèmes documentaires . 7
5.3.1 Généralités . 7
5.3.2 Caractéristiques des systèmes documentaires . 7
6 Politiques et responsabilités . 8
6.1 Généralités . 8
6.2 Politiques . 9
6.3 Responsabilités . 9
6.4 Surveillance et évaluation .10
6.5 Compétences et formation .11
7 Évaluation .12
7.1 Généralités .12
7.2 Périmètre de l’évaluation .12
7.3 Compréhension de l’activité .13
7.4 Détermination des exigences liées aux documents d’activité .13
7.5 Mise en œuvre des exigences liées aux documents d’activité .14
8 Mesures de contrôle pour la gestion des documents d’activité .14
8.1 Généralités .14
8.2 Référentiel de métadonnées pour la gestion des documents d’activité .15
8.3 Plans de classement fonctionnels .16
8.4 Règles d’accès et d’habilitation .16
8.5 Référentiel de gestion des documents d’activité .17
9 Processus de création, de capture et de gestion des documents d’activité .18
9.1 Généralités .18
9.2 Création de documents d’activité .18
9.3 Capture des documents d’activité .18
9.4 Classement et indexation des documents d’activité .19
9.5 Contrôle d’accès .19
9.6 Stockage des documents d’activité .20
9.7 Utilisation et réutilisation.20
9.8 Migration et conversion des documents d’activité .20
9.9 Sort final .21
Bibliographie .22
ISO/FDIS 15489-1:2015(F)
Avant-propos
L’ISO (Organisation internationale de normalisation) est une fédération mondiale d’organismes
nationaux de normalisation (comités membres de l’ISO). L’élaboration des Normes internationales est
en général confiée aux comités techniques de l’ISO. Chaque comité membre intéressé par une étude
a le droit de faire partie du comité technique créé à cet effet. Les organisations internationales,
gouvernementales et non gouvernementales, en liaison avec l’ISO, participent également aux travaux.
L’ISO collabore étroitement avec la Commission électrotechnique internationale (IEC) en ce qui
concerne la normalisation électrotechnique.
Les procédures utilisées pour l’élaboration du présent document et celles destinées à sa mise à jour sont
décrites dans les Directives ISO/IEC, Partie 1. Il convient, en particulier, de prendre note des différents
critères d’approbation requis pour les différents types de documents ISO. Le présent document a été
rédigé conformément aux règles de rédaction données dans les Directives ISO/IEC, Partie 2 (voir www.
iso.org/directives).
L’attention est appelée sur le fait que certains des éléments du présent document peuvent faire l’objet de
droits de propriété intellectuelle ou de droits analogues. L’ISO ne saurait être tenue pour responsable
de ne pas avoir identifié de tels droits de propriété et averti de leur existence. Les détails concernant
les références aux droits de propriété intellectuelle ou autres droits analogues identifiés lors de
l’élaboration du document sont indiqués dans l’Introduction et/ou dans la liste des déclarations de
brevets reçues par l’ISO (voir www.iso.org/patents).
Les éventuelles appellations commerciales utilisées dans le présent document sont données pour
information à l’attention des utilisateurs et ne constituent pas une approbation ou une recommandation.
Pour une explication de la signification des termes et expressions spécifiques de l’ISO liés à l’évaluation
de la conformité et pour toute information au sujet de l’adhésion de l’ISO aux principes de l’OMC
concernant les obstacles techniques au commerce (OTC), voir le lien suivant: Avant-propos —
Informations supplémentaires
Le Comité responsable du présent document est le Comité technique ISO/TC 46, Information et
documentation, Sous-comité SC 11, Archives/Gestion des documents d’activité.
Cette deuxième édition annule et remplace la première édition (ISO 15489-1:2001), qui a fait l’objet
d’une révision technique.
L’ISO 15489 comprend les parties suivantes, présentées sous le titre général Information et
documentation — Gestion des documents d’activité:
— Partie 1: Concepts et principes
— Partie 2: Lignes directrices [Rapport technique]
iv © ISO 2015 – Tous droits réservés

ISO/FDIS 15489-1:2015(F)
Introduction
La présente partie de l’ISO 15489 définit les concepts et les principes fondamentaux présidant à la
création, la capture et la gestion des documents d’activité. Elle occupe une position centrale parmi un
ensemble de Normes et de Rapports techniques internationaux qui fournissent des lignes directrices
complémentaires et des instructions en matière de concepts, de techniques et de pratiques de création,
de capture et de gestion des documents d’activité.
Les documents d’activité et leur gestion
Les documents d’activité constituent à la fois des preuves des activités opérationnelles et des actifs
informationnels. Ils se distinguent des autres actifs informationnels par leur caractère opérationnel et le
fait qu’ils sont étayés par des métadonnées. Les métadonnées des documents d’activité servent à indiquer
et conserver le contexte, ainsi qu’à appliquer des règles appropriées à la gestion des documents d’activité.
La gestion des documents d’activité englobe les actions suivantes:
a) créer et capturer les documents d’activité en vue de répondre aux exigences de preuve de l’activité
opérationnelle;
b) prendre des mesures appropriées pour protéger leur authenticité, leur fiabilité, leur intégrité et
leur exploitabilité, le contexte opérationnel et les exigences de gestion évoluant dans le temps.
NOTE Les expressions «activité opérationnelle» ou «activités opérationnelles» dans la présente partie de
l’ISO 15489 s’entendent au sens large pour désigner les activités qui concourent aux objectifs justifiant l’existence
de l’organisme. Les fonctions, les activités, les opérations et les processus représentent des types particuliers
d’«activité opérationnelle», qui sont définis à l’Article 3.
Les documents d’activité sont de plus en plus souvent créés et conservés dans des environnements
numériques, offrant un éventail de possibilités nouvelles d’utilisation et de réutilisation. Les
environnements numériques offrent aussi une plus grande flexibilité de mise en œuvre des mesures de
contrôle au sein des systèmes et entre les systèmes de
...

NORME ISO
INTERNATIONALE 15489-1
Deuxième édition
2016-04-15
Information et documentation —
Gestion des documents d’activité —
Partie 1:
Concepts et principes
Information and documentation — Records management —
Part 1: Concepts and principles
Numéro de référence
©
ISO 2016
DOCUMENT PROTÉGÉ PAR COPYRIGHT
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Droits de reproduction réservés. Sauf indication contraire, aucune partie de cette publication ne peut être reproduite ni utilisée
sous quelque forme que ce soit et par aucun procédé, électronique ou mécanique, y compris la photocopie, l’affichage sur
l’internet ou sur un Intranet, sans autorisation écrite préalable. Les demandes d’autorisation peuvent être adressées à l’ISO à
l’adresse ci-après ou au comité membre de l’ISO dans le pays du demandeur.
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Tel. +41 22 749 01 11
Fax +41 22 749 09 47
copyright@iso.org
www.iso.org
ii © ISO 2016 – Tous droits réservés

Sommaire Page
Avant-propos .iv
Introduction .v
1 Domaine d’application . 1
2 Références normatives . 1
3 Termes et définitions . 1
4 Principes de gestion des documents d’activité . 3
5 Documents d’activité et systèmes documentaires . 4
5.1 Généralités . 4
5.2 Documents d’activité . 4
5.2.1 Généralités . 4
5.2.2 Caractéristiques des documents d’activité probants . 5
5.2.3 Métadonnées pour la gestion des documents d’activité . 5
5.3 Systèmes documentaires . 7
5.3.1 Généralités . 7
5.3.2 Caractéristiques des systèmes documentaires . 7
6 Politiques et responsabilités . 8
6.1 Généralités . 8
6.2 Politiques . 9
6.3 Responsabilités .10
6.4 Surveillance et évaluation .10
6.5 Compétences et formation .11
7 Évaluation .12
7.1 Généralités .12
7.2 Périmètre de l’évaluation .12
7.3 Compréhension de l’activité .13
7.4 Détermination des exigences liées aux documents d’activité .13
7.5 Mise en œuvre des exigences liées aux documents d’activité .14
8 Mesures de contrôle pour la gestion des documents d’activité .14
8.1 Généralités .14
8.2 Référentiel de métadonnées pour la gestion des documents d’activité .15
8.3 Plans de classement fonctionnels .16
8.4 Règles d’accès et d’habilitation .16
8.5 Référentiel de gestion des documents d’activité .17
9 Processus de création, de capture et de gestion des documents d’activité .18
9.1 Généralités .18
9.2 Création de documents d’activité .18
9.3 Capture des documents d’activité .18
9.4 Classement et indexation des documents d’activité .19
9.5 Contrôle d’accès .19
9.6 Stockage des documents d’activité .20
9.7 Utilisation et réutilisation.20
9.8 Migration et conversion des documents d’activité .20
9.9 Sort final .21
Bibliographie .22
Avant-propos
L’ISO (Organisation internationale de normalisation) est une fédération mondiale d’organismes
nationaux de normalisation (comités membres de l’ISO). L’élaboration des Normes internationales est
en général confiée aux comités techniques de l’ISO. Chaque comité membre intéressé par une étude
a le droit de faire partie du comité technique créé à cet effet. Les organisations internationales,
gouvernementales et non gouvernementales, en liaison avec l’ISO, participent également aux travaux.
L’ISO collabore étroitement avec la Commission électrotechnique internationale (IEC) en ce qui
concerne la normalisation électrotechnique.
Les procédures utilisées pour l’élaboration du présent document et celles destinées à sa mise à jour sont
décrites dans les Directives ISO/IEC, Partie 1. Il convient, en particulier, de prendre note des différents
critères d’approbation requis pour les différents types de documents ISO. Le présent document a été
rédigé conformément aux règles de rédaction données dans les Directives ISO/IEC, Partie 2 (voir www.
iso.org/directives).
L’attention est appelée sur le fait que certains des éléments du présent document peuvent faire l’objet de
droits de propriété intellectuelle ou de droits analogues. L’ISO ne saurait être tenue pour responsable
de ne pas avoir identifié de tels droits de propriété et averti de leur existence. Les détails concernant
les références aux droits de propriété intellectuelle ou autres droits analogues identifiés lors de
l’élaboration du document sont indiqués dans l’Introduction et/ou dans la liste des déclarations de
brevets reçues par l’ISO (voir www.iso.org/patents).
Les éventuelles appellations commerciales utilisées dans le présent document sont données pour
information à l’attention des utilisateurs et ne constituent pas une approbation ou une recommandation.
Pour une explication de la signification des termes et expressions spécifiques de l’ISO liés à l’évaluation
de la conformité et pour toute information au sujet de l’adhésion de l’ISO aux principes de l’OMC
concernant les obstacles techniques au commerce (OTC), voir le lien suivant: Avant-propos —
Informations supplémentaires
Le Comité responsable du présent document est le Comité technique ISO/TC 46, Information et
documentation, Sous-comité SC 11, Archives/Gestion des documents d’activité.
Cette deuxième édition annule et remplace la première édition (ISO 15489-1:2001), qui a fait l’objet
d’une révision technique.
L’ISO 15489 comprend les parties suivantes, présentées sous le titre général Information et
documentation — Gestion des documents d’activité:
— Partie 1: Concepts et principes
— Partie 2: Lignes directrices [Rapport technique]
iv © ISO 2016 – Tous droits réservés

Introduction
La présente partie de l’ISO 15489 définit les concepts et les principes fondamentaux présidant à la
création, la capture et la gestion des documents d’activité. Elle occupe une position centrale parmi un
ensemble de Normes et de Rapports techniques internationaux qui fournissent des lignes directrices
complémentaires et des instructions en matière de concepts, de techniques et de pratiques de création,
de capture et de gestion des documents d’activité.
Les documents d’activité et leur gestion
Les documents d’activité constituent à la fois des preuves des activités opérationnelles et des actifs
informationnels. Ils se distinguent des autres actifs informationnels par leur caractère opérationnel
et le fait qu’ils sont étayés par des métadonnées. Les métadonnées des documents d’activité servent à
indiquer et conserver le contexte, ainsi qu’à appliquer des règles appropriées à la gestion des documents
d’activité.
La gestion des documents d’activité englobe les actions suivantes:
a) créer et capturer les documents d’activité en vue de répondre aux exigences de preuve de l’activité
opérationnelle;
b) prendre des mesures appropriées pour protéger leur authenticité, leur fiabilité, leur intégrité et
leur exploitabilité, le contexte opérationnel et les exigences de gestion évoluant dans le temps.
NOTE 1 Les expressions «activité opérationnelle» ou «activités opérationnelles» dans la présente partie de
l’ISO 15489 s’entendent au sens large pour désigner les activités qui concourent aux objectifs justifiant l’existence
de l’organisme. Les fonctions, les activités, les opérations et les processus représentent des types particuliers
d’«activité opérationnelle», qui sont définis à l’Article 3.
Les documents d’activité sont de plus en plus souvent créés et conservés dans des environnements
numériques, offrant un éventail de possibilités nouvelles d’utilisation et de réutilisation. Les
environnements numériques offrent aussi une plus grande flexibilité de mise en œuvre des mesures de
contrôle au sein des systèmes et entre les systèmes de gestion des documents d’activité.
L’évolution des modèles économiques entraîne l’élargissement des responsabilités en matière de
documents d’activité au-delà des limites organisationnelles et juridictionnelles traditionnelles. Ceci
demande que les professionnels de la gestion documentaire appréhendent et répondent à un ensemble
diversifié de besoins émanant de parties prenantes internes et externes. Ces besoins peuvent englober
des attentes plus grandes en matière de transparence des processus décisionnels exprimées par des
entreprises et des gouvernements, des citoyens, des consommateurs, des utilisateurs de services, des
personnes visées dans les documents d’activité et d’autr
...